Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2023

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд.

С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось?

На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Бухгалтер с нуля: от азов до профессионала

Научитесь бухгалтерии с нуля, ведите бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, работайте в 1С и оптимизируйте налоги. В программе учтены все изменения 2024 года.

Пройти курс за 292 ₽/мес

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ.

Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника.

Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением ТК, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов.

Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 – скачать или разработать самостоятельно

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии.

Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля.

В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля.

Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии – директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Создание нормативной и информационной базы

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика.

Безусловно, это:

ТК – в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей.
Постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 – здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты.
Постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж.
С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.
Методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС 11.07.2017, – данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях.
ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 – эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы.

Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Ознакомление с уставной документацией компании

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) – исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя.

Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Оформление на работу руководителя

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, – это, конечно же, руководитель.

Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Издание приказа о приеме на работу не является обязательным.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
штатное расписание;
график отпусков;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

коллективный договор;
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново.

,Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

Прием сотрудников на работу

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля.

Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы.

Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Подготовили пошаговую инструкцию для ИП: как принять на работу сотрудника. Читайте и не допускайте ошибок.