Организация оплатила покупку наличными. Как зачесть НДС и списать расходы?

Н.В. ОТОЧИНА,
главный бухгалтер
Ю.С. СЕМЕНОВА,
эксперт журнала «Главбух»

Материал предоставлен журналом "Главбух" №21- 2003г.

Новый Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники...» (далее – Закон № 54-ФЗ) изменил порядок оформления документов при продаже за наличные. Теперь продавец должен выбивать кассовый чек, даже если покупателем является юридическое лицо. Когда законодатели объявили об этом нововведении, показалось, что от него пострадают только организации, торгующие за наличные, – у них действительно появилась масса новых проблем.

Однако через некоторое время схватились за голову и бухгалтеры фирм-покупателей: им закон тоже прибавил трудностей. А именно: стало не ясно, как должны быть оформлены документы, чтобы «входной» НДС можно было принять к вычету. Предприятия же, которые в целях налогообложения определяют расходы «по оплате», столкнулись еще с одной сложностью. Налоговики отказываются признавать их расходы, если они не подтверждены кассовым чеком.

Все эти проблемы можно преодолеть, если хорошенько разобраться в требованиях чиновников и понять, насколько они законны. Тогда вы сможете поступать так, как удобно не налоговикам, а вашему предприятию. В этом вам и поможет наш материал.

При каких условиях можно возместить НДС?

Общие условия возмещения «входного» налога на добавленную стоимость прописаны в пункте 2 статьи 171 и в пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ. Их четыре, и выполнить фирма должна все.

Первое условие: приобретенные товары, работы или услуги организация должна учесть на соответствующих бухгалтерских счетах на основании первичных документов. Стоит подчеркнуть, что в данном случае имеется в виду не та первичка, которую вам выписал продавец (накладная, фактура и др.). Речь идет о документе, который оформила ваша организация, приходуя ценности. Так, ставя на учет основные средства, следует составить акт о приемке-передаче по форме № ОС-1. Для поступивших материалов выписывают приходный ордер по форме № М-4. Исключением являются работы и услуги. На них специального документа бухгалтер организации-покупателя не оформляет. Их приходуют на основании акта, подписанного обеими сторонами, или другого документа, который выдал продавец.

Второе условие: товары (работы, услуги), а также «входной» налог по ним вы должны оплатить. Третье: вычет возможен, только если ваша фирма является плательщиком НДС и приобретенные ценности вы намереваетесь использовать в деятельности, облагаемой этим налогом.

И наконец, четвертое: от поставщика нужно получить счет-фактуру. Отметим, что пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ обязывает поставщика выписать вам этот документ в течение 5 дней со дня отгрузки. Чтобы получить этот документ, представитель вашей организации должен предъявить поставщику доверенность. В противном случае сотрудник организации будет считаться частным лицом. А частным лицам счета-фактуры не выдают (п. 7 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Какие документы подтверждают оплату?

Итак, теперь при каждой продаже за наличные поставщик обязан выбивать чек ККТ. Исключение составляют лишь те операции, которые указаны в пункте 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Но продавцы до сих пор действуют вразнобой: кто-то не понял новых норм, кто-то не купил аппарат. Одни выдают покупателям и кассовые чеки, и корешки к приходным кассовым ордерам. Другие – только чеки. А бывают случаи, когда чек вообще не выдается и продавец по старинке обходится только «приходником».

Сразу скажем, что последний случай является грубым нарушением требований Закона № 54-ФЗ. И за него организа-

ция-продавец может быть оштрафована на 30 000–40 000 руб.

(300–400 МРОТ). Это установлено статьей 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Кроме того, штраф могут взыскать с руководителя предприятия и кассира. Покупатель же за то, что ему не выдали кассового чека, ответственности не несет.

Что касается двух других ситуаций, то и та и другая имеют право на жизнь. Ведь даже работники налоговых органов разных регионов так и не пришли к единому мнению о том, как нужно оформлять наличные расчеты – только чеком ККТ или еще и приходником. Рассмотрим особенности возмещения «входного» НДС в каждом из этих случаев.

Оплату подтверждает кассовый чек

Если в подтверждении того, что вы оплатили покупку, продавец выдал вам кассовый чек, «входной» налог принять к вычету можно. Однако, по мнению работников налоговых органов, для этого следует выполнить одно важное условие, а именно: налог в чеке должен быть указан отдельно от стоимости товара. С чем связано такое требование?

Дело в том, что пункт 4 статьи 168 Налогового кодекса РФ гласит: в счетах-фактурах, расчетных и первичных документах НДС должен быть вынесен в отдельную строку. Понятно, что раз эти документы выписывает продавец, то именно он и должен выделять в них налог.

Со счетами-фактурами и первичными учетными документами, которые выписываются при отгрузке, у продавца проблем нет. Ведь там указывается стоимость покупки как с учетом налога, так и без него, а для самого НДС предусмотрены специальные графы. Сложности могут возникнуть как раз тогда, когда пробивается кассовый чек. Ведь далеко не у всех фирм есть такие кассовые аппараты, которые автоматически выделяют налог из стоимости проданного.

Некоторые специалисты рекомендуют не покупать товары у тех поставщиков, кассы которых не выбивают «правильных» чеков. А этим продавцам, в свою очередь, советуют сменить кассовые аппараты на более современные. Понятно, что такая рекомендация хороша только на бумаге.

Ведь поставщик вправе использовать любую кассовую машину, внесенную в государственный реестр, независимо от того, выделяет она НДС в чеке или нет. Кроме того, не у каждой организации есть достаточно денег, чтобы обновить свои кассовые аппараты, руководствуясь исключительно интересами клиента.

Как же быть, если вы все же получили чек, в котором НДС не вынесен в отдельную строку? Ответ таков: принимайте налог к вычету, несмотря на мнение налоговиков. Тем более что их требование в данном случае незаконно. Поясним.

Пункт 4 статьи 168 Налогового кодекса РФ, говорящий о том, что в расчетных документах необходимо выделять НДС, адресован не покупателям, а продавцам. Покупатели же, возмещая НДС, должны руководствоваться пунктом 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ. А там сказано, что им необходимы лишь документы, подтверждающие оплату налога. Поэтому если в накладной, счете-фактуре и кассовом чеке у вас стоит одинаковая сумма, то понятно, что вы оплатили и товар, и НДС. Следовательно, все требования, предъявляемые кодексом к возмещению налога, вы выполнили.

Пример 1

Дорохова О.П. 6 октября получила под отчет от ООО «Темп» 7000 руб. на покупку канцелярских товаров. 7 октября она, предъявив продавцу доверенность, купила бумагу на 6000 руб. (в том числе НДС – 1000 руб.). При этом продавец выдал кассовый чек, накладную и счет-фактуру. В чеке НДС не выделен. В этот же день Дорохова О.П. сдала бумагу на склад ООО «Темп» и авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтер ООО «Темп» отразил эту операцию так.

6 октября:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 7000 руб. – выдано под отчет Дороховой О.П. на покупку канцтоваров.

7 октября:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 5000 руб. (6000 – 1000) – принята бумага к учету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. – выделен НДС;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. (7000 – 6000) – возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетных средств;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 1000 руб. – предъявлен к вычету из бюджета НДС на основании счета-фактуры, полученного от продавца.

Если же вы опасаетесь возможных споров с налоговиками, то обратите внимание еще на один довод. Как мы уже не раз упоминали, пункт 4 статьи 168 Налогового кодекса РФ говорит о том, что налог должен быть выделен в расчетных и первичных документах. Но в каких именно – кодекс не уточняет. По сути, расчетные документы являются разновидностью первичных. Однако поскольку кодекс их разделяет, давайте посмотрим, относится ли чек ККТ хотя бы к одной из этих категорий.

Первичные документы – это те, на основании которых в учете отражают хозяйственные операции. Потому они должны содержать все обязательные реквизиты: название хозяйственной операции, фамилии ответственных должностных лиц, их личные подписи и др. (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В чеке ККТ этой информации нет. Да и его обязательные реквизиты прописаны в другом документе – в пункте 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин... утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 (в ред. от 8 августа 2003 года.). Таким образом, можно говорить о том, что кассовый чек первичным документом не является.

Расчетные документы подтверждают факт передачи денег.Наиболее распространенные из них – это платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера. И пункт 3 статьи 7 Закона о бухучете говорит о том, что все расчетные документы должны быть подписаны главным бухгалтером. Чек ККТ такой подписи не предусматривает.

Следовательно, в настоящее время, пока не внесены какие-либо изменения в Налоговый кодекс РФ или в Закон о бухучете, нельзя приравнивать чек ни к первичным, ни к расчетным документам. Потому и требования пункта 4 статьи 168 Налогового кодекса РФ на него не распространяются. Кстати, арбитражные суды также считают, что, даже если в кассовом чеке нет отдельной суммы НДС, налог все равно можно принять к вычету (постановление ФАС Уральского округа от 8 июля 2003 г. № Ф09-1961/03-АК).

Впрочем, многие продавцы придумали такой выход из положения. Кроме чеков они стали выдавать расшифровки к ним, где указывают, что конкретно было продано, сколько это стоило и какова сумма налога (это удобно для продавцов, так как выручка не будет отражаться дважды, как при выписке приходного кассового ордера). Так вот, если вам выдали такую расшифровку и в ней указана сумма НДС, то последние сомнения у вас должны исчезнуть. Налоговики не смогут доказать, что вы не оплатили НДС, и поэтому его нельзя принять к вычету. Следовательно, чтобы избежать каких-либо недоразумений, попросите у поставщика подобную расшифровку.

Получены кассовый чек и корешок к приходному кассовому ордеру

Если в придачу к чеку вам выдали еще и приходник, то проблем с вычетом налога не возникнет, независимо от того, выделен НДС в чеке или нет. Ведь здесь у вас, по сути, два документа, подтверждающих оплату. Поэтому достаточно, чтобы сумма налога была вынесена в отдельную строку лишь в одном из них – в корешке к приходному кассовому ордеру. Справедливости ради отметим, что на практике корешки к приходникам поставщики выдают не всегда, поскольку для них это невыгодно – приходится придумывать, как уйти от двойного учета выручки. Тем более продавец не несет ответственности за то, что не выписал приходный ордер. Ведь, пробив выручку через кассовый аппарат, денежную наличность он уже учел.

Нельзя исключить и такую ситуацию: вам выдали и приходник, и чек, но НДС не выделен ни в том, ни в другом документе. Можно ли возместить налог? Да, можно. И если чиновники станут препятствовать в этом, то отстаивайте свои права с помощью аргументов, которые мы привели выше. Смело ссылайтесь и на арбитражную практику. Так, в пункте 8 информационного письма ВАС РФ от 10 декабря 1996 г. № 9 сказано, что, даже если налог не выделен в расчетных документах (которыми как раз и являются приходные кассовые ордера), покупатель все равно может его возместить. Главное – доказать, что в уплаченную сумму налог был включен. Следовательно, если у вас есть счет-фактура на ту же сумму, это означает, что вы оплатили товары (работы, услуги) с учетом НДС. А уж если в приходном ордере есть ссылка на счет-фактуру, то налоговики точно вынуждены будут уступить.

Однако согласитесь, лучше не доводить дело до судебного разбирательства. Для этого поручите работнику, занимающемуся закупками, внимательно следить за тем, как поставщик выписывает документы. Ведь совсем не сложно проконтролировать, чтобы он указал НДС в приходнике.

Продавец выписал только приходный кассовый ордер

Мы уже отмечали, что, к сожалению, не все организации успели к 28 июня этого года обзавестись кассовыми аппаратами. Поэтому вполне возможно, что представители некоторых предприятий, покупая ценности за наличные, чек ККТ не получили. Сразу скажем, что если при этом у вас есть корешок к приходному кассовому ордеру, где НДС вынесен в отдельную строку, то проблем с его возмещением быть не должно. Поскольку все условия, установленные Налоговым кодексом, в данном случае выполнены. Если же НДС не указан, то возместить налог тоже можно. Правда, при этом нужно быть готовым спорить с налоговиками. Что же, аргументы, которыми можно оперировать, у вас теперь есть.

В то же время в подобной ситуации у некоторых предприятий могут возникнуть трудности совсем другого плана. Это касается фирм, которые, рассчитывая налог на прибыль, применяют кассовый метод либо используют упрощенную систему налогообложения. Все от того, что у них расходы признаются только после оплаты (п. 3 ст. 273 и п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ). А, по мнению некоторых сотрудников налогового ведомства, отсутствие кассового чека свидетельствует о том, что расходы не оплачены. И даже квитанция к приходному ордеру не может подтвердить затраты. С принятием нового закона именно чек ККТ является документом, подтверждающим оплату.

Однако это утверждение налоговиков можно оспорить. Действительно, согласно статье 252 Налогового кодекса РФ, все расходы должны быть подтверждены документами. Вот только перечня этих документов мы в кодексе не найдем. Между тем корешок к приходнику свидетельствует о том, что покупку вы оплатили. Следовательно, у вас есть все основания для того, чтобы включить ее стоимость в расходы. В конце концов, кодекс не требует, чтобы наличная оплата подтверждалась исключительно кассовым чеком! Нет такой нормы и в Законе № 54-ФЗ. Он устанавливает лишь обязанность продавца выдать чек, но ничего не говорит о том, что покупатель сможет учесть свои расходы только получив этот документ. Таким образом, вы вправе подтвердить свои затраты квитанцией к приходному кассовому ордеру.

Пример 2

ООО «Росинка» при расчете налога на прибыль применяет кассовый метод. В июле через подотчетное лицо организация приобрела за наличные офисный стол. Его стоимость – 5400 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). Продавец выдал товарную накладную, счет-фактуру, а также корешок к приходному кассовому ордеру, где налог вынесен в отдельную строку.

В июле бухгалтер ООО «Росинка» 900 руб. «входного» налога принял к вычету. А себестоимость стола – 4500 руб. (5400 – 900) – включил в состав материальных расходов, уменьшающих прибыль.

Итак, независимо от того, выделен в кассовом чеке НДС или нет, у покупателя есть законные основания для того, чтобы принять его к вычету. С чиновниками в данном случае можно и нужно спорить, поскольку, как мы уже сказали, их требования не подтверждены положениями Налогового кодекса РФ. Если же вы к подобным спорам не готовы, то обезопасить себя можно, потребовав от поставщика корешок к приходному кассовому ордеру, где НДС был бы вынесен в отдельную строку. Или же попросите у продавца специальную расшифровку к чеку. Пусть он cоставит этот документ для того, чтобы, с одной стороны, выполнить требование Закона № 54-ФЗ, а с другой – не усложнять себе жизнь.

Что касается разъяснений налоговиков по поводу того, что применяющие кассовый метод без чека не могут списывать расходы, то эта позиция вообще ничем не аргументирована. И следовать таким рекомендациям, по нашему мнению, не надо.