Какие документы нужны при приеме на работу, а какие можно не предоставлять

Рассказываем, какие документы нужны для устройства на работу и что часто требуют без законных на то оснований.

Что необходимо предоставить в первую очередь

Существует определенный порядок приема на работу, который включает среди прочего оформление договора. С вами могут заключить один из трех договоров:

• бессрочный трудовой договор – если нанимают в штат или по совместительству;

• срочный трудовой договор – если сотрудничество с компанией ограничено по времени, например в случае сезонных работ;

• договор ГПХ – если нанимают «под задачу», не закрепляя за вами должность и конкретные обязанности.

Кроме того, прием на работу оформляется приказом.

Самый распространенный вариант трудоустройства – оформление в штат, поэтому мы остановимся подробно на документах, необходимых при оформлении бессрочного трудового договора.

Список документов для трудоустройства регулируется статьей 65 ТК.

От вас потребуется предъявить кадровику, эйчару, офис-менеджеру, бухгалтеру или другому сотруднику, который занимается кадровым делопроизводством, следующее:

• паспорт гражданина РФ;

• трудовую книжку – или справку СТД-Р/СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем), если у вас электронная трудовая книжка;

• СНИЛС в виде пластиковой карточки или бумажного уведомления из СФР (по форме АДИ-РЕГ), которое подтверждает регистрацию в системе персонифицированного учета, – это связано с тем, что с 2019 года пластиковые карточки уже не выдают, но номера счетов по-прежнему присваивают;

• диплом или свидетельство об образовании, другие документы, подтверждающие квалификацию (например, дипломы о повышении квалификации, профессиональной переподготовке, сертификации или аттестации), – если работа требует специальных знаний и навыков. Это обязательно для педагогов, ученых, медицинский работников и государственных служащих;

• военный билет – для военнообязанных.

При трудоустройстве могут возникнуть разные нюансы.

• Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас пока нет трудовой книжки и СНИЛС, работодатель оформит их сам. Плату с вас за это брать не должны. Подробнее – в блоке «Какие документы нужны, если это ваша первая работа».

• Если вы потеряли паспорт и восстанавливаете его, можно предоставить работодателю временное удостоверение личности.

• Если вам от 14 до 18 лет, потребуется согласие от родителя или опекуна в письменной форме.

• Если на момент трудоустройства вам нет 14 лет, оформить официальное согласие потребуется не только родителю или опекуну, но также органу опеки и попечительства, а вместо паспорта у вас попросят свидетельство о рождении.

• Если вы устраиваетесь на работу по совместительству, то трудовую книжку можно не предъявлять, но работодатель вправе потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

• Если у вас есть несовершеннолетний ребенок, вы вправе предъявить работодателю справку о составе семьи или свидетельство о рождении ребенка. Это не обязательно для трудоустройства, но всё же рекомендуем принести справку в бухгалтерию: это поможет вам получить налоговый вычет.

Если вы не гражданин РФ, то список документов будет отличаться от приведенного выше.

Какие документы нужны, если это ваша первая работа

Документы для устройства на первую работу нужны те же, что и в случае наличия трудового стажа. При этом пусть вас не смущает, что некоторых на руках пока нет.

Оформить ИНН вы можете самостоятельно, но обязаны это делать, если не занимаетесь предпринимательской деятельностью. Для оформления ИНН нужно обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства.

Про медицинскую книжку спросите работодателя: он или возьмет это на себя, направив вас в медицинское учреждение, с которым у него заключен договор и в котором проходят медосмотры сотрудники, – или попросит оформить ее самостоятельно.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

В некоторых случаях работодатель нуждается в доказательствах того, что вы способны выполнять работу, справитесь с ней и имеете право ее выполнять (с точки зрения законодательства).

Такими доказательствами могут быть:

• справка от врача о состоянии вашего здоровья,
  медицинская книжка,

• справка о прохождении предварительного медосмотра,

• справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования,

• справка о неприменении к вам административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ.

Справка или медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к работе нужны в разных ситуациях. Например:

• работа вредна или опасна для здоровья, включает тяжелый физический труд, сопряжена со стрессами и перегрузками;

• работать предстоит на Крайнем Севере;

• работа подразумевает управление транспортом.

Медицинская книжка обязательна при трудоустройстве на предприятия общепита и торговли, в детские сады, школы, больницы и санатории. С 1 сентября 2023 года начнется переход на электронную форму медкнижек.

Справку о прохождении предварительного медосмотра попросят, если человек планирует выполнять подземные работы, водить транспортное средство или трудиться во вредных/опасных условиях. Кроме того, ее требуют у несовершеннолетних, даже если работа легкая.

Справка об отсутствии судимости нужна для того, чтобы устроиться на должность, занимать которую при наличии судимости нельзя. Речь, например, о работе с детьми – в сфере воспитания, образования, здравоохранения. Кроме того, справку должны предоставлять:

• работники, деятельность которых напрямую связана с психотропными и наркотическими веществами;

• сотрудники службы судебных приставов;

• сотрудники таможенных органов;

• работники прокуратуры;

• работники ведомственной охраны;

• работники авиации;

• водители, которые перевозят пассажиров и багаж (с 1 марта 2023 года, согласно закону от 11.06.2022 № 155-ФЗ).

Справка о неприменении наказания за потребление наркотических веществ требуется в сфере авиации, пассажирского и грузового транспорта.

В остальных случаях заявление требуется, только если это предусмотрено внутренними нормативными актами компании.

Какие документы работодатель может попросить

Вас могут попросить оформить письменное согласие на обработку персональных данных.

Такое согласие – страховка от штрафов, если компания запрашивает и хранит адреса электронной почты, фотографирует сотрудников на бейджики или передает данные третьим лицам (например, компаниям, которые проводят опросы удовлетворенности и вовлеченности).

Кроме того, работодатель может предложить вам принести справку о доходе на предыдущей работе. Она нужна для расчета больничного, и есть вероятность, что без нее сумма компенсации окажется меньше.

Что не нужно предоставлять

Некоторые работодатели злоупотребляют своим положением и требуют при приеме на работу документы, которые в статье 65 ТК не указаны.

Самое распространенное – ИНН – его обязательно нужно предоставить только для трудоустройства на госслужбу.

Технически работодатель может перечислять за вас налог на доходы на основании лишь Ф. И. О., но сотрудники бухгалтерии часто просят приносить ИНН по старой привычке. Решение – за вами.

Если должность предполагает материальную ответственность, то кадровик может потребовать справку о регистрации по месту жительства или пребывания, ведь так вас легче найти в случае какого-либо нарушения.

Также вы вправе не предоставлять:

• справку об отсутствии беременности,

• заявление на выплату зарплаты один раз в месяц вместо обычных двух,

• обязательство не устраиваться на работу к конкурентам,

• заявление на замену отпуска деньгами,

• обязательство не брать больничные в течение какого-либо времени.

На практике из-за отсутствия такого документа вам могут отказать в трудоустройстве, но причиной отказа назовут что-то другое.

Рассматривайте эту ситуацию как звоночек, который уберег вас от работодателя с сомнительной бизнес-этикой.