Почему внештатники востребованы
Нанять фрилансера можно по-разному:
-
Как физлицо безо всякого статуса.
Это означает, что вам придется заплатить за него НДФЛ и взносы, как если бы это был ваш штатный сотрудник. Плюс только в том, что вам придется оформить меньше документов.
-
Как самозанятого.
Тогда за уплату налога за себя исполнитель отвечает сам. Если он пользуется услугами платформы, то она может автоматически удерживать и перечислять в бюджет налог от его вознаграждения.
Так фрилансер никогда не пропустит очередной платеж и весь его доход будет автоматически фиксироваться (почему это важно – расскажем ниже).
Такой функционал есть, например, у платформы YouDo Бизнес.
Для заказчика это тоже плюс, ведь платформа сформирует и направит ему чек после оплаты заказа – не нужно будет «трясти» исполнителя, звонить ему, писать в мессенджер, в сотый раз напоминая о том, что нужно прислать документы.
-
Как индивидуальный предприниматель.
Заметим, что индивидуальный предприниматель тоже может быть самозанятым и платить налог на профессиональный доход. Тогда к нему применяются все правила из предыдущего пункта.
Если же он использует другую систему налогообложения (как правило, это УСН – упрощенка, или патент), тогда вы работаете с ним, как с обычным поставщиком.
Принцип тот же, что и при работе с компаниями – заключается договор, выставляются документы, производится оплата. Никаких взносов и налогов за ИП заказчик не платит.
Штатному сотруднику положен определенный социальный пакет, например, оплата отпусков и больничных, отчисления пенсионных взносов.
Фрилансер работает сам на себя и самостоятельно решает – хочет он отдыхать или работать, а обеспечить себя соцпакетом может, если использует предоставленные законом возможности.
Например, самозанятые и ИП могут платить взносы, которые повлияют на размер их будущей пенсии.
Поэтому заказчик может не волноваться, что кроме прямой оплаты услуг, он обязан будет еще делать отчисления – налицо серьезная экономия (в 2023 году взносы в Социальный фонд составляют 30%).
Низкая налоговая нагрузка в сочетании с возможностью учесть расходы на внештатных исполнителей для целей налогообложения привлекает заказчиков.
Внештатных исполнителей проще оформить. Достаточно договора, акта об оказанных услугах и чека (в отдельных случаях, например, при безналичном платеже на счет ИП, чеки не нужны).
Штатному сотруднику нужно оформить целую кучу документов, даже если он проработает всего несколько дней, а потом уволится.
А если не оформлять внештатника
Некоторые работодатели, чтобы избежать бумажной волокиты или незаконно сэкономить на налогах и взносах, вообще не оформляют персонал. Такое может происходить в компаниях с большой текучестью кадров.
YouDo Бизнес и hh.ru проведи исследование, в котором в январе-феврале 2023 года участвовали более двухсот организаций.
Выяснилось, что каждая десятая компания никак не оформляет массовый персонал (имеется в виду рядовой, который регулярно и в большом количестве нанимает работодатель – продавцы, строители, грузчики и т.п.).
Это высокие риски, ведь штрафы за нарушение трудового законодательства и за неуплату налогов немалые – согласно ст. 122 НК, неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога.
А есть еще вероятность директору или главному бухгалтеру получить дисквалификацию – тогда нельзя будет занимать руководящую должность и даже вести свое дело. И главное – все неуплаченные налоги и взносы нужно будет все равно перечислить в бюджет.
Оформляя сотрудничество с внештатными исполнителями, заказчики действуют по закону, поэтому рискуют только в случае бюрократических ошибок или недобросовестных действий исполнителя.
Давайте разберемся, в чем заключаются риски и как их избежать.
Риск недобросовестности исполнителя
Помните, что для привлечения внештатного исполнителя к ответственности и взыскания с него издержек (например, если вы пригласили к себе на объект сантехника или электрика, а он повредил коммуникации), в договоре нужно прописать виды и размеры следующих санкций:
-
убытки за нарушение обязательства (ст. 393 ГК);
-
проценты за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК);
-
неустойку (ст. 330 ГК);
-
условие об устранении недостатков.
Но даже если все прошло идеально, то впоследствии вас могут поджидать другие риски.
Налоговые риски при работе с самозанятыми
Их может быть сразу несколько:
-
Риск неполучения подтверждающих документов или аннулирование чека.
-
Риск утраты самозанятым статуса.
-
Риск переквалификации договора.
Неполучение первичных документов
Есть мнение, что достаточно только чека, который самозанятый передаст заказчику, для подтверждения факта выполнения и оплаты работ. Не нужны ни акты, ни договор.
Закон и правда не обязывает их оформлять, но вот на практике налоговики могут запросить при проверке другие подтверждающие документы, а только чека им будет недостаточно.
Почему?
Например, вы воспользовались услугами программиста, который протестировал для вас мобильное приложение и исправил имеющиеся в нем баги.
Вы заплатили ему 50 000 рублей. В чеке, который он вам прислал, указано «За услуги самозанятого». Вы эти расходы включили в расчет налогооблагаемой базы на упрощенке «доходы минус расходы».
ФНС проверила вашу декларацию и попросила книгу учета доходов и расходов (КУДиР). А затем попросила предоставить подтверждающие документы по нескольким непонятным ей операциям, в том числе по оплате самозанятому.
Налоговики хотят разобраться, что за услуги оказал вам исполнитель, ведь не все расходы на УСН можно учесть для уменьшения налогооблагаемой базы.
А у вас нет даже подтверждающего документа – договора или акта, где четко были бы расписаны работы. Скорее всего, проверяющие потребуют исключить такие расходы из расчета и доплатить налог и пени.
Это только один пример. Претензия может быть и в сроках оказания услуги, и в регулярности выплат – например, речь о проекте, длящемся год, когда исполнителя периодически привлекают к задачам.
Договор (а точнее договоры) и акты докажут, что исполнитель получал деньги за разные услуги и задачи, пусть и по одному проекту, и привлекался по необходимости. Иначе регулярные выплаты могут выглядеть как фактически обычная оплата труда.
Документы при работе с внештатниками играют важную роль и нельзя не обращать на них внимание, или зацикливаться только на получении чека.
Если таких исполнителей у вас много, то проще всего автоматизировать работу с документами – например, через платформу YouDo Бизнес можно подписывать договоры, акты, получать чеки и формировать уведомления в МВД при работе с нерезидентами.
Тогда достаточно отслеживать статусы задач и вовремя платить исполнителям, а документы будут формироваться для вас автоматически, причем фрилансеру не придется их собственноручно подписывать – для этого существуют простые электронные подписи.
Аннулирование чека
Самозанятый формирует чеки в приложении «Мой налог». Если в чеке допущена ошибка или он был выставлен случайно, то можно его аннулировать.
Добросовестный исполнитель аннулирует чек только в том случае если действительно произошла ошибка. Потом он просто выставляет правильный чек.
Недобросовестный может аннулировать чек просто для того, чтобы уменьшить сумму дохода и не платить налог.
Для заказчика это опасно тем, что сумму по аннулированному чеку нельзя включить в расходы. Исполнитель же фактически сообщает ФНС, что никаких денег он не получил, а значит неправомерно включать их в расчет налогооблагаемой базы.
Узнать о том, что чек был аннулирован, просто так нельзя. Если же вы работаете с платформой, то при возникновении вопросов сможете проверить статус чека.
Например, YouDo Бизнес помогает в получении ссылки чека: если статус в ФНС у чека поменяется, то и на платформе будет чек с новым статусом.
В таком случае компания сможет урегулировать этот вопрос напрямую с исполнителем.
Утрата статуса самозанятого
Доход самозанятого за год не может быть больше 2,4 млн рублей. Если, к примеру, в июне 2023 года он получит оплату 2 млн, а в июле еще 400 тысяч, то до конца года применять режим самозанятости уже не сможет. Заказчики смогут работать с ним только как с обычным физлицом – с уплатой НДФЛ и взносов.
Причем без отслеживания лимитов и самозанятый, и заказчик могут упустить момент, когда их отношения перейдут в другую зону налогообложения.
Есть и некоторые другие ограничения.
Например, самозанятые не могут заниматься посреднической деятельностью или перепродавать товары.
Если ФНС выяснит, что фрилансер продает что-то сделанное не собственными руками или выступает в качестве агента, то лишит самозанятого его статуса.
О том, что самозанятый превысил порог выручки или об утрате статуса, можно узнать на платформе.
На YouDo Бизнес статус видно прямо в списке исполнителей:
![](https://i.klerk.ru/_cANTvhTUqA6pDNGy-9RafEDVLTcOswbjmGV3XLqor8/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2M5/ODdlODE4MzQyODQ3/MzRkNzdkY2YwNzcz/ZDQ3NmViLnBuZw.webp)
Можно, конечно, проверять статус и другим способом – через сервис ФНС, но это проверка вручную – нужно набирать ИНН каждого физлица отдельно.
Если исполнителей много, работа окажется очень трудоемкой. Кроме того, статус может измениться в любой день, а значит проверять его придется перед каждым заключением договора и каждой выплатой.
Переквалификация договора в трудовой
При работе с обычными физлицами по договору ГПХ и самозанятыми, если вы неправильно построили работу с ними и оформили не так документы, высока вероятность получить переквалификацию гражданско-правовых отношений в трудовые.
Это влечет не только переоформление физлиц из исполнителей в сотрудники, но и выплату штрафов, доначисление налогов и пени по ним.
Даже качественный и юридически грамотно составленный договор не всегда является стопроцентным «оберегом» от налоговых запросов и проверок.
Чаще всего внимание налоговиков привлекают:
-
сделки с регулярными выплатами (раз или два в месяц, особенно, если даты выплат совпадают с датами перечисления зарплаты штатным сотрудникам);
-
договоры, в которых указано конкретное время работы (например, с 9 до 17 часов);
-
предмет договора, в котором описана не конкретная задача, а трудовая функция. Допустим, «нарисовать дизайн-макет сайта» – это задача, а «рисовать макеты по заданию ведущего дизайнера» – это уже описание функции;
-
сделки, в которых исполнитель работает на определенном объекте или рабочем месте, определяемом заказчиком, ему предоставляются расходные материалы и инструменты.
Когда в цепочку взаимоотношений между исполнителем и заказчиком встраивается сторонняя организация или такой сервис, как YouDo Бизнес, гораздо меньше оснований для переквалификации отношений сторон в трудовые.
Реклама: ООО "Киберлогистик", ИНН 7730194136
Начать дискуссию