Когда работодатель обязан выдать копию трудового договора
Обязанность перед руководством фирмы или коммерсантом выдать своему специалисту надлежащим способом заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах или об увольнении возникает в силу прямого указания нормы ст. 62 ТК.
Делается это по заявлению сотрудника. Кроме того, за их предоставление и заверение нельзя брать плату.
Однако перечень документов, упомянутых в части 1 статьи 62 ТК, копии которых может запросить у работодателя сотрудник, не является полным.
То есть помимо непосредственно указанных в законе, работодатель обязан по желанию работника выдать и другие документы, необходимые ему для реализации тех или иных прав.
Правило о выдаче документов распространяется в том числе и на случаи, когда отношения между работодателем и сотрудником на текущий момент времени уже прекращены (определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9, Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2016 по делу № 33-25456/2016).
В отношении того, какие именно документы вправе запросить сотрудник у руководства компании или коммерсанта-работодателя, есть правовая неопределенность. Позиции судов в каждом конкретном случае зависят от фактических обстоятельств дела.
Так, есть судебная практика, согласно которой работодатель обязан выдать работнику на основании его заявления только копии документов, непосредственно связанных с работой данного человека, но не всех бумаг, связанных с производственным процессом (Апелляционное определение Самарского областного суда от 10.09.2019 по делу № 33-11114/2019).
Некоторые суды исходят из того, что локальные нормативные акты, такие как коллективный договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, после увольнения человека не связаны с его работой.
Поэтому они не подлежат выдаче бывшему работнику в соответствии со ст. 62 ТК (определение Московского городского суда от 20.10.2017 № 4г-12829/2017, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 33-6491/2018).
Другие суды полагают, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить сотруднику по его заявлению копии бумаг, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике.
Суды не относят сюда копии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, с которыми работодатель обязан только ознакомить сотрудника под подпись (определения Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 04.03.2021 № 88-3894/2021, Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 по делу № 88-13027/2021).
Вместе с тем, существует позиция, согласно которой работодатель, руководствуясь ст. 62 ТК, обязан предоставить сотруднику также копии тех документов, которые, хотя и не содержат сведений о работе конкретного человека, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности.
Локальные нормативные акты также относятся к таким бумагам (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Относительно предоставления работнику копии трудового договора суды единогласны. Они признают такие действия со стороны работодателя правомерными и необходимыми, исходя из положений ст. 62 ТК.
Поэтому руководство компании или предприниматель обязаны предоставить своему сотруднику копию трудового договора в случае такого требования с его стороны.
Это правило действует, даже несмотря на то, что экземпляр трудового договора выдавался человеку прежде, при его заключении (Апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014).
Копия трудового договора должна быть заверена работодателем и выдана сотруднику безвозмездно (ч. 1 ст. 62, ч. 1 ст. 67 ТК, определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).
Работодателям, которые решили использовать электронный кадровый документооборот, нужно учитывать особенности взаимодействия с работниками, в том числе и при выдаче им документов, связанных с работой, и их надлежащим образом заверенных копий (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК).
Копия трудового договора: заявление
Заверенная копия трудового договора выдается сотруднику на основании его письменного заявления. То есть если сотруднику нужна такая бумага, он должен проявить инициативу и обратиться к руководству компании или к предпринимателю, которые являются его работодателем или были им прежде.
В этом документе должны содержаться: просьба выдать такую копию, личная подпись обратившегося человека, дата. Работодатель должен сделать дополнительный экземпляр трудового договора и заверить его.
При этом надо соблюдать определенные правила, о которых будет рассказано в отдельном разделе нашего материала.
Сейчас подробнее остановимся на том, как работнику составить заявление о выдаче ему копии трудового договора.
Такое заявление должно быть оформлено письменно в свободной форме, поскольку нормативно установленной формы нет. Но нужно учитывать, что в компании может быть разработана своя форма такого заявления. Тогда работнику нужно руководствоваться ею.
Оформляется такое заявление, как правило, в бумажном виде. Исключение предусмотрено для дистанционного работника: его заявление может быть в форме цифрового документа, подписанного его любой электронной подписью.
Также дистанционный работник может указать в своем заявлении просьбу направить ему копию трудового договора также в форме электронного документа. Такие выводы следуют из части 1 ст. 62, ч. 2, 6, 7 ст. 312.3 ТК.
Предоставление копии трудового договора
Законом установлен максимальный срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику копию трудового договора: 3 рабочих дня со дня подачи человеком соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК).
Это правило касается как обычного, так и дистанционного сотрудника.
Руководству компании или коммерсанту-работодателю рекомендуется зафиксировать дату подачи работником заявления. Это можно сделать в журнале входящей корреспонденции.
А дату передачи работнику копии трудового договора можно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции, попросив человека поставить подпись о получении документа.
Таким образом, у работодателя будет документальное подтверждение соблюдения указанного порядка.
В случае нарушения порядка выдачи работнику дополнительного экземпляра трудового договора существуют риски для работодателя.
Так, ему может грозить привлечение к административной ответственности по части 1, 2 ст. 5.27 КоАП.
Это возможно, если в нарушение части 1 ст. 62 ТК сотруднику не будет выдана копия трудового договора в течение 3 рабочих дней со дня подачи им письменного заявления об этом.
Как заверить копию трудового договора
Копия трудового договора заверяется по определенным правилам. Рассмотрим их подробнее в данном разделе нашего материала.
Отметку о заверении на таком документе можно оформить так же, как и на выписке из трудового договора. Какие-либо особенности законом не предусмотрены.
В частности, указывается слово «Верно», должность лица, которое ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения.
Также нужно поставить печать, кроме случая, когда ее нет, и работодатель не обязан ее иметь.
Если копия нужна для представления в другую организацию, потребуется указать, что оригинал документа находится в компании или у частного коммерсанта.
Копию документа работнику нужно выдать безвозмездно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им заявления об этом.
Образец копии трудового договора
Трудовой договор – документ, содержащий информацию об обязанностях, функциях сотрудника, условиях работы, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений работодателя и работника.
Его копию, заверенную определенным образом, сотрудник имеет право запросить у работодателя.
В данном разделе нашего материала приведем образец того, как правильно оформить копию трудового договора для последующей выдачи ее работнику. Это поможет работодателю избежать ошибок и рисков.
Предлагаем ознакомиться и скачать образец копии трудового договора.
Начать дискуссию