А.Н. Михайловский,ведущий специалист методологии налогового учета ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк», аудитор
Большую часть времени сотруднику бухгалтерии приходится тратить на работу с документами — обработку первичной документации, регистрацию счетов-фактур, изучение договоров и регистров налогового и бухгалтерского учета. Добавим к этому внутреннюю документацию — служебные записки, заявки, требования на выдачу товаров или иного имущества со склада, авансовые отчеты и прочие ежедневные бумажные трудности. Таким образом, рабочий стол налогового или бухгалтерского специалиста постоянно завален кипами бумаг. Избавиться от этого, конечно, нельзя. Работа с документами, по сути, и есть основное занятие бухгалтерии или налогового отела. Но эту гору документов можно существенно сократить, если часть документов будет использоваться не на бумажных носителях. Для этого нужно разобраться, что специалист может оставить в электронном виде, а что должен хранить только на бумажных носителях. Причем это касается не только первичных учетных документов, но и счетов-фактур, договоров, а также внутренних документов организации.
Что можно хранить в электронном виде
Конечно, хранить в электронном виде все документы труда не составляет. «Входящие» сканируются, затем подшиваются в папки, а электронная версия помещается в электронный архив. Собственные документы помещаются в архив изначально при составлении. Полностью перевести бухгалтерию на метод сканирования всей первичной документации слишком дорого. Необходимо иметь под рукой не только компьютер и сканер, но и мощный сервер, программу электронного документооборота, необходим системный администратор и так далее. Однако пользоваться отдельными достижениями безбумажных технологий под силу даже небольшой или небогатой фирме. Главный плюс, известный каждому, кто имеет дело с бумагами, — они перестанут теряться и найти нужный документ не составит труда.
При этом скорость обработки документов существенно бы возросла. Если бы не один нюанс: именно так поступали бы все фирмы и предприниматели. К сожалению, далеко не все электронные документы имеют юридическую силу. В случае если при налоговой проверке под рукой не окажется бумажного оригинала, у предприятия начнутся проблемы.
Иной вариант — отчетность. Как раз ее получать на безбумажных носителях представители налогового ведомства не против. Например, во многие инспекции без дискеты с данными программы «Баланс–2» вообще можно не приходить. Подтверждение тому — целый ряд нормативных актов.
1. Федеральный закон от 28.12.2001 г. № 180-ФЗ дополнил статью 80 Налогового кодекса пунктом о том, что налоговую отчетность можно сдавать не только лично в руки инспекторам, но и передавать ее по электронной почте.
2. Закон от 28.03.02 г. № 32-ФЗ предоставил такую же возможность и для бухгалтерской отчетности.
Приказами МНС от 02.02.02 г. № БГ–3–32/169 и от 10.12.02 г. № БГ–3–32/705 предоставлены методические рекомендации по этим вопрросам.
Эти положения не удивительны, подобным образом госструктуры хотят облегчить себе работу.
Что касается «первички», дело до конца не доведено. Законодательство, связанное с легитимностью электронных документов и архивов, сейчас представлено только одним законом. Это закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Вместе с тем законов об электронном документе и об электронной коммерции на данный момент нет. Поэтому полностью перейти на электронный документооборот на сегодняшний день, к сожалению, нельзя.
Счет-фактура — главная проблема
Счету-фактуре в этом плане «не повезло» гораздо больше, чем остальным документам. Споры и разъяснения по вопросу его хранения в электронном виде идут постоянно. Сергей Шаталов в сентябре прошлого года указывал, что на основании электронного счета-фактуры можно будет применять вычет по НДС в самом ближайшем времени. По его словам, основную информацию о движении НДС будут предоставлять банки. Для этого платежное поручение будет дополнено специальным полем. Наступил 2006 год, прошло еще полгода, но никаких продвижений до сих пор не наблюдается.
В то же время многие фирмы новость о введении электронных счетов-фактур уже восприняли как руководство к действию. Оно и понятно. Ведь это гораздо удобнее, чем работать с бумагами. Да и закон № 1-ФЗ говорит, что «…цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Получается, что электронный вид документа не нарушает действующего законодательства. Получить электронно-цифровую подпись можно в удостоверяющем центре. В частности, у того же оператора связи, с которым организация работает в области передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию. Да и печати не требуется. Однако не все так просто.
Чего греха таить, отсутствие печати на счете-фактуре позволяет выписать ее самостоятельно, если нерадивый контрагент никак не может ее прислать или составить правильно. В статье 169 Налогового кодекса сказано, что счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Наличие печати на счете-фактуре не обязательно, значит, можно сделать вывод, что хранить их у себя на бумажных носителях не нужно.
Тем не менее налоговые инспекторы это делать запрещают. В своем письме от 17.05.2005 г. № ММ–6–03/404 со ссылкой на письмо ФНС России от 14.02.2005 г. № 03–1–03/210/11 они приводят следующие доводы. Кодексом налогоплательщику не предоставлено права выставления в электронном виде счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.
Поэтому фирма или предприниматель не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Также инспекторы неоднократно указывали, что в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановления от 11.05.06 № 283), предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.
Налоговые инспекторы также отмечали, что действие закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, определяющего правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (п. 2 ст. 1 указанного закона). Счет-фактура же применяется в налоговых правоотношениях, регулируемых Налоговым кодексом. А права предоставления в электронном виде счетов-фактур налогоплательщику кодексом не дано.
К тому же, согласно пункту 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Естественно, это принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должен храниться в архиве.
Таким образом, хранить в электронном виде счет-фактуру можно, но при этом в установленные сроки бумажный оригинал придется подшить в Журналы. Согласитесь, весь смысл электронного документа теряется.
Минфин пришел на помощь
Казалось бы, вопрос с электронными счетами-фактурами пока закрыт. Об использовании в работе безбумажных первичных учетных документов также речи пока не идет. Ни один инспектор не признает расходом операцию, накладную или акт по которой фирма получила по интернет-каналам.
Нельзя так нельзя. Довод организации, что Налоговый кодекс не уточняет, какой именно подписью должен быть завизирован документ (а значит, подпись можно использовать любую) арбитражные судьи пока не рассматривали. В итоге получается, что фирма или предприниматель может пользоваться такой подписью при подписании договоров, вести расчеты с банком и отчитываться по налогам и бухгалтерскому учету. Но вместе с тем оформить счет-фактуру или накладную таким образом не получится.
С недавнего времени разъяснение налоговых вопросов стало относиться к компетенции Минфина России. По наболевшему вопросу, в каком виде можно хранить первичные документы, сотрудники финансового ведомства недавно выпустили письмо от 19.05.2006 г. № 02–14–13/1297. Ответ адресуется бюджетным учреждениям, но его выводы будут интересны и коммерческим организациям.
В письме указывается, что хранить «первичку» в электронном виде можно. При этом ведение бюджетного учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться при условии соблюдения федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. При этом чиновники напомнили руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.
Возникает вопрос: каким образом соблюдать для электронного документа требования «бумажных» вариантов? Например, печать. Как ее ставить в электронном документе? С подписью ответственных лиц аналогичная проблема. Хотя Минфин России в своем письме от 26.05.04 г. № 04–02–05/2/28 указал, что, в соответствии с пунктом 1 статьи 4 закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
— подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
То есть электронную подпись финансовое ведомство использовать разрешает. Позицию налоговых инспекторов по поводу электронной подписи мы подробно описали выше. При этом в разрез с письмом Минфина России они не пойдут, так как финансовое ведомство само указало в письмах на то, что электронные документы не должны противоречить законодательству о первичных учетных документах. А уж доказать «несоответствие» инспекторам не составит труда. Со счетами-фактурами ситуация не менее туманная. Налоговая служба достаточно убедительно привела аргументы, что законодательство к электронному виду данного документа не подходит. Таким образом, Минфин, в отличие от налоговых инспекторов, вполне признает использование электронной подписи для первичных документов. Но при этом очень важно отметить — его сотрудники ничего не говорят о легитимности самих электронных документов. В итоге получается замкнутый круг. Электронный документ использовать можно, если он не противоречит законодательству. Противоречие данного вида документа нормативным актам налоговые инспекторы вполне могут доказать. Да еще сотрудники и налогового, и финансового ведомств не забывают напомнить руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.
В итоге и компьютер, и Интернет облегчают работу только налоговым инспекторам. В организации же в электронном виде безболезненно можно вести только внутренний документооборот. А вопрос по использованию исключительно электронных форм первичных документов и счетов-фактур по-прежнему остается открытым.
Начать дискуссию