Почему внештатники востребованы
Нанять фрилансера можно по-разному:
Как физлицо безо всякого статуса.
Это означает, что вам придется заплатить за него НДФЛ и взносы, как если бы это был ваш штатный сотрудник. Плюс только в том, что вам придется оформить меньше документов.
Как самозанятого.
Тогда за уплату налога за себя исполнитель отвечает сам. Если он пользуется услугами платформы, то она может автоматически удерживать и перечислять в бюджет налог от его вознаграждения.
Так фрилансер никогда не пропустит очередной платеж и весь его доход будет автоматически фиксироваться (почему это важно – расскажем ниже).
Такой функционал есть, например, у платформы YouDo Бизнес.
Для заказчика это тоже плюс, ведь платформа сформирует и направит ему чек после оплаты заказа – не нужно будет «трясти» исполнителя, звонить ему, писать в мессенджер, в сотый раз напоминая о том, что нужно прислать документы.
Как индивидуальный предприниматель.
Заметим, что индивидуальный предприниматель тоже может быть самозанятым и платить налог на профессиональный доход. Тогда к нему применяются все правила из предыдущего пункта.
Если же он использует другую систему налогообложения (как правило, это УСН – упрощенка, или патент), тогда вы работаете с ним, как с обычным поставщиком.
Принцип тот же, что и при работе с компаниями – заключается договор, выставляются документы, производится оплата. Никаких взносов и налогов за ИП заказчик не платит.
Штатному сотруднику положен определенный социальный пакет, например, оплата отпусков и больничных, отчисления пенсионных взносов.
Фрилансер работает сам на себя и самостоятельно решает – хочет он отдыхать или работать, а обеспечить себя соцпакетом может, если использует предоставленные законом возможности.
Например, самозанятые и ИП могут платить взносы, которые повлияют на размер их будущей пенсии.
Поэтому заказчик может не волноваться, что кроме прямой оплаты услуг, он обязан будет еще делать отчисления – налицо серьезная экономия (в 2023 году взносы в Социальный фонд составляют 30%).
Низкая налоговая нагрузка в сочетании с возможностью учесть расходы на внештатных исполнителей для целей налогообложения привлекает заказчиков.
Внештатных исполнителей проще оформить. Достаточно договора, акта об оказанных услугах и чека (в отдельных случаях, например, при безналичном платеже на счет ИП, чеки не нужны).
Штатному сотруднику нужно оформить целую кучу документов, даже если он проработает всего несколько дней, а потом уволится.
А если не оформлять внештатника
Некоторые работодатели, чтобы избежать бумажной волокиты или незаконно сэкономить на налогах и взносах, вообще не оформляют персонал. Такое может происходить в компаниях с большой текучестью кадров.
YouDo Бизнес и hh.ru проведи исследование, в котором в январе-феврале 2023 года участвовали более двухсот организаций.
Выяснилось, что каждая десятая компания никак не оформляет массовый персонал (имеется в виду рядовой, который регулярно и в большом количестве нанимает работодатель – продавцы, строители, грузчики и т.п.).
Это высокие риски, ведь штрафы за нарушение трудового законодательства и за неуплату налогов немалые– согласно ст. 122 НК, неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога.
А есть еще вероятность директору или главному бухгалтеру получить дисквалификацию – тогда нельзя будет занимать руководящую должность и даже вести свое дело. И главное – все неуплаченные налоги и взносы нужно будет все равно перечислить в бюджет.
Оформляя сотрудничество с внештатными исполнителями, заказчики действуют по закону, поэтому рискуют только в случае бюрократических ошибок или недобросовестных действий исполнителя.
Давайте разберемся, в чем заключаются риски и как их избежать.
Риск недобросовестности исполнителя
Помните, что для привлечения внештатного исполнителя к ответственности и взыскания с него издержек (например, если вы пригласили к себе на объект сантехника или электрика, а он повредил коммуникации), в договоре нужно прописать виды и размеры следующих санкций:
убытки за нарушение обязательства (ст. 393 ГК);
проценты за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК);
неустойку (ст. 330 ГК);
условие об устранении недостатков.
Но даже если все прошло идеально, то впоследствии вас могут поджидать другие риски.
Налоговые риски при работе с самозанятыми
Их может быть сразу несколько:
Риск неполучения подтверждающих документов или аннулирование чека.
Риск утраты самозанятым статуса.
Риск переквалификации договора.
Неполучение первичных документов
Есть мнение, что достаточно только чека, который самозанятый передаст заказчику, для подтверждения факта выполнения и оплаты работ. Не нужны ни акты, ни договор.
Закон и правда не обязывает их оформлять, но вот на практике налоговики могут запросить при проверке другие подтверждающие документы, а только чека им будет недостаточно.
Почему?
Например, вы воспользовались услугами программиста, который протестировал для вас мобильное приложение и исправил имеющиеся в нем баги.
Вы заплатили ему 50 000 рублей. В чеке, который он вам прислал, указано «За услуги самозанятого». Вы эти расходы включили в расчет налогооблагаемой базы на упрощенке «доходы минус расходы».
ФНС проверила вашу декларацию и попросила книгу учета доходов и расходов (КУДиР). А затем попросила предоставить подтверждающие документы по нескольким непонятным ей операциям, в том числе по оплате самозанятому.
Налоговики хотят разобраться, что за услуги оказал вам исполнитель, ведь не все расходы на УСН можно учесть для уменьшения налогооблагаемой базы.
А у вас нет даже подтверждающего документа – договора или акта, где четко были бы расписаны работы. Скорее всего, проверяющие потребуют исключить такие расходы из расчета и доплатить налог и пени.
Это только один пример. Претензия может быть и в сроках оказания услуги, и в регулярности выплат – например, речь о проекте, длящемся год, когда исполнителя периодически привлекают к задачам.
Договор (а точнее договоры) и акты докажут, что исполнитель получал деньги за разные услуги и задачи, пусть и по одному проекту, и привлекался по необходимости. Иначе регулярные выплаты могут выглядеть как фактически обычная оплата труда.
Документы при работе с внештатниками играют важную роль и нельзя не обращать на них внимание, или зацикливаться только на получении чека.
Если таких исполнителей у вас много, то проще всего автоматизировать работу с документами – например, через платформу YouDo Бизнес можно подписывать договоры, акты, получать чеки и формировать уведомления в МВД при работе с нерезидентами.
Тогда достаточно отслеживать статусы задач и вовремя платить исполнителям, а документы будут формироваться для вас автоматически, причем фрилансеру не придется их собственноручно подписывать – для этого существуют простые электронные подписи.
Аннулирование чека
Самозанятый формирует чеки в приложении «Мой налог». Если в чеке допущена ошибка или он был выставлен случайно, то можно его аннулировать.
Добросовестный исполнитель аннулирует чек только в том случае если действительно произошла ошибка. Потом он просто выставляет правильный чек.
Недобросовестный может аннулировать чек просто для того, чтобы уменьшить сумму дохода и не платить налог.
Для заказчика это опасно тем, что сумму по аннулированному чеку нельзя включить в расходы. Исполнитель же фактически сообщает ФНС, что никаких денег он не получил, а значит неправомерно включать их в расчет налогооблагаемой базы.
Узнать о том, что чек был аннулирован, просто так нельзя. Если же вы работаете с платформой, то при возникновении вопросов сможете проверить статус чека.
Например, YouDo Бизнес помогает в получении ссылки чека: если статус в ФНС у чека поменяется, то и на платформе будет чек с новым статусом.
В таком случае компания сможет урегулировать этот вопрос напрямую с исполнителем.
Утрата статуса самозанятого
Доход самозанятого за год не может быть больше 2,4 млн рублей. Если, к примеру, в июне 2023 года он получит оплату 2 млн, а в июле еще 400 тысяч, то до конца года применять режим самозанятости уже не сможет. Заказчики смогут работать с ним только как с обычным физлицом – с уплатой НДФЛ и взносов.
Причем без отслеживания лимитов и самозанятый, и заказчик могут упустить момент, когда их отношения перейдут в другую зону налогообложения.
Есть и некоторые другие ограничения.
Например, самозанятые не могут заниматься посреднической деятельностью или перепродавать товары.
Если ФНС выяснит, что фрилансер продает что-то сделанное не собственными руками или выступает в качестве агента, то лишит самозанятого его статуса.
О том, что самозанятый превысил порог выручки или об утрате статуса, можно узнать на платформе.
На YouDo Бизнес статус видно прямо в списке исполнителей:
Можно, конечно, проверять статус и другим способом – через сервис ФНС, но это проверка вручную – нужно набирать ИНН каждого физлица отдельно.
Если исполнителей много, работа окажется очень трудоемкой. Кроме того, статус может измениться в любой день, а значит проверять его придется перед каждым заключением договора и каждой выплатой.
Переквалификация договора в трудовой
При работе с обычными физлицами по договору ГПХ и самозанятыми, если вы неправильно построили работу с ними и оформили не так документы, высока вероятность получить переквалификацию гражданско-правовых отношений в трудовые.
Это влечет не только переоформление физлиц из исполнителей в сотрудники, но и выплату штрафов, доначисление налогов и пени по ним.
Даже качественный и юридически грамотно составленный договор не всегда является стопроцентным «оберегом» от налоговых запросов и проверок.
Чаще всего внимание налоговиков привлекают:
сделки с регулярными выплатами (раз или два в месяц, особенно, если даты выплат совпадают с датами перечисления зарплаты штатным сотрудникам);
договоры, в которых указано конкретное время работы (например, с 9 до 17 часов);
предмет договора, в котором описана не конкретная задача, а трудовая функция. Допустим, «нарисовать дизайн-макет сайта» – это задача, а «рисовать макеты по заданию ведущего дизайнера» – это уже описание функции;
сделки, в которых исполнитель работает на определенном объекте или рабочем месте, определяемом заказчиком, ему предоставляются расходные материалы и инструменты.
Когда в цепочку взаимоотношений между исполнителем и заказчиком встраивается сторонняя организация или такой сервис, как YouDo Бизнес, гораздо меньше оснований для переквалификации отношений сторон в трудовые.
Реклама: ООО "Киберлогистик", ИНН 7730194136
Начать дискуссию