Акт сверки взаиморасчетов: образец заполнения 2023

Что такое акт сверки

Это документ, который составляется сторонами гражданско-правового договора чтобы зафиксировать факт выполнения взаимных обязательств.

Как правило, акт отражает движение товаров, работ, услуг и денежных средств между контрагентами в рамках сделки. Его можно оформить как по договору в целом, так и за определенный период.

При этом нужно учитывать, что акт сверки не является первичным учетным документом (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.17 № Ф03-3725/2017).

Он сам составляется на основе «первички»: товарных накладных, платежных поручений и т.п.

Зачем нужен акт сверки взаиморасчетов

Основное назначение акта – зафиксировать размер взаимных требований сторон на указанную в нем дату. Соответственно, его можно использовать для подтверждения наличия или отсутствия долга.

Но надо помнить, что взыскать задолженность только на основании акта сверки взаиморасчетов не получится – для этого нужны первичные документы и другие доказательства неисполнения обязанности.

Без них акт не имеет доказательственной силы (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 № Ф03-3725/2017).

Важно! Акт сверки сам по себе не порождает и не прекращает обязательств, а лишь констатирует итоги расчетов по договору (постановление Арбитражного суда Московского округа от 31.01.2017 № Ф05-22327/2016).

Таким образом, главный смысл проведения сверки и составления акта – выявление расхождений в расчетах между сторонами (переплаты или задолженности).

Если таковые обнаружены, то, при необходимости, акт можно использовать для их урегулирования: поиска причин расхождений, фиксации размера задолженности, выставления претензии, обращения в суд и т.п.

Также акт сверки имеет важное значение при расчете срока исковой давности.

Подписанный должником документ, в котором зафиксирована сумма задолженности, «обнуляет» срок давности – он начинает течь заново (ст. 203 ГК).

Правда, такое возможно только в том случае, если акт составлен до того, как истек «обнуляемый» срок давности. Подписание акта после окончания этого срока никакой роли уже не играет (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.12.2022 № Ф01-5251/2022).

Кроме того, акт сверки может служить документом, на основании которого рассчитываются требования, предъявляемые контрагенту по претензии или в исковом заявлении.

Также акты о взаиморасчетах можно положить в основу взаимозачета, особенно, если он носит многосторонний характер (т. е. должник по первому требованию является кредитором по последнему). «Замкнуть» такой круг без актов сверки непросто.

Используются акты и для инвентаризации расчетов с целью выявления и списания безнадежной задолженности.

Как проводится сверка по расчетам

Порядок сверки взаиморасчетов законодательно не регламентирован. Поэтому стороны могут согласовать его при заключении договора.

Если же в тексте контракта о сверке ничего не сказано, придется полагаться на сложившуюся практику (обычаи делового оборота).

Она предусматривает, что инициировать эту процедуру может любая из сторон договора в любой момент.

Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов и отразить ее результат в акте.

Два экземпляра этого документа подписываются инициатором сверки и направляются контрагенту с сопроводительными письмом. В нем излагается просьба подтвердить правильность данных акта или привести свои сведения.

Также желательно установить разумный срок для ответа (обычно он составляет от одной до трех недель).

Если контрагент согласен с данными акта, то он подписывает документ и возвращает один экземпляр инициатору сверки.

При наличии расхождений необходимо провести дополнительные консультации, чтобы выявить и устранить причины несоответствия. Такие консультации могут проводиться как в письменной форме (путем обмена актами), так и в устной (путем переговоров или очной сверки).

В идеале должен быть составлен согласованный сторонами акт.

Если же добиться этого не удалось, то составляется протокол разногласий. В нем отражается с какими именно положениями акта не согласен контрагент.

Также нужно привести соответствующие доказательства (ссылки на первичные документы). При необходимости копии «первички» прилагаются к протоколу.

Правила оформления акта

Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов.

А поскольку он не является первичным учетным документом, на него не распространяются и требования статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете. Напомним, что в этой норме перечислены обязательные реквизиты «первички».

Таким образом, акт сверки можно составить в произвольной форме (письмо Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2). Но, если форма была согласована сторонами при заключении договора (например, приведена в приложении), то нужно использовать именно ее (ст. 309 ГК).

Чаще всего акт сверки оформляется в виде таблицы, содержащей данные сторон договора. Помимо этого, указываются: размер долга на конкретную дату, информация о сделке и ее сторонах, подписи уполномоченных лиц.

Также важно следить, чтобы из акта сверки было понятно, к каким именно расчетам он относится (определение ВС от 02.02.2016 № 308-ЭС15-18441).

Внимание! При желании стороны могут составить электронный акт сверки по утвержденному ФНС формату (приказ от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@).

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец

Обычно этот документ содержит следующие реквизиты:

наименование (акт сверки расчетов);
дату составления;
период сверки;
реквизиты договора, по которому проводится сверка;
данные о сторонах сверки (наименование, ИНН, ОГРН, адрес);
данные о расчетах по договору: входящее сальдо (состояние расчетов на начало периода сверки), движение товаров, работ, услуг (в денежном выражении) и денег, исходящее сальдо;
информацию о первичных документах, подтверждающих движение продукции и денег;
данные о задолженности, если она выявлена;
должности и ФИО лиц, которые подписали акт, с указанием документов, дающих им такие полномочия.

Ставить печать необязательно. Но, если организация использует печать в делопроизводстве, то лучше заверить ею акт.

Это будет дополнительным подтверждением того, что документ подписан уполномоченным лицом и экземпляр подлинный.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов

Это может сделать руководитель организации или любое другое лицо, у которого есть соответствующая доверенность. В том числе доверенность на подписание акта потребуется главному бухгалтеру.

Соответственно, если акт сверки заверяет не руководитель компании, то нужно предпринять следующие шаги: дополнительно запросить у подписанта доверенность, снять с нее копию, заверить и хранить вместе с актом.

Акт сверки – обязательный документ

Действующее законодательство не обязывает стороны составлять акты сверки взаимных расчетов.

Но такая обязанность может вытекать из содержания договора (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК).