Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу

При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения.
Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу
Иллюстрация: freepik/freepik

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Разбираемся, как заполняется электронная трудовая книжка при приеме, какие особенности ведения существуют.

Как работать с электронной трудовой

Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ были внесены изменения в ТК в части оформления сведений о трудовой деятельности.

С 2023 все работодатели (юридические лица или индивидуальные предприниматели) ведут электронную трудовую книжку, прием и увольнение сотрудников оформляется не на бумаге (ст. 66.1 ТК).

ТК не предполагает материального носителя, реализуется в цифровом виде и содержит сведения, аналогичные бумажному носителю, которые хранятся в базе данных СФР (ранее Пенсионный фонд).

Заводится она на всех работников, в том числе совместителей внутренних и внешних. Каких-либо исключений в оформлении ЭТК законом не предусмотрено.

Для организации работы с электронной трудовой книжкой сделайте по компании следующие подготовительные мероприятия:

  • Определите ответственное лицо за ведение ТК в цифровом виде, прием работника с электронной трудовой книжкой и сдачу отчета ЕФС-1 в СФР. Как правило, таким лицом является кадровик, бухгалтер или иной специалист по решению руководства.

  • Издайте приказ о назначении ответственного лица и ознакомьте с ним под подпись.

  • Внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор.

  • Установите или скачайте на сайте СФР программное обеспечение для сдачи и проверки отчета.

Сведения ЭТК физическими лицами просматриваются через личный кабинет гражданина, сервис Госуслуги, специальные приложения для смартфонов.

Как заполнить электронную трудовую книжку при приеме сотрудника

При приеме на работу сотрудник предоставляет ТК на бумажном носителе, если не принято решение о ведении ЭТК (для сведений до 2021 года), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты от 10.11.2022 № 713, на основании которых и вносятся данные о трудоустройстве, имеющемся стаже работника (для лиц, которые ведут ЭТК, а также для всех категорий граждан по информации о профессиональной деятельности с 2022 года и позднее).

Сведения о своей профессиональной деятельности застрахованное лицо получает одним из следующих способов:

  • у прежнего работодателя;

  • через МФЦ;

  • в подразделении СФР;

  • через портал Госуслуги.

Специалист кадровой службы или иной ответственный сотрудник оформляет прием на работу с электронной трудовой книжкой, как и с бумажным вариантом, – на основании письменного заявления вновь принимаемого работника.

Составляется труд. договор, работник знакомится под подпись с должностной инструкцией и иными локальными актами. Различий в оформлении приема на работу в зависимости от формы ведения ТК для физического лица нет.

Обратите внимание, что сама по себе цифровая ТК кадровиком не заполняется и не ведется.

Работником организации-работодателя при приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой передаются данные, отраженные в отчете ЕФС-1, содержащие информацию по кадровому мероприятию, в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

А о том, как отразить в ЕФС-1 договор ГПХ узнаете из разбора. И сможете скачать чек-лист с основными моментами.

При сдаче отчетности через коммуникационные системы связи (ЭДО) применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Список центров размещен на сайте Минцифры.

Нюансы заполнения ЭТК

Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:

  • сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;

  • дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;

  • место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;

  • вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);

  • занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение; вид труд. функции;

  • код выполняемой работы;

  • дата, номер приказа или иного документа-основания;

  • основания увольнения.

Образец СТД-Р
Бланк СТД-СФР

В чем особенности заполнения и ведения ТК в цифровом виде:

  • сведения о награждениях и поощрениях не вносятся в ЭТК. Наличие такой информации важно при получении звания ветерана труда;

  • нет информации об образовании до начала труд. деятельности;

  • если сведения не переданы работодателем в СФР, информация не отразится в ЭТК;

  • отказ сотрудника от перехода на цифровой вид ТК не предполагает освобождения организации от ее ведения в цифровом виде. Просто одновременно с электронной книжкой организация ведет учет и в бумажной варианте;

  • лицам, впервые принимающимся на работу, заводят только ЭТК – требование одновременного ведения ТК на бумажном носителе не предусмотрено законом.

Этот материал доступен бесплатно только авторизованным пользователям

Войдите через соцсети
или

Регистрируясь, я соглашаюсь с условиями пользовательского соглашения и обработкой персональных данных

Начать дискуссию