В статье рассказываем о самых распространенных опасениях бухгалтеров при введении безбумажного офиса и почему на самом деле это не страшно.
Миф № 1. ПЭП уже используется в компании
Некоторые бухгалтеры утверждают что уже используют простую электронную подпись (ПЭП) в компании, поэтому им не нужно вводить сервисы безбумажного офиса.
Но если разобраться в деталях, выясняется, что компания на самом деле работает с КЭП: квалифицированной электронной подписью.
Это другой тип подписи, который нужно получать в специализированном удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи, и обновлять каждый год.
Работа с ПЭП не требует таких сложных юридических задач, при этом уровень надежности остается достаточно высоким.
ПЭП подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством кодов, паролей и т. д. Подходит для подписания большинства документов с организациями и физическими лицами. ПЭП используют для подписания многих документов даже в ФНС, ЦБ, ПФР и других регуляторах.
Работать с ПЭП просто: для этого не нужно регистрироваться в ФНС и собирать документы для получения подписи.
ПЭП можно трактовать как совокупность определенных действий компаний и клиента, поэтому для подписания документа достаточно перейти по ссылке из СМС и ввести проверочный код.
ПЭП уже используют многие банки и даже портал «Госуслуги», что говорит о ее надежности.
Миф № 2. Безбумажный офис – это сложно
Те бухгалтеры, которые уже пользуются безбумажным офисом, видят отличия с классической бумажной работой и убеждены, что сервисы ЭДО только упрощают документооборот.
И действительно, бухгалтер создает документ в привычной ему системе, но вместо отправки на печать сразу отправляет онлайн клиенту или сотруднику.
Это, наоборот, уменьшает количество шагов между созданием документа и его подписанием, а еще экономит бумагу.
К сервису F.Doc только за январь 2023 подключилось более 30 компаний. Клиенты говорят, что документооборот действительно стал проще: например, агентства недвижимости теперь подписывают 3-4 договора в неделю с иногородними клиентами, и личная встреча для этого не нужна.
Миф № 3. Работать с юрлицами не получится
Одно из частых возражений бухгалтеров в том, что они работают только с юридическими лицами.
В такой ситуации кажется, что подписать документ электронно не получится: кому отправлять СМС, кто нажмет заветную кнопку «подписать»?
Задача решается просто: компания выделяет для этой задачи специалиста, например, заместителя директора или бухгалтера.
Это человек, который может подписывать документы по уставу или для которого сделана доверенность. СМС со ссылкой на подписание документов будет приходить на контактный номер этого специалиста, и он сможет так же просто использовать сервис, как и физические лица.
Миф № 4. Нельзя вносить изменения в документы
Многие бухгалтеры не используют безбумажный офис еще и потому, что документы часто приходится исправлять. Клиенты и сотрудники действительно могут случайно указать неправильную дату или ошибиться в цифре, и документ приходится переделывать.
Бухгалтеры опасаются, что переделать подписанный документ в электронном виде не удастся.
К счастью, это не так.
В некоторых сервисах ЭДО можно аннулировать документ и быстро его переделать.
Иногда это даже надежнее, чем менять данные вручную: например, если писать информацию о клиенте на бумаге, то можно сделать сразу несколько ошибок. А в электронном формате риск человеческого фактора снижается и заполнение данных отнимает меньше времени.
Миф № 5. ЭДО уменьшает значимость бухгалтера
Последний и, возможно, один из самых тяжелых страхов: если ввести сервис ЭДО, бухгалтер просто не будет нужен. Это совсем не так!
Компании в любом случае нужен будет человек, который будет создавать документы и поддерживать процессы документооборота в рабочем состоянии.
При этом у бухгалтера появится инструмент, который сделает работу быстрее и комфортнее, избавит от некоторых рутинных задач и высвободит время на что-то более важное.
Для подключения F.Doc можно выбрать удобный способ: личный кабинет, готовую интеграцию, API или шлюз. Подключение занимает от 1 рабочего дня.
Сервис Безбумажный офис от F.Doc – это настоящая возможность сделать бухгалтерию более отлаженной, четкой и простой.
Клиенты и сотрудники тоже оценят сервис: им больше не нужно будет подписывать стопки документов вручную и тем более идти на почту, чтобы их отправить в головной офис в другом городе.
А еще F.Doc исключает потерю документов, в отличие от стандартного бумажного документооборота.
Подписание проходит в несколько простых шагов: бухгалтер готовит документы и загружает их в F.Doc, сервис отправляет клиенту или сотруднику СМС со ссылкой на подписание, получатель знакомится с содержанием документов и подписывает их нажатием одной кнопки.
Сервис можно интегрировать в любую CRM, ERP или кадровую систему, например, 1С или Битрикс24, чтобы отслеживать статус документов и работать с ними, не устанавливая дополнительных программ.
Реклама: ЗАО «ЦЕНТР ЦИФРОВЫХ СЕРТИФИКАТОВ», ИНН 5407187087
Начать дискуссию