Отчёт ЕФС-1 с 2023 года: как заполнять

Чем руководствоваться

С 1 января 2023 года действует постановление ПФР от 31.10.2022 № 245п, которое утвердило форму нового отчёта ЕФС-1 (далее – Постановление № 245п). Он объединил в себе две группы отчётных сведений:

1. Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (т. е. по взносам на травматизм).

Также Постановление № 245п в Приложении № 2 закрепило очень подробный порядок заполнения формы ЕФС-1.

Причина введения нового отчета

Основная – объединение с 01.01.2023 ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР). Поэтому Минтруд, ПФР и ФСС в 2022 году приняли решение сократить количество отчётов для страхователей и объединить различные виды отчётности по персонифицированному учету и по страховым взносам на травматизм (4-ФСС) в единый отчет ЕФС-1.

Таким образом, новый отчёт с 2023 года объединил в себе сведения из форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. До 2023 года их сдавали в ПФР (первые две) и ФСС (остальные).

Порядок и сроки сдачи сведений персучета, входящих в ЕФС-1, регулирует ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Общий подход

Сведения персучета, входящие в состав единой формы ЕФС-1, можно заполнять и представлять в Соцфонд России каждый отдельно – в зависимости от сроков их сдачи.

Статус отчета

Установлено, что форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета.

Она состоит из титульного листа и разделов 1 и 2, каждый из которых имеет несколько подразделов:

Кто и что заполняет и сдает в Разделе 1

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» Подраздела 1

Его заполняют и сдают страхователи в территориальный орган СФР на всех зарегистрированных лиц, включая совместителей и дистанционщиков:

• с которыми заключены или прекращены трудовые/служебные отношения в соответствии с ТК или иными федеральными законами;

• в отношении которых были другие кадровые изменения – в т. ч. перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.;

• в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) либо о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК).

Подраздел 1.1 подр. 1 ЕФС-1 представляют также в отношении застрахованных, заключивших:

• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ/оказании услуг;

• договоры авторского заказа;

• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

• издательские лицензионные договоры;

• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» Подраздела 1

Его заполняют и представляют в отношении застрахованных, которые в отчетном периоде:

• выполняли работу/вели деятельность, дающую право на досрочную страховую пенсию (ст. 30 и 31, п. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»);

• работали в сельском хозяйстве, и при исчислении стажа работы которых применяется Список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности (ч. 14 ст. 17 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);

• формировали свои пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О соцзащите подвергшихся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС»;

• замещали госдолжности РФ, на постоянной основе госдолжности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, муниципальной службы;

• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

• работали в период лишения свободы;

• имели периоды простоя или отстранения от работы;

• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

• имели период получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;

• были в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

При этом подразд. 1.2 подразд. 1 ЕФС-1 представляют органы службы занятости населения – на застрахованных, которые в отчетном периоде:

• получали пособия по безработице;

• участвовали в оплачиваемых общественных работах;

• был переезд или переселение по направлению государственной службы занятости в другую местность на работу.

Подраздел 1.3 «Сведения о зарплате и условиях деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» Подраздела 1

Его сдают только такие учреждения, виды деятельности которых определены Минтрудом и затрагивают мониторинг системы оплаты труда бюджетников.

Подраздел 2 Раздела 1

Заполняют и сдают вместе с подразд. 1.2 подразд. 1 при представлении сведений о застрахованных, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях».

То есть дающих право на досрочное назначение пенсии.

Подраздел 3 Раздела 1

Заполняют и сдают страхователи/работодатели, перечисляющие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных (в случае их уплаты) по закону от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».

Раздел 2

Его заполняют и сдают:

• страхователи-юридические лица любой организационно-правовой формы, в т. ч. иностранные компании, ведущие деятельность в РФ и нанимающие граждан России;

• физлица, нанимающие лиц, подлежащих обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с п. 1 ст. 5 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Обязательный состав отчета

При направлении в СФР формы ЕФС-1 в неё можно включать отдельные разделы и подразделы в соответствии с законодательно установленными сроками. Титульный лист обязателен для заполнения при сдаче всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Заполнять подразд. 1 разд. 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» обязательно при сдаче его подразделов 1.1, 1.2, 1.3.

При сдаче раздела 2 его подразделы 2.1, 2.3 обязательны для заполнения всеми страхователями.

Откуда брать сведения

Форму ЕФС-1 заполняют на основании первичных документов страхователя, в том числе:

• приказов;

• других документов кадрового учета;

• данных бухгалтерского учета;

• технологической документации;

• договоров гражданско-правового характера;

• иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы.

Способ подачи

Форму ЕФС-1 можно представлять в электронной форме или на бумажных носителях. В том числе на магнитном носителе.

Чем заполнять

Бумажный бланк ЕФС-1 заполняют чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений. При этом чернила должны быть черного, фиолетового или синего цвета.

Подписание и заверение

Форму ЕФС-1 на бумажном носителе подписывает руководитель или уполномоченный представитель страхователя. Также её заверяют печатью организации.

Заверяют отчёт печатью (при наличии) и личной подписью:

• страхователь-ИП;

• физлицо без статуса ИП;

• или уполномоченный представитель указанных выше.

Обязательны к заполнению поля:

• «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)»;

• «Подпись»;

• «Расшифровка подписи» (указывают Ф.И.О. полностью).

Доверенность

Уполномоченный представитель страхователя-юрлица осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством. В том числе электронной и подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя.

Уполномоченный представитель страхователя-ИП (физлица без статуса ИП) осуществляет свои полномочия на основании:

• нотариально удостоверенной доверенности;

• доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством;

• или электронной доверенности, подписанной усиленной квалифицированной подписью доверителя.

Формат ЕФС-1

Социальный фонд России утверждает форматы электронного отчета ЕФС-1. Его подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.