Как принять к вычету НДС по авансовым отчетам

Условия для вычета входного НДС по приобретенным через подотчетника товарам, услугам

Если компания приобретает товары, работы, услуги через подотчетное лицо, то для того, чтобы принять к вычету «входной» НДС по таким покупкам, необходимо совершить ряд действий.

Во-первых, принять у подотчетника авансовый отчет и утвердить его. В авансовом отчете подотчетное лицо заполняет графы 1–6 оборотной стороны:

• в графе 1 указывает номера документов (расходов) по порядку;

• в графах 2–4 – даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки), либо наименование расхода (например, суточные);

• в графах 5–6 – суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

После получения отчета бухгалтер проверяет:

• целевое расходование денежных средств;

• наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;

• правильность оформления оправдательных документов;

• правильность подсчета указанных в отчете сумм.

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета.

На оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

Авансовый отчет утверждает руководитель. Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован. Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами, например, положением о выдаче денег под отчет.

Во-вторых, необходимо соблюсти общие условия для принятия НДС к вычету:

• Компания – плательщик НДС и не применяет освобождение от этого налога.

• Купленные через подотчетных лиц товары и услуги предназначены для использования в облагаемых НДС операциях. Если приобретения используются в необлагаемых операциях, заявить вычет по общему правилу нельзя. Сумму «входного» НДС в этом случае нужно включить в их стоимость (п. 2 ст. 170 НК).

• Товары, работы, услуги приняты к учету (оприходованы).

НК не устанавливает, в каком порядке следует принимать их на учет. Соответственно, товары и услуги должны быть оприходованы по правилам бухгалтерского учета.

Оприходованными считаются покупки, которые отражены на соответствующих счетах бухучета. При этом должны быть первичные документы, на основании которых они принимаются к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ). К примеру, товарные накладные, приходные ордера, акты приемки-сдачи.

• Есть правильно оформленный счет-фактура от продавца или универсальный передаточный документ (п. 1 ст. 169 НК, письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Счет-фактуру, универсальный передаточный документ, по которым принимается НДС к вычету, необходимо зарегистрировать в книге покупок (п. 3 ст. 169 НК, п. 1 правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Чтобы зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок, нужно перенести его данные в ее соответствующие графы, а также отразить другие сведения, например, код вида операции (п. 6 правил № 1137).

Можно ли принять к вычету входной НДС по авансовому отчету без счета-фактуры

Реализация товаров, работ, услуг за наличный расчет может быть оформлена без выставления счета-фактуры.

Организации розничной торговли и общественного питания, а также компании, выполняющие работы и оказывающие платные услуги населению, вместо счета-фактуры могут выдать подотчетному лицу кассовый чек или бланк строгой отчетности (п. 7 ст. 168 НК).

Принимать НДС к вычету по товарам, услугам, купленным подотчетным лицом по кассовому чеку или бланку строгой отчетности, без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.

Позиция финансового ведомства заключается в том, что вычет НДС в отношении товаров, приобретенных в розничной торговле, без наличия счетов-фактур НК не предусмотрен (письмо Минфина от 31.08.2022 № 03-07-11/84844).

В них должно быть указано наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если в строке 6 «Покупатель» счета-фактуры указаны Ф.И.О. работника, то налоговый орган не сможет идентифицировать покупателя и откажет в принятии к вычету сумм налога по этому документу (письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Исключение составляют железнодорожные и авиабилеты, в том числе электронные, приобретенные подотчетным лицом в связи с командировкой. Выделенную в билетах сумму НДС можно принять к вычету без счета-фактуры (п. 7 ст. 171 НК, п. 18 правил № 1137).

Учет принятого к вычету НДС по авансовому отчету

Принятый к вычету «входной» НДС по купленным через подотчетное лицо товарам, работам, услугам нужно отразить в бухучете.

Для этого используют следующие проводки.