Почему работать в CRM-системе с документами может быть полезно

Основные сложности работы с документами в продажах

При больших сложных продажах документов бывает очень много. К примеру, сделка длится год, в работе находится большое количество документов – сравнение с конкурентами, коммерческие предложения, которые затем актуализируются, пакеты тендерных документов, проекты договоров и так далее. По одной сделке бывает до 50-100 разных документов, это реальные цифры из практики. Эти документы сложно даже искать среди такого большого потока.

Как должен выглядеть удобный поиск в CRM-системе

Документы лежат внутри CRM-системы, желательно в разделе «Документооборот» или «Файлы». Также необходим удобный поиск по контрагенту и сделке.

Перешли в сделку – к ней привязаны несколько вкладок с документами. Например, вкладка «Документы», а в ней еще разделы – «Коммерческие предложения», «Спецификация», «Договоры». Все документы легко найти, последовательно перейдя в сделку, а затем на нужную вкладку.

Если же документы лежат в файловом хранилище внутри CRM, то желательно организовать поиск через фильтры по контрагенту или по сделке. Это позволяет не тратить время на поиск и редактирование документов, особенно если продажи большие, длительные и «рождающие» много документов.

Для чего нужно совместное редактирование файлов в CRM-системе

При работе с документами важно, чтобы была возможность совместного редактирования. Например, коммерческое предложение могут одновременно смотреть несколько сотрудников – работники производственного сектора, продавцы, руководитель отдела продаж и так далее. Конечно, если бизнес-процесс предполагает последовательное согласование, то все хорошо, но в остальных случаях возможность совместного редактирования ускоряет работу с документом.

Сейчас все офисные пакеты в режиме онлайн предоставляют такую возможность. Важно, чтобы CRM-система также умела работать с такими офисными пакетами. Тогда документ смогут одновременно редактировать несколько человек и сразу видеть, кто и какие изменения вносит. При этом документ можно сохранять в разных версиях – например, коммерческое предложение может поменяться после начальника отдела продаж, после директора по производству, после руководителя, история изменений автоматически отслеживается.

Чем удобна автоматическая генерация документов в CRM-системе

Для исключения рисков, связанных с человеческим фактором, при создании ключевых документов по сделке используется автоматическая генерация документов – создание из шаблонов. Например, генерируется спецификация сделки, указываются продукты, которые нужно купить заказчику, а затем автоматически генерируется коммерческое предложение.

Если это происходит в автоматическом режиме – все актуальные цены, скидки и другие данные подтянутся из CRM-системы, и продавец будет делать минимум ошибок. Спецификация, коммерческое предложение, договор, счет, акт – все эти документы по своей структуре формализованные, поэтому их создание может происходить по шаблону с помощью системы, сводя участие человека в этом процессе к минимуму.

Как с помощью CRM-системы ускорить согласование и подписание документов

Документ нужно согласовать и подписать, поэтому в CRM-системе такая возможность должна быть реализована для построения удобных бизнес-процессов. Если подписывает и согласовывает 2-3 человека, то это несложно. Но в большой компании коммерческое предложение согласовывают 20-30 человек, а договоры – до 50 человек: параллельно сразу десятерым уходит, потом одному последовательно, потом опять параллельно. Необходима возможность построения таких бизнес-процессов с минимальной трудоемкостью, чаще всего используют CRM с модулем BPM. Меньше всего времени на построение таких процессов уходит, когда есть гибкие конструкторы процессов либо low-code инструменты.

Для крупных заказчиков бывает важно построить листы согласований, это обязательная часть работы. Лист согласования может существовать как отдельный документ либо в виде отчета. Внутри системы появляются дополнительные оповещения и, если лист согласования актуализировался, то оповещения уходят ответственным людям – это важно в рамках конкретных сделок.

Подписание документов может быть разным, с помощью «КриптоПро» или внутренней подписи. Для внутренних документов это не так критично, достаточно наличия подходящих механизмов. Если же вы планируете обмениваться договорами, счетами, актами с контрагентами, то нужно углубляться в техническую часть и законодательство. Некоторые CRM-системы располагают такими опциями, но лучше исходить из потребностей компании, так как реализовать это можно по-разному.

Почему использование возможностей CRM-системы удобнее, чем интеграция с внешней системой документооборота

CRM + документооборот – обязательная составляющая при длительных продажах на крупных проектах. Это может быть реализовано двумя способами:

• интеграция CRM-системы и внешней системы документооборота;

• с помощью CRM-системы, которая сама предоставляет все эти инструменты.

Интеграция с внешней системой документооборота требует постоянного сопровождения

Оба варианта рабочие, однако на интеграцию двух систем придется потратить дополнительное время, ресурсы, деньги и потом это все сопровождать. Появился новый вид документа – снова адаптируем интеграцию, в одной системе поменяли карточку – надо менять и в другой. Поэтому лучше выбрать вариант, где все происходит внутри одной CRM-системы, так выстроить работу будет проще.

Внутри одной CRM-системы проще реализовать ролевую модель доступа к файлам

Если внутри CRM реализована возможность работать с документами, то полезен такой функционал, как ролевая модель доступа к данным: менеджеры, которые имеют права на просмотр конкретных сделок, могут автоматически получать права на работу с документами. С точки зрения прав интегрировать между собой две системы становится сложнее, внутри одной системы – больше гибкости. На практике этот функционал востребован – от одного скрывают суммы, от другого скрывают проект спецификации и показывают только договоры, политика компаний бывает разной.

Когда внутри одной CRM-системы реализован весь перечисленный функционал, вам проще собрать весь пакет документов по контрагенту.