Нормативные документы, регулирующие инвентаризацию
Общие требования по документальному оформлению инвентаризации прописаны в Указаниях по применению и заполнению форм. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Но эти формы – рекомендованные (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
В большинстве программ по ведению бухучета встроены именно указанные формы. И организации, которые используют эти программы, применяют данные формы по умолчанию.
Однако это некорректно. Ведь формы документации должен определить руководитель компании (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И их надо утвердить в учетной политике.
Кого пригласить в состав инвентаризационной комиссии
Руководитель компании должен утвердить приказом персональный состав инвентаризационной комиссии, включая ее председателя.
Сюда должны войти представитель администрации, бухгалтер. Других сотрудников – инженеров, экономистов, техников – пригласите в зависимости от вида имущества, которое подлежит инвентаризации.
Рекомендуем включить в состав комиссии сотрудника внутреннего аудита. А еще лучше – независимой аудиторской компании (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Независимый аудитор впоследствии может выступать свидетелем.
Если хотя бы одного члена комиссии нет на месте, инвентаризацию отложите. Все равно ее результаты будут недействительны.
Зачем проверять контроль над имуществом
Определите, какой сотрудник отвечает за сохранность имущества. В компании должны быть приказы или договоры об установлении материальной ответственности. Именно материально-ответственное лицо должно подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии.
Это крайне важно, если в результате инвентаризации комиссия выявит недостачу. И в случае, когда вопрос о недостаче будут рассматривать в суде, отсутствие материально-ответственных лиц повредит компании. Арбитры посчитают ее недобросовестной (решение АС Самарской области от 07.10.2021 № А55-13173/2021).
Дело в правовой природе договора о полной материальной ответственности (ст. 244, 245 ТК). Работники, которые заключили такой договор, должны обеспечить сохранность вверенного им имущества. А если договора нет, то, очевидно, организация и не думала обеспечить все условия для сохранности имущества.
Как оформить результаты инвентаризации
Заполните инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Если обнаружите расхождения, составьте сличительную ведомость. В случае судебного спора арбитры все равно потребуют ее показать. А при отсутствии такого документа также обвинят организацию в недобросовестности (решение АС Самарской области от 07.10.2021 № А55-13173/2021).
Напомним, решение по результатам инвентаризации принимает руководитель организации. Он должен издать приказ, где зафиксирует результаты мероприятия.
Как провести расследование недостачи
Поиск причин. Документов, которые оформлены по результатам инвентаризации – инвентаризационная опись и сличительная ведомость – в случае отсутствия имущества недостаточно. Они только фиксируют недостачу, но никак не объясняют, как такое получилось (постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.10.2020 № А45-21326/2019). Работодатель же обязан установить не только размер причиненного ущерба, но и причины его возникновения (ст. 247 ТК). Для проведения такой проверки надо создать другую комиссию.
Комиссия по расследованию. Включите в нее минимум трех ваших работников. Одного из них назначьте председателем. Например, это могут быть непосредственный руководитель материально-ответственного лица, бухгалтер и юрист.
Они обязаны взять с материально-ответственного лица письменное объяснение недостачи. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляют акт.
Заявление в полицию. Когда есть признаки хищения, нужно подать заявление в полицию (подп. 1 п. 1 ст. 140 УПК). На его основании там вынесут постановление о возбуждении уголовного дела (п. 1 ст. 146 УПК). Этих документов достаточно, чтобы не начислять НДС на стоимость похищенных активов.
Для списания недостачи компании потребуются решения внешних учреждений – или об отсутствии виновных лиц, или об отказе во взыскании с них ущерба (письмо Минфина от 14.07.2021 № 03-03-06/1/56085). Первое можно получить в полиции, а второе – выдаст суд.
Так, не найдя виновных, следователь обязан уведомить организацию о приостановлении расследования (ст. 208, 209 УПК), и дать копию постановления (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК). Кроме того, ей могут и отказать в возбуждении уголовного дела (ст. 24 УПК).
Начать дискуссию