Что случилось
Вышло письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784, в котором даны разъяснения по заполнению подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Речь идет о подразделе, который с 2023 года заменил собой форму СЗВ-ТД.
В основном разъяснения касаются отражения в ЕФС-1 договоров ГПХ.
Отметим: если вы имеете отношения с физлицами по договорам ГПХ, вам нужно получить согласие на обработку персональных данных.
В этом разборе рассказываем, как его составить и получить.
Теперь продолжим про ЕФС-1.
Даты в ЕФС-1
В ЕФС-1 дата указывается в графах 2 и 9.
Смотрите в таблице, что это за графы и какая информация там должны быть согласно порядка заполнения данного отчета.
Графа | Наименование | Что указывают в графе |
2 | Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ | дата начала периода работы по договору ГПХ; дата окончания периода работы по договору ГПХ. |
9 | Дата подраздела «Основание» | дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ. |
Договор заключен ранее даты начала работ
Если дата заключения договора и дата начала работ, указанная в этом договоре, не совпадают, то в графах 2 и 9 будут разные даты.
Например, с работником заключен договор ГПХ от 01.02.2023. Дата начала работ (указана в договоре) – 05.02.2023.
Таблица для ситуации, когда работы начались позднее даты заключения договора
Графа подраздела 1.1 ЕФС-1 | мероприятие «Начало договора ГПХ» |
2 | 05.02.2023 (дата начала работ) |
9 | 01.02.2023 (дата заключения договора) |
Договор заключен позднее даты начала работ
Если работник уже приступил к оказанию услуг, а договор заключен позже, то обе эти даты надо отразить в ЕФС-1.
Например, договор ГПХ заключен 13.03.2023 с датой начала работ 20.02.2023.
В этом случае в ЕФС-1 указывают дату начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дату заключения договора ГПХ (13.03.2023).
Таблица для ситуации, когда работы начались ранее даты заключения договора
Графа подраздела 1.1 ЕФС-1 | мероприятие «Начало договора ГПХ» |
2 | 20.02.2023 (дата начала работ) |
9 | 13.03.2023 (дата заключения договора) |
Сдать ЕФС-1 в этой ситуации надо не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора ГПХ.
То есть, решая вопрос о сроке сдачи ЕФС-1, надо ориентироваться на дату в графе 9.
Если договор заключен 13 марта, то сдать ЕФС-1 надо до 14 марта. При этом работать человек начал с 20 февраля.
В договоре не прописаны даты начала и окончания работ
Если договор ГПХ заключен без указания периода работы, то в графе 2 будет:
- для начала договора – дата заключения договора (графа 2 = графа 9);
- для окончания договора – дата акта выполненных работ.
Таблица для ситуации, когда в договоре не указан период работы
Графа подраздела 1.1 ЕФС-1 | мероприятие «Начало договора ГПХ» | мероприятие «Окончание договора ГПХ» |
2 | Дата заключения договора | Дата акта выполненных работ |
9 | Дата заключения договора | Дата акта выполненных работ |
В договоре указан срок, но не прописаны даты начала и окончания работ
Если договор ГПХ заключен на год, но без указания периода работы, но при этом акт выполнении работ составлен до окончания срока действия договора, то в ЕФС-1 дата прекращения договора ГПХ будет в соответствии с актом выполненных работ.
То есть, заполнение граф 2 и 9 будет аналогичным предыдущему случаю, когда срок договора вообще не был прописан.
Таблица для ситуации, когда в договоре не указан период работы, но он заключен на год, а акт составлен раньше, чем через год
Графа подраздела 1.1 ЕФС-1 | мероприятие «Начало договора ГПХ» | мероприятие «Окончание договора ГПХ» |
2 | Дата заключения договора | Дата акта выполненных работ |
9 | Дата заключения договора | Дата акта выполненных работ |
При этом в графе 8 «Основание» при окончании договора ГПХ указывают акт выполненных работ.
Договор начался в 2022 году, а работы завершились в 2023 году
Если в 2023 году завершились работы по договору ГПХ, который был заключен в 2022 году, то в ЕФС-1 указывают только дату окончания.
Одновременно показывать там прошлогоднее мероприятие начала договора не надо.
По договору ГПХ в 2022 году была сдана форма СЗВ-СТАЖ. В ней отражен период действия договора. В 2023 году будет только дата окончания.
Таблица для ситуации, когда ДГПХ начался в 2022 году, а закончился в 2023 году
Графа подраздела 1.1 ЕФС-1 | мероприятие «Начало договора ГПХ» | мероприятие «Окончание договора ГПХ» |
2 | - | Дата прекращения договора (или дата акта выполненных работ) |
9 | - | Дата прекращения договора (или дата акта выполненных работ) |
Даты начала и окончания договора известны заранее
ЕФС-1 по мероприятию «окончание договора ГПХ» можно сдать досрочно.
В одном отчете можно сразу указать и начало договора, и будущее окончание.
Например, заключили договор ГПХ с 01.02.2023 по 01.03.2023. Дата расторжения договора известна заранее.
До 2 февраля надо было сдать ЕФС-1. Там можно было указать сразу два мероприятия – и начало 01.02.2023 и окончание 01.03.2023.
Договор заключен с самозанятым, который утратил право на НПД
На самозанятых форму ЕФС-1 не сдают.
Но если человек утратил право на НПД, компания-заказчик должна сдать на него ЕФС-1.
Но в какой срок сдать, если договор заключен давно?
Минтруд считает, что в этой ситуации надо заключить новый договор. И уже от даты заключения этого договора отталкиваться при сдаче ЕФС-1.
По мнению Минтруда, то обстоятельство, что исполнитель слетел с НПД, является существенным при заключении договора ГПХ и служит основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ.
Если компания узнала о потери статуса НПД постфактум, то дата заключения договора будет позже даты начала работ, которые человек выполняет уже в роли обычного физлица, а не самозанятого.
Как заполняют ЕФС-1 в случае несовпадения дат начала работ и заключения договора ГПХ, смотрите выше.
Комментарии
6Добрый день!
Интересно, а если договор подряда без окончания срока действия и акты заполняются с периодичностью раз в месяц или квартал. Как тогда указывать графу Окончание договора ГПХ если он не заканчивается...?
не сдавать отчет о расторжении договора, и показывать это физ. лицо во всех отчетах, или с суммой начислений или с нулями.
Спасибо!
добрый день. ситуация такова: заключен договор гпх, сдана ефс-1, договор не был исполнен и соответственно расторгается без оплаты. как сдать ефс-1? заранее спасибо за ответ
отдельно хочется попросить рассказать как, например, в ЗУП 8.3 составить и, главное, отправить ЕФС 1 с одновременным указанием начала договора ГПХ и окончания договора ГПХ если они известны и указываются заранее