Расходы по эксплуатации автомобиля, полученного в безвозмездное пользование

Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения

Договор безвозмездного пользования имуществом является одним из типов хозяйственных договоров, широко используемых в деятельности предприятий. В то же время этот договор имеет ряд особенностей и вызывает много вопросов у бухгалтеров, а именно: правомерно ли уменьшение полученных организацией доходов на сумму расходов по эксплуатации такого автомобиля?

Договор безвозмездного пользования имуществом является одним из типов хозяйственных договоров, широко используемых в деятельности предприятий. В то же время этот договор имеет ряд особенностей и вызывает много вопросов у бухгалтеров, а именно правомерно ли уменьшение полученных организацией доходов на сумму расходов по эксплуатации такого автомобиля. Об этом и пойдет речь в настоящей статье ?????.

Правовое регулирование безвозмездного пользования имуществом

Порядок, по которому организация заключает договор безвозмездного пользования, определен главой 36 ГК РФ. По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в котором она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором ( ст. 689 ГК РФ ).

Право собственности на переданное в безвозмездное пользование имущество сохраняется за прежним собственником.

Сторонами данного договорного правоотношения могут выступать юридические и физические лица, в том числе и зарегистрированные в качестве предпринимателей без образования юридического лица. При этом необходимо иметь в виду, что п. 2 ст. 690 ГК устанавливает ограничение, которое выражается в том, что коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицам, являющимся ее учредителями, руководителями либо членами органов управления и контроля. Обратная ситуация законодательством не запрещена.

Договор безвозмездного пользования, одной из сторон в котором выступает юридическое лицо, должен быть оформлен в письменной форме (ст. 690 ГК РФ) .

Существенными условиями договора являются данные об имуществе, предоставляемом в безвозмездное пользование, и срок пользования. Если условия договора не содержат данных об имуществе, позволяющих его однозначно идентифицировать, то даже подписанный сторонами договор не будет считаться заключенным.

Особенности применения договора безвозмездного пользования

Получая имущество в безвозмездное пользование, организация должна учитывать позицию налоговых органов о том, что такая операция порождает определенные налоговые последствия. А именно: с началом действия гл. 25 НК РФ «бесплатность» пользования имуществом приобрела весьма условный характер. И хотя имущество и не принадлежит ссудополучателю, у него возникает один из видов имущественных прав (право пользования услугой). В налоговом учете у организации, которая безвозмездно получает имущественное право, такая операция отражается как внереализационный доход ( п. 8 ст. 250 НК ) с последующим обложением налогом на прибыль. Доход определяется исходя из рыночных цен в соответствии с правилами ст. 40 НК . Это должны быть данные о стоимости аренды аналогичного имущества в регионе (стоимость аренды автомобиля).

Однако многие организации готовы оспорить мнение налоговиков, используя следующие аргументы.

В налогооблагаемые доходы нужно включать только те доходы, которые четко сформулированы в гл. 25 НК . А НК РФ для целей налогообложения не дает своего определения имущественных прав. Нет четкого определения этого термина и в ГК . Поэтому непонятно, с чего надо платить налог. И то, что предоставление имущества в безвозмездное пользование — это услуга, также не установлено ни Гражданским, ни Налоговым кодексами.

Так что у организации, получившей имущество в безвозмездное пользование, налоговая база по налогу на прибыль не формируется. И если организации придется защищаться в суде, то можно использовать в качестве дополнительного аргумента норму п. 7 ст. 3 НК , где указано, что все сомнения трактуются в пользу налогоплательщика.

Отсюда вывод: получив автомобиль в безвозмездное пользование, организация должна определить свою позицию в отношении налогообложения операции:

— либо уплачивать налог на прибыль (п. 8 ст. 250 НК) ;

— либо не уплачивать налог, но при этом отстаивать свои интересы в суде.

Бухгалтерский учет имущества, принятого в безвозмездное пользование

Итак, договор о безвозмездном пользовании автомобилем заключен. Как уже было сказано, в договоре необходимо подробно описать автомобиль, указать его регистрационный номер и номер двигателя, кузова, марку, год выпуска и т. п. (данные из техпаспорта). Необходимо также указать стоимость автомобиля, согласованную сторонами договора. Тогда будет определена сумма, которая должна учитываться за балансом, и определен размер ответственности ссудополучателя в случае аварии автомобиля, в результате которой автомобиль будет нельзя восстановить (эту сумму необходимо будет вернуть ссудодателю).

Документами, подтверждающими совершение данной хозяйственной операции, является акт приема-передачи основного средства. Поскольку форма акта не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, стороны договора вправе ее разработать самостоятельно, но она должна содержать обязательные реквизиты согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В бухгалтерском учете полученное в безвозмездное пользование автотранспортное средство отражается по дебету забалансового счета 001 «Арендованное имущество» (лучше открыть свой субсчет «основные средства, полученные в безвозмездное пользование») по стоимости оцененного в договоре автомобиля ( п. 87 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств [1] ). Эта проводка делается в день, когда будет подписан акт приема-передачи арендованного автомобиля.

Бухгалтерский и налоговый учет расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, полученного в безвозмездное пользование

В соответствии с договором безвозмездного пользования расходы, связанные с текущим и капитальным ремонтом, а также с эксплуатацией, может нести ссудодатель (либо в полном объеме, либо обязанности могут быть перераспределены между сторонами договора). Однако такой подход применяется редко, так как в этом случае указанные расходы не могут быть учтены организацией-ссудодателем в целях налогообложения прибыли, поскольку переданный автомобиль перестает участвовать в производственном процессе, то есть деятельности, направленной на извлечение дохода.

Обычно затраты по содержанию полученного в безвозмездное пользование автомобиля несет ссудополучатель. Об этом же говорится в ст. 695 ГК . Ведь имущество нужно будет вернуть владельцу в том же состоянии, в котором оно было получено, разумеется, с учетом нормального износа ( п. 1 ст. 689 ГК РФ ). Налоговым кодексом не установлено каких-либо ограничений по поводу признания затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля, полученного в безвозмездное пользование. Важно только, чтобы автомобиль использовался в производственных целях, затраты были документально подтверждены и экономически обоснованны ( ст. 252 НК РФ ). Тогда такие затраты могут быть включены в состав расходов по обычным видам деятельности ( ст. 253–254 НК ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Рассмотрим подробнее, какие расходы на автотранспорт, полученный в безвозмездное пользование, несет организация.

Расходы на горюче-смазочные материалы

Расходы на приобретение ГСМ — это основная часть расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. В бухгалтерском учете ГСМ представляют собой материально-производственные запасы ( п. 2 ПБУ 5/01 ) [2] и учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». В первоначальную стоимость материально-производственных запасов не включаются НДС и иные возмещаемые налоги ( п. 6 ПБУ5/01 ). Уплаченную сумму НДС организация вправе принять к вычету, если этот автомобиль используется при осуществлении операций, облагаемых НДС ( пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ ). Чтобы не было проблем с вычетом налога, предприятия часто приобретают бензин по безналичному расчету, получая при этом от заправщика талоны или пластиковые карты на определенную сумму и количество бензина, а также документы (накладные, счета-фактуры), позволяющие зачесть НДС. В этом случае ГСМ приходуется на счета материальных затрат и списывается в себестоимость продукции (работ, услуг) без учета налога на добавленную стоимость.

Совсем по-другому обстоит дело с НДС, уплаченным при покупке бензина за наличные. Ведь в этом случае покупатель имеет только чек АЗС, а счет-фактуру в таких случаях автозаправочная станция не выдает ( п. 7 ст. 168 НК ). И если в чеке АЗС просто стоит сумма и не указано, что в ней есть НДС, то ее всю включают в расходы при расчете налога на прибыль. Если же в чеке АЗС есть информация о том, что НДС включен в продажную цену, то всю сумму ГСМ нельзя принять в налоговые расходы.

В бухгалтерском учете купленное топливо нужно отразить по цене, которая указана в кассовом чеке? независимо от того, включен НДС в эту цену или нет (п. 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ [3] ) .

В налоговом учете сумма не принятого к вычету НДС на основании п. 1 и 2 ст. 170 не может быть учтена в уменьшение расходов, в том числе в составе стоимости материальных ценностей. В таких случаях суммы НДС должны быть учтены за счет собственных средств налогоплательщика.

Однако указанная ситуация не прописана четко в НК и по сути является спорной. Поэтому организациям будет интересно узнать, что летом текущего года появились судебные дела, в решениях которых сделан вывод о возможности зачета НДС на основании только чека АЗС (конечно, если продавец ГСМ не освобожден от уплаты НДС) (см. постановления ФАС Уральского округа от 08.07.03 по делу № Ф09-1961/03-АК и от 10.07.03 по делу № Ф09-1990/03-АК). Если Налоговый кодекс не предполагает выдачу счета-фактуры и расчетного документа с выделенной суммой налога ( п. 6, 7 ст. 168 НК ), налоговые органы не вправе требовать у налогоплательщика представления таких документов и подтверждения права на вычет (см. также постановление от 14.07.03 № 12-П Конституционного суда, где указано, что нормы налогового законодательства должны соотноситься с нормами гражданского законодательства).

Списание ГСМ в затраты происходит на основании первичных учетных документов, заполненных в соответствии с законодательством РФ ( п. 1, 9 Закона № 129 - ФЗ [4] ). Такими документами являются путевые листы, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, марка и государственный номер автомобиля, время выезда и возвращения в гараж, показания спидометра до и после возвращения, остаток топлива в баке на начало и конец дня, расход топлива, а также маршрут следования. Неполностью (неправильно) оформленные путевые листы могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу обоснованности затрат.

В налоговом учете ГСМ на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК включаются в материальные расходы. При этом Налоговый кодекс не ограничивает суммы, которые предприятие может потратить на топливо и смазочные материалы ( пп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 254 НК ). Однако ст. 252 НК требует, чтобы все расходы были экономически оправданными. Поэтому предприятию следует самостоятельно рассчитать нормы расхода ГСМ. Сделать это можно на основании «Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» [5] , которые Минтранс России утвердил 29 апреля 2003 года.

Расходы на ремонт автотранспортного средства

Ремонт автотранспортного средства подразделяется по объему и характеру производственных работ на текущий, средний и капитальный. В свою очередь, эти виды ремонта могут выполняться своими силами или силами сторонних организаций. В любых случаях расходы на ремонт должны быть подтверждены документально (ст. 252 НК) . Такими документами могут быть: дефектная ведомость, в которой указываются работы, подлежащие выполнению, сроки работы, намечаемые к замене детали и сметная стоимость ремонта; акт приемки-сдачи отремонтированных основных средств (форма № ОС-3 [6] ). При небольшом ремонте, часто выполняемом самим водителем, приобретаемые запчасти сразу используются, то есть устанавливаются на автомашину и списываются с учета на счета затрат по акту, утвержденному руководителем и подписанному водителем и работником бухгалтерии.

В налоговом учете согласно п. 1 и 2 ст. 260 НК расходы на ремонт арендованного имущества, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Однако необходимо обратить внимание, что статья 260 НК позволяет учесть расходы на ремонт арендованных амортизируемых основных средств. Поэтому если собственником автомобиля (ссудодателем) является физическое лицо или организация на «упрощенке» или «вмененке», то такой автомобиль не относится к амортизируемому имуществу. Поэтому предприятие, получившее в безвозмездное пользование автомобиль, в подобных случаях не сможет учесть расходы на ремонт по ст. 260 НК и отразить их в декларации по строке 080 Приложения 2 к Листу 02 «Расходы, связанные с производством и реализацией», а должно их учесть как «прочие расходы» ( пп. 49 п. 1 ст. 264 НК ). Расходы на ремонт, не относящиеся к амортизируемому имуществу и учтенные по строке 264, отражаются в том же Приложении декларации по налогу на прибыль, только по строке 170.

В бухгалтерском учете средства, потраченные на ремонт, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности ( п. 7 ПБУ 10/99 [7] ). Но можно эти затраты собирать на формируемый «ремонтный фонд» по счету 96 «Резервы предстоящих расходов» или на счете 97 «Расходы будущих периодов» (в зависимости от выбранного способа, зафиксированного в учетной политике).

Расходы на ремонт автомобиля, полученного в безвозмездное пользование, отражаются следующими записями:

Следует отметить, что если организация учитывает суммы, потраченные на ремонт автомобиля, на счете 97 «Расходы будущих периодов», то в бухгалтерском учете они будут списываться частями ( п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [8] ), в налоговом учете — сразу ( ст. 260 НК ). В результате этого налог на прибыль, исчисленный по данным бухгалтерского учета, будет отличаться от рассчитанного по данным налогового учета. То есть организации необходимо в этом случае применить ПБУ 18/02 [9] и произвести бухгалтерские записи по отложенному налоговому обязательству ( п. 18 ПБУ 18/02 )

Затраты на страхование транспортного средства

С 1 июля вступил в силу Федеральный закон № 40-ФЗ [10] , согласно которому все владельцы транспортных средств должны застраховать свою ответственность перед третьими лицами. Причем страховать ответственность должны не только собственники транспортных средств, но и те, кто владеет ими на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, по договору аренды, в том числе по договору безвозмездного пользования. А с 1 января 2004 года вступит в силу ст. 12.37 КоАП РФ [11] , предусматривающая ответственность за несоблюдение требований об обязательном автостраховании.

Поэтому, получая в пользование автомобиль, организация должна учесть наличие (или отсутствие) страховки автогражданской ответственности транспортного средства, предусмотреть (в случае необходимости) возможные дополнительные расходы и зафиксировать в договоре безвозмездного пользования, за чей счет они будут осуществлены.

Также сторона, выступающая в роли ссудополучателя (пользователя автомобилем), вправе самостоятельно или по требованию ссудодателя (собственника автомобиля) застраховать полученное имущество для обеспечения возмещения его стоимости (части стоимости) при наступлении неблагоприятных страховых случаев. Такой вид страхования называется добровольным страхованием, и это также необходимо внести в договор безвозмездного пользования автомобилем.

Таким образом, если договором будет оговорено, что расходы на страхование несет ссудополучатель, то организации необходимо иметь в виду, что в бухгалтерском учете взносы на обязательное и добровольное страхование автомобиля относятся к расходам по обычным видам деятельности в составе прочих затрат ( п. 5, 7, 8 ПБУ 10/99 ). Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от оплаты. Поскольку страховая премия уплачивается единовременно, то изначально расходы на страхование отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов» и в дальнейшем будут списываться на расходы организации постепенно в течение срока действия договора ( п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ).

Сумму расходов по страхованию нужно распределять по периодам пропорционально количеству дней действия договора.

Пример

ООО «Диалог» по договору безвозмездно пользования использует для управленческих нужд автомобиль ВАЗ-2109. По согласованию сторон ООО «Диалог» берет на себя расходы по обязательному страхованию гражданской ответственности автомобиля. Договор со страховой компанией заключен на семь месяцев (с 1 сентября 2003 года по 1 апреля 2004 года). Страховая премия уплачивается единовременно в сумме 2 835 рублей. Организация уплачивает квартальные авансовые платежи по налогу на прибыль.

Распределим сумму взносов по периодам пропорционально количеству дней действия договора в каждом периоде. Срок действия составляет 212 дней, из них на III квартал 2003 года приходится 30 дней, на IV квартал 2003 года приходится 92 дня, на I квартал 2004 года — 90 дней.

Сумма принимаемых взносов для налогообложения прибыли по периодам составит:

— за девять месяцев 2003 года: 2835 : 212 * 30 = 401,18

— за 2003 год: 2835 : 212 * 92 = 1230,28

— за I квартал 2004 года: 2835 : 212 * 90 = 1203,54.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

В налоговом учете расходы на обязательное и добровольное страхование (при соблюдении условий, оговоренных ст. 252 НК ) включаются при исчислении налога на прибыль в состав расходов, связанных с производством и реализацией, и являются прочими расходами ( пп. 5 п. 1 ст. 253 НК РФ ). При этом расходы по обязательному страхованию гражданской ответственности в целях налогообложению прибылью учитываются в пределах страховых тарифов ( п. 2 ст. 263 НК ), утвержденных в соответствии с законодательством РФ (постановление Правительства РФ от 7.05.03 № 264). Расходы на добровольное страхование гражданской ответственности согласно ст. 263 НК для целей налогообложения прибыли не учитываются. Исключени t составляют случаи, когда страхование ответственности является условием осуществления деятельности согласно требованиям международного законодательства ( п. 8 ст. 263 НК ). Расходы на добровольное страхование средств транспорта (от угона, стихийного бедствия и т. п.) включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат ( п. 3 ст. 263 НК РФ ).

Как правило, по условиям договора страховая премия уплачивается единовременно, а списывается в затраты в зависимости от срока, на который заключен договор страхования. По договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода (а именно: когда договор вступает в силу в одном отчетном периоде, а прекращает действие в другом) сумму взносов (при методе начисления) необходимо равномерно распределять между периодами ( п. 6 ст. 272 НК РФ ). При кассовом методе организация может исключить страховые взносы из налогооблагаемой прибыли в тот день, когда они перечислены страховщику ( п. 3 ст. 273 НК ).

Если договор заключен на срок, равный отчетному периоду или меньше его , то затраты признаются в том отчетном периоде, в котором страховые взносы были оплачены.

Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет расходов на страхование гражданской ответственности будут совпадать, если в налоговом учете расходы признаются равномерно в течение срока действия договора. Когда бухгалтерский и налоговый учет указанных расходов не совпадает, то организации необходимо будет показать налогооблагаемые временные разницы ( ПБУ 18/02 ), которые возникают потому, что расходы уменьшают прибыль в налоговом учете сразу и в полном размере, а в бухгалтерском учете — по частям и постепенно. А это приведет к возникновению отложенного налогового обязательства, равного произведению суммы временной разницы на ставку налога на прибыль.

Как уже было сказано, при определенных обстоятельствах каждая из сторон вправе отказаться от договора безвозмездного пользования, известив другую за один месяц. Если такая ситуация произойдет до окончания срока действия договора страхования, то у организации, получившей автомобиль и понесшей (по условиям договора) расходы на страхование, могут возникнуть вопросы по бухгалтерскому и налоговому учету недосписанных страховых взносов.

В таких случаях необходимо иметь в виду следующее.

В бухгалтерском учете остаток по 97-му счету должен быть списан в состав внереализационных расходов проводкой Д 91/2- К 97.

В целях налогообложения оставшаяся часть страхового взноса в дальнейшем не может быть принята при исчислении налоговой базы по прибыли, так как эти расходы не могут быть признаны экономически оправданными и направленными на получение дохода ( п. 1 ст. 252 НК ). Таким образом, если договором безвозмездного пользования не предусмотрено иное, недосписанные страховые взносы должны быть учтены за счет собственных средств налогоплательщика.

Принимая во внимание вышесказанное, рекомендуем при заключении договора безвозмездного пользования предусмотреть вероятность возмещения части страхового взноса, если в этом возникнет необходимость.

[1] Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утверждены приказом Минфина России от 20.07.98 № 33н.

[2] Положение по бухгалтерскому учету 5/01 « Учет материально-производственных запасов», утв. Приказом Минфина РФ от 9.06.01 г. N 44н

[3] Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н

[4] Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

[5] Руководящий документ Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утв. Минтрансом РФ 29.04.03.

[6] Унифицированные формы первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата РФ от 21.01.03 № 7)

[7] Положение по бухгалтерскому учету 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина РФ от 6.05.99 г. № 33н.

[8] Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н

[9] ПБУ 18/02 «Учет расходов по налогу на прибыль», утв. приказом Минфина России от 19.11.02 № 114н.

[10] Федеральный закон от 25.04.02 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств

[11] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.01 г. №195-ФЗ