Чек-лист для бухгалтера: как проверять действующих контрагентов на благонадежность

Почему действующие контрагенты требуют повышенного внимания

У контрагента за время сотрудничества могли произойти самые разные события: от ухудшения финансового положения и сокращения активов вплоть до банкротства.

Товары, работы, услуги по документам могут поступать от имени контрагента, который был выбран и прошел проверку, а по факту – исполняться силами других контрагентов, которые не проверялись при заключении сделки.

Налоговый орган, проводя проверку ваших контрагентов, обязательно увидит, что продавец или уже ликвидирован, или признан банкротом, или у него отсутствуют трудовые ресурсы (нулевая численность) для выполнения обязательств по договору.

И задаст резонный вопрос: «Почему не была проявлена должная осмотрительность при выборе контрагента?»

Причем налоговые «разрывы» зачастую вменяют наиболее платежеспособным налогоплательщикам, которым приходится доказывать свою непричастность и правоту уже в суде с непредсказуемым результатом.

А при крупных суммах неоплаченных доначислений для менеджмента высоки персональные риски уголовной ответственности.

5 шагов, чтобы избежать рисков

Что можно сделать, чтобы не столкнуться с описанными выше ситуациями?

1. Доработать внутренний регламент организации по проверке контрагентов.

2. Создавать по итогам проверки поставщиков досье каждой компании с информацией, которая подтверждает проверку контрагента на предмет его добросовестности.

3. Проводить постоянный мониторинг благонадежности действующих контрагентов, используя специализированные сервисы.

4. Включить в договоры с контрагентами «особые условия» – оговорки, которые смогут обеспечить защиту прав и имущественных интересов обеих сторон.

5. Исключить из налогового учета результаты финансово-хозяйственной деятельности по взаимоотношениям с недобросовестным контрагентом в части вычетов «входящего НДС» и расходов по налогу на прибыль, если договор с неблагонадежным контрагентом всё же был заключен.

Расскажем подробнее о каждом из этих пунктов.

Шаг 1. Доработка внутреннего регламента

Как доработать регламент организации по проверке поставщиков:

• Дополнить его проверкой контрагентов на момент подписания акта выполненных работ и проведения оплаты.

• Закрепить процедуру периодической перепроверки поставщиков (один раз в год) на основании внутренне установленных лимитов, начиная от определенного размера оборота закупок.

• Прописать работников, ответственных за проверку контрагентов в зависимости от специфики проверки.

Например, отдел продаж – первичный сбор информации о контрагенте, служба безопасности – проверка контрагента по базам данных МВД, ФССП и т. д., отдел бухгалтерии – проверка сделок и договоров на соответствие налоговому и бухгалтерскому законодательству и т. д.

Шаг 2. Создание досье

По итогам проверки контрагентов нужно для каждой компании составить досье с информацией, подтверждающей проверку контрагента на предмет его добросовестности.

Такое досье станет доказательством проявления должной осмотрительности при выборе контрагента и способно сыграть положительную роль при урегулировании споров с налоговыми органами.

Шаг 3. Мониторинг благонадежности действующих контрагентов

Как проводить такой контроль?

1. В досье компании проверить наличие всех первичных документов и документов, подтверждающих реальность сделки.

2. При необходимости связаться с контрагентом, чтобы запросить у него необходимые или недостающие документы и пояснения.

3. Если выявлены серьезные риски, рекомендуется:

   1. прекратить сотрудничество с таким контрагентом;

   2. попытаться «усилить» пакет документов (досье), чтобы подтвердить правомерность налоговых вычетов за прошлые периоды;

   3. просчитать риски в денежном выражении – налоги, пени, штрафы.

Если материальные риски высоки, ответственное за расчеты подразделение компании передает бухгалтеру информацию об этом с целью создать резервы под вероятностную уплату доначисленных налогов в будущем.

Например, Контур.НДС+, который позволяет:

• Узнать о рисках, из-за которых ФНС может отказать в вычете: например, если контрагент начал процесс ликвидации или признан банкротом.

• Приоритизировать неблагонадежных контрагентов по сумме НДС с ними или по сумме НДС с расхождениями.

• Избежать риска доначислений по субконтрагентам (контрагентам вашего контрагента) – за счет отслеживания налоговой дисциплины по НДС по контрагентам и их субконтрагентам.

Шаг 4. Особые условия в договорах с контрагентами

Включите в договоры с контрагентами «особые условия» – оговорки, которые смогут обеспечить защиту прав и имущественных интересов обеих сторон.

Механизм работы таких оговорок схематично выглядит так: если налоговый орган обнаружил расхождения по НДС (известный как разрыв) компании направляется информационное письмо.

Далее события могут развиваться по двум сценариям:

• Добровольное урегулирование «разрыва» с контрагентами и субконтрагентами;

• Отказ контрагента или субконтрагентов урегулировать «разрыв». В этом случае покупатель имеет право удержать в счет предстоящих платежей данному контрагенту сумму «разрыва» и самостоятельно возместить ущерб бюджету.

Шаг 5. Меры для снижения рисков

Если договор с неблагонадежным контрагентом всё же был оформлен – исключите из налогового учета результаты финансово-хозяйственной деятельности по взаимоотношениям с недобросовестным контрагентом в части вычетов «входящего НДС» и расходов по налогу на прибыль.

Если компания узнала о недобросовестности контрагента после сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности, нужно в кратчайшие сроки уточнить свои налоговые обязательства и представить уточненные декларации, а также уведомить налоговиков о мерах, предпринятых для снижения этого риска.

Подробную информацию найдете на сайте.

Реклама: 16+, АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, erid: LjN8JwhnS