Как работать с самозанятыми: 10 простых советов

Кто такие самозанятые

Самозанятыми называют тех людей, которые работают на себя и платят налог на профессиональный доход (НПД). Стать самозанятыми могут не только обычные физические лица, но и ИП.

Ставка налога зависит от статуса заказчика:

• 4% при получении дохода от физических лиц;

• 6% при получении дохода от ИП и юрлиц.

При этом самозанятые освобождены от уплаты страховых взносов, отчетности и использования ККТ.

Так как плательщики НПД самостоятельно уплачивают налог, их заказчики не обязаны удерживать НДФЛ с вознаграждения и начислять страховые взносы, и включать этих исполнителей в отчетность (в отличие, например, от обычных физлиц, с которыми заключаются договоры ГПХ).

С самозанятым быстро и легко оформить сотрудничество в отличие от приема работника в штат.

Но заменять трудовые отношения на договоры с плательщиками НПД нельзя! Это может привести к налоговым проверкам, штрафам и доначислениям в бюджет. Вместо экономии бизнес получит убыток.

Чтобы избежать негативных последствий, советуем придерживаться следующих правил.

Совет № 1. Привлекайте самозанятых только для выполнения отдельных видов работ

Важно с плательщиком НПД выстроить работу как со сторонним исполнителем, а не штатным сотрудником.

Исполнитель выполняет конкретный объем работ: создал и запустил сайт, сформировал бухгалтерскую отчетность, поклеил обои в офисе, отремонтировал станок, провел диагностику авто.

Если вам нужен человек, который с 9 до 18 сидит на телефоне в приемной или работает за прилавком, то самозанятый на эту роль не подойдет.

Иногда с помощью самозанятых закрывают «дыры» в линейном персонале, например, находят продавцов, грузчиков на время отсутствия постоянного сотрудника.

Это довольно рискованно, ведь такой работник будет подчиняться внутренним правилам компании, работать по определенному графику и т.д.

В то же время время можно нанять самозанятых официантов или поваров для работы на банкете – это разовая работа. В общем многое зависит от контекста и конкретной ситуации.

Поиск исполнителя – непростое дело. Для того, чтобы найти ответственного человека и получить от него в дальнейшем нужные документы по совершенной сделке, стоит присмотреться к специальным площадкам.

Совет № 2. Следите, чтобы доход самозанятого с начала года не превысил 2,4 млн рублей

Согласно ч. 8 п. 2 ст. 4 № 422-ФЗ, для плательщиков НПД установлен лимит годового дохода в 2,4 млн рублей.

Это значит, что заказчику придется платить все обычные для такой сделки налоги и взносы.

Конечно, самозанятый не обязан раскрывать свои доходы, которые он получает от других заказчиков. Отследить можно только сумму по заказам по вашей компании.

Например, если вы привлекли дорогого специалиста (разработчика, проектировщика) на длительный проект и оплачиваете работу по частям по мере ее выполнения.

Только это не спасет, если ваш исполнитель работает еще с кем-то.

Совет № 3. Убедитесь, что деятельность самозанятого не противоречит закону

Согласно п. 2 ст. 4 № 422-ФЗ, самозанятые не вправе:

• перепродавать товары чужого производства;

• осуществлять реализацию подакцизных и маркированных товаров;

• осуществлять добычу и реализацию полезных ископаемых;

• работать в интересах третьих лиц по договорам комиссии, поручения или агентского договора;

• сдавать нежилые помещения.

Конечно проводить любую сделку из списка выше вы можете, просто налоговые последствия у нее будут совсем другие и заключать вы ее будет не с самозанятым, а обычным «физиком».

А некоторые виды деятельности и вовсе физлицам вести нельзя. Например, продавать крепкий алкоголь (подакцизный товар) можно только юрлицам и при наличии лицензии.

Совет № 4. Проверьте, не был ли самозанятый раньше вашим сотрудником

Согласно ч. 8 п. 2 ст. 6 № 422-ФЗ, самозанятым запрещено сотрудничать с бывшими работодателями, если с момента увольнения прошло менее двух лет. И, конечно, нельзя сотрудничать с текущим работодателем.

Совет № 5. Убедитесь в действии статуса самозанятого перед началом сотрудничества и каждой оплатой

Исполнитель может ввести вас в заблуждение и заявить, что он самозанятый, но на самом деле специального статуса у него нет или он утрачен.

Иногда и сам человек просто не знает, что уже потерял право на применение режима НПД (да, и так бывает).

В ходе сотрудничества ситуация тоже может меняться, например, исполнитель снялся с учета, а заказчика не предупредил. Поэтому важно проверять статус и перед каждой оплатой.

Сделать это можно двумя способами:

• запросить у самозанятого справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог»;

• самостоятельно проверьте статус на определенную дату на сайте ФНС.

В первом случае исполнитель может затянуть отправкой справки или вообще отказаться, во-втором, проверять каждого исполнителя по каждому случаю придется вручную.

Совет № 6. Проверьте договор с самозанятым на наличие признаков трудового договора

Налоговики и представители Трудовой инспекции в первую очередь захотят при проверке заглянуть в договоры.

Большинство доначислений происходит именно из-за неверно составленных документов. Компании придется доказывать через суд, что она «просто неверно сформулировала» какие-то пункты, а на деле соблюдает закон.

Можно обойтись и без договора, но заключать его в письменной форме обязательно, если работа или услуга самозанятого обошлась вам дороже 10 тысяч рублей. Хотя мы рекомендуем подписывать договор в любом случае. Так безопаснее.

Договор нужен обеим сторонам для защиты прав при возникновении споров.

Важно составить правильный договор, чтобы налоговая не нашла в нем признаков трудовых отношений.

Предметом договора должна быть конкретная задача с конечным результатом.

Важно платить за определенный объем выполненных работ, а не «каждый месяц 15 числа».

Чем подробнее в договоре или в приложении к нему будут расписаны порядок выполнения работ (оказания услуг), их качество, ответственность сторон, тем ниже риски переквалификации такого договора в трудовой.

Совет № 7. Обсудите заранее с самозанятым возможные спорные моменты и добавьте в договор ответственность

Включите в договор обязанности самозанятого сообщать об утере статуса, выдавать чеки и ответственность за нарушение этих обязательств.

Например, это можно прописать вот так:

• Исполнитель обязан сообщить заказчику о снятии с учета или утере им статуса в качестве плательщика НПД незамедлительно, не позднее дня утраты статуса. При несвоевременном сообщении об утрате статуса, если Заказчик перевел Исполнителю оплату после утраты им статуса самозанятого, Исполнитель выплачивает Заказчику неустойку в размере 30% от суммы платежа. (прим. эксперта YouDo Бизнес – это возместит заказчику потери на уплате страховых взносов с гонорара исполнителя-физлица)

• Исполнитель обязан выдать заказчику чек в течение трех календарных дней после получения оплаты.

Совет № 8 Правильно переводите вознаграждения самозанятому

Платить самозанятому можно как наличными, так и безналом.

Безналичные переводы нужно оформлять правильно. Иначе банк может заподозрить, что ваша компания обналичивает деньги через физическое лицо или уходит от налогов.

Что нужно указать в платежке:

• в поле «Вид операции» следует проставить код «01»;

• в поле «Назначение платежа кодовое» – код «1», этот код нужен для определения типа дохода в целях взыскания, например, по исполнительным листам (даже если заказчик никаких удержаний у исполнителя не производит или у самозанятого вообще никаких взысканий нет);

• в поле «Очередность платежа» – код «5» это прочие платежи;

• в поле «Назначение платежа» нужно дать подробное описание, например, «Оплата по договору № 15 от 05.04.2023 за бухгалтерские услуги».

А если банк попросит пояснить операцию, нужно направить ему документы, подтверждающие сотрудничество с самозанятым (договор, акты, чеки).

Совет № 9. Требуйте чек после оплаты вознаграждения и проверьте его

Чек – обязательный документ как для самого самозанятого, так и для заказчика.

Самозанятый обязан выдать чек сразу в момент расчета (при наличных расчетах) либо не позднее девятого числа месяца, следующего за месяцем получения безналичной оплаты.

Только на основании чека заказчик может учесть сумму вознаграждения в своих расходах, а также подтвердить, что деньги оплачены именно лицу со статусом плательщика НПД.

Поэтому важно не только получить чек от самозанятого, но и проверить его.

На что обратить внимание в чеке:

• Сумма.

• Наименование работ / услуг – должны соответствовать договору.

• Отсылка к договору (не обязательно, но желательно указать конкретный договор или акт, по которому произведена оплата).

• ФИО и ИНН самозанятого. Маловероятно, но и тут могут быть ошибки, например, самозанятый неверно указал ИНН при заключении договора, а заказчик его не проверил.

Совет № 10. Проверьте не аннулировал ли самозанятый корректный чек

Если самозанятый допустил ошибку в чеке, то аннулировать выставленный чек и сформировать новый – нормально.

Но возможны случаи, когда недобросовестный исполнитель через некоторое время аннулирует действительный чек, чтобы не платить налог.

Заказчик узнать об аннулировании чека самозанятым может уже во время камеральной или выездной проверки. Доказать полноту учтенных расходов будет уже сложно и придется корректировать налоговую базу и доплачивать налог и пени.

При этом, если заказчик сам обнаружит, что исполнитель был недобросовестен и аннулировал действительный чек, то он имеет право инициировать в отношении самозанятого проверку.

ФНС обяжет самозанятого сформировать чек и выдать заказчику, а также оштрафует.

Соблюдайте эти правила и ваша работа с самозанятыми будет идти на пользу бизнесу и позволит сократить текущие издержки.

_{Реклама: ООО «Киберлогистик», ИНН 7730194136}