А штампик где?

Недавно в редакцию пришло письмо от главного бухгалтера Галины Ивановны Никитиной, читательницы нашего журнала. В нем она поведала свою историю и попросила экспертов помочь.

«Я работаю бухгалтером почти 10 лет. На моем веку бывало разное. Инспекторы придирались и к заполнению деклараций, и к оформлению счетов-фактур. Не так давно ревизоры нагрянули на фирму с очередной проверкой. Они решили выяснить, в полном ли объеме мы платим налоги. Но я-то воробей стреляный. Веду бухгалтерию так, что комар носа не подточит… (Это я так думала.) Однако представитель налоговой, проверяя внутренние первичные документы, на многих из них не нашел печати. В результате фирме доначислили налоги, поскольку инспекторы признали расходы неподтвержденными. Кроме того, нас “попросили” заплатить штраф в размере 5000 рублей по статье 120 Налогового кодекса за грубое нарушение правил ведения учета. Я пыталась найти ответ на вопрос, правы ревизоры или нет, собственными силами. К сожалению, у меня это не получилось. Ведь в одних нормативных актах написано, что печать нужна, а вот в других ее наличие не предусмотрено».

За советом наша редакция обратилась к аудитору Елене Дирковой. Вот ее мнение.

«В Законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон) говорится, что первичные документы составляют по официально утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что документ, на котором нет печати, будет недействителен только в одном случае: если унифицированная форма предусматривает заверение печатью, то есть на бланке присутствует аббревиатура «м.п.». К примеру, на бланке товарной накладной (№ ТОРГ-12) есть место для печатей и продавца, и покупателя. А отдельные предписания Госкомстата по заполнению некоторых форм (например, путевого листа) содержат прямое указание о необходимости применения оттиска. То есть без печати такой документ будет считаться составленным с нарушениями.

Надо сказать, что с документами, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, ситуация иная. Их обязательные реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона и в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). В этих нормативных актах сказано, что на бумагах в обязательном порядке должны присутствовать:

• наименование документа;
• дата его составления;
• наименование организации, которая составила документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозоперации и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Как видите, печати в данном перечне нет. Значит, и штрафовать фирму за отсутствие оттиска на таких документах проверяющие не вправе.

Что касается так называемых внутренних документов, то такого понятия законодательство не содержит. О них также ничего не говорится и в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). И будет разумным предположить, что к внутренним документам применимы общие требования к оформлению бумаг. Наверное, все знают, что относится к внутренним бумагам. В частности, это: авансовый отчет, расходный кассовый ордер, документы по учету труда и его оплате, формы для учета результатов инвентаризации, накладная на внутреннее перемещение товаров, акты о списании объектов основных средств и т. п. Так вот, в унифицированных формах перечисленных документов реквизит «м.п.» отсутствует.

Для того чтобы окончательно разобраться в ситуации, обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Действие стандарта распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Указанный нормативный акт гласит, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами. Кроме того, оттиск нужен и на других документах, которые предусматривают заверение подписью. Помимо этого здесь прописана следующая фраза: «Документы заверяют печатью организации» (п. 3.25 ГОСТа). Однако сам же стандарт содержит оговорку о том, что его требования являются рекомендуемыми.

Наконец, обратимся к гражданским правоотношениям. При оформлении сделок скрепление печатью считается лишь дополнительным требованием, которое могут выдвинуть контрагенты (п. 1 ст. 180 ГК РФ)».

От редакции:

О печати на договорах можно сказать следующее. По нашему мнению, контракт в принципе не является первичным документом. Ведь он только содержит намерения сторон совершить какие-либо действия, которые будут оформляться другими документами – первичными. Следовательно, достаточно того, чтобы договор был подписан обеими сторонами. Надо сказать, служители Фемиды придерживаются того же мнения. Его они и высказали в постановлении ФАС Московского округа от 25 января 2005 г. по делу № КА-А40/12921-04.

Заметим, что «запечатанный» вопрос заинтересовал еще одного аудитора – Дениса Волгина. Он дал совет тем организациям, которые могут столкнуться с проблемой отсутствия оттиска на накладной.

«На практике у компаний, которые отгружают товары представителям фирмы-покупателя, часто возникают проблемы. Ведь, к примеру, курьеру никто не доверит заветную печать. У бухгалтеров в этом случае возникает вопрос: можно ли списать товары на основании накладной без печати покупателя? Ответ положительный. Ведь, как правило, у представителя компании-покупателя есть доверенность. На ней уже стоит печать организации, как того требует пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса. Более того, в доверенности указывают реквизиты документа, по которому работник получает товар. Значит, если к выписанной накладной приложить правильно оформленную доверенность, этого будет достаточно».

От редакции:

Напоследок хотелось бы дать совет. Для того чтобы избежать нервотрепки и споров с налоговиками, разумным будет все же ставить печать на документах. Конечно, не стоит впадать в крайности и штамповать авансовые отчеты, «приходники», «расходники» и листы кассовой книги. Однако на приказах (в том числе о приеме на работу, увольнении, назначении инвентаризационной комиссии) и договорах ставить оттиск мы рекомендуем.

между делом

Обычай пропечатывать важные бумаги пришел к нам из глубокой древности. Так, в Древней Греции и Древнем Риме использовали печати в виде перстней из драгоценных металлов с гравированным изображением. В средневековой Европе, а впоследствии и на Руси в ходу были резные камни, которые вставляли в оправу с надписью имени и титула владельца. Печати оттискивали на воске, восковой мастике, а с конца XVII века – на сургуче.