Как оформлять неоплачиваемый отпуск или отпуск за свой счет: ответы на все вопросы с образцами

Помимо оплачиваемых ежегодных отпусков – основного и дополнительного, обязательного для некоторых работников, есть также «отпуск без сохранения заработной платы» (ст. 128 ТК). Кто-то называет его отпуском за свой счет, кто-то – отпуском без содержания или неоплачиваемым отпуском.

Согласно трудовому законодательству безоплатный отпуск бывает обязательным и на усмотрение работодателя.

В статье поговорим про неоплачиваемые, свободные от работы дни как по желанию сотрудника, так и по инициативе работодателя.

Сначала определимся, при каких условиях сотрудник может или должен идти отдыхать за свой счет, как надолго, можно ли прерывать этот отпуск или увольнять во время него.

А затем перейдем к порядку оформления дней без сохранения заработной платы, включая приказ, заявление и табель учета рабочего времени.

Когда сотрудник может брать неоплачиваемый отпуск

В определенных случаях работодатель не вправе отказать в предоставлении свободных дней сотруднику, если тот изъявил об этом желание.

Все обязательные отпуска без сохранения заработной платы можно условно разделить на три группы:

Предусмотренные ст. 128 ТК. Например, свободное время обязательно дается в случае рождения детей, бракосочетания, смерти близких. Есть и другие – назовем все дальше в таблице.
Обязательные в силу федеральных законов. Например, супругам военных для совместного отдыха и др.
Прочие в силу других статей ТК. Например, при определенных условиях работодатель обязан дать сотруднику дни и даже месяцы на время учебы, но не должен их оплачивать. В этом случае нужно оформлять отпуск за свой счет.

Все варианты обязательных отпусков без содержания и основания для них сможете найти далее в таблице. В остальных случаях компания или ИП имеет полное право решать – отпускать сотрудника или нет.

В таблице мы сразу дадим для каждого вида отпуска его сроки по законодательству. Но сначала коротко скажем о том, как определять минимальную и максимальную длительность.

Сколько дней без оплаты может взять работник

Сроки обязательных отпусков без сохранения зарплаты зависят от основания по ТК или ФЗ.

Например, они варьируются от 5 до 60 календарных дней – по ст. 128 ТК или от 10 дней до 4 месяцев – по ст. 173 ТК и ст. 174 ТК для безоплатных учебных отпусков.

В каких-то случаях сроки привязаны к конкретным условиям, как скажем отдых внешнего совместителя по длительности должен совпадать с тем отпуском, что он берет по основному месту работы.

Точные сроки периодов отдыха без оплаты определяются по соглашению сторон.

Для необязательных отпусков без содержания строгих лимитов в законе нет. Тут как стороны договорятся.

Работодатель вправе регулировать порядок и срок неоплачиваемых дней на свое усмотрение (ч. 1 ст. 128 ТК).

Соберем теперь все отгулы за свой счет, предусмотренные законодательством, – в таблице ниже. А после нее перейдем к ответам на вопросы и к тому, как оформлять неоплачиваемые дни.

Как подготовиться к сезону отпусков и правильно оформить все приказы, переносы и замены? Какие типичные ошибки допускают работодатели и как их избежать? Послушайте советы от эксперта. Смотреть запись вебинара. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.

Таблица. Кому работодатель не может отказать в отпуске за свой счет.

Категория сотрудников	Сроки отпуска, в году	Основание
Работник, у которого родился ребенок либо он регистрирует брак либо у него умерли близкие родственники	До 5 календарных дней	ч. 2 ст. 128 ТК
Участник Великой Отечественной войны	До 35 календарных дней	ч. 2 ст. 128 ТК
Работающий пенсионер (по возрасту)	До 14 календарных дней	ч. 2 ст. 128 ТК
Родитель и супруг(а) военнослужащих, сотрудников ОВД, противопожарной службы, таможни, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или пострадавших при исполнении обязанностей либо вследствие заболевания, связанного с прохождением (военной) службы	До 14 календарных дней	ч. 2 ст. 128 ТК
Работающий инвалид	До 60 календарных дней	ч. 2 ст. 128 ТК
Работники, допущенные к вступительным испытаниям для получения высшего образования / среднего профессионального образования	15 / 10 календарных дней	ч. 2 ст. 173 ТК / ч. 2 ст. 174 ТК
Слушатели подготовительных отделений ВУЗов для прохождения итоговой аттестации	15 календарных дней	ч. 2 ст. 173 ТК
Работники-учащиеся ВУЗов / средне-профессиональных учебных заведений на время промежуточной аттестации	15 / 10 календарных дней	ч. 2 ст. 173 ТК / ч. 2 ст. 174 ТК
Работники-учащиеся ВУЗов / средне-профессиональных учебных заведений для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых экзаменов	4 месяца / до 2 месяцев	ч. 2 ст. 173 ТК/ ч. 2 ст. 174 ТК
Работники-учащиеся ВУЗов на время сдачи итоговых экзаменов	1 месяц	ч. 2 ст. 173 ТК
Внешний совместитель, если отпуск на работе по совместительству короче, чем на основной	Расчетное количество дней, необходимое для соблюдения срока основного отпуска	ч. 2 ст. 286 ТК
Члены избирательных комиссий	На период выборов	ст. 170 ТК, Закон от 10.01.2003 № 19-ФЗ
Обладатели госстатусов и званий, например Героя Труда	Определены в законе	Закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ О ветеранах
Супруг(а) военнослужащего – на время его отпуска	Период отпуска военного	ч. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ
Сотрудники: с 2-мя или более детьми младше 14 лет; с ребенком-инвалидом младше 18 лет; одинокие матери детей младше 14 лет; отцы, воспитывающие ребенка до 14 лет без матери	До 14 календарных дней, если прописано в коллективном договоре	ст. 263 ТК

Ответы на вопросы про неоплачиваемые отпуска по инициативе работника и по инициативе работодателя

Может ли сотрудник выйти из отпуска за свой счет досрочно?

Да, может.

Если сотрудник раньше времени решил свои личные дела, ради которых брал отгулы, то он может выйти на работу досрочно. Никаких запретов в ТК нет.

В этом случае порядок оформления документов такой:

Работник пишет заявление о желании прервать отпуск без содержания.
Работодатель оформляет приказ о досрочном прекращении безоплатного периода.
Потом корректирует фактическую длительность отгула в личной карточке – в разделе, где сведения об отпусках.

Можно ли отозвать сотрудника из отпуска без содержания досрочно?

Такое тоже возможно.

Когда условия производства (рабочих процессов) требуют, чтобы сотрудник выполнял свои обязанности, работодатель может инициировать досрочное прекращение отпуска без сохранения зарплаты.

Главное, получить от сотрудника согласие перед отзывом его из неоплачиваемого отпуска. Для этого работнику направляют письменное уведомление. Он в свою очередь ставит на документе отметку, согласен или нет досрочно вернуться на работу.

Далее порядок похож на тот, что при досрочном возвращении сотрудника по своей инициативе. Оформляется приказ о досрочном прекращении, потом вносится отметка в личную карточку.

Порядок, как вы будете оформлять досрочный выход из отпуска без сохранения заработной платы, советуем закрепить в локальном акте (ст. 8 ТК). Там же или в учетной политике стоит утвердить образцы используемых документов.

Может ли работодатель отправить в отпуск без содержания против воли сотрудника?

Такого права у работодателя нет.

Нельзя принуждать сотрудника брать время без сохранения заработной платы, например, из-за снижения покупательной способности клиентов организации или в связи с финансовыми трудностями в компании.

Работник может воспользоваться отпуском без содержания только по своему желанию, даже если он предусмотрен законом.

Если насильно отправить сотрудника «отдыхать» без оплаты, есть риск, что он пойдет жаловаться в Роструд и дело дойдет до суда.

Кроме того за принудительные отгулы работодателям грозит административное наказание по ст. 5.27 КоАП.

Должностному лицу или ИП – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. В случае повторного нарушения – от 10 000 до 20 000 руб. с дисквалификацией как минимум на один год или до трех лет.
Организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб. В случае повторного нарушения – до 70 000 руб.

При работе с кадровыми документами особенно важно позаботиться о защите персональных данных. Тем более, что в 2023 году есть изменения в требованиях, и Роскомнадзор усилил проверки. Посмотрите запись вебинара – и выстройте безопасную работу без штрафов. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.

Могут ли отправить в неоплачиваемый отпуск на время простоя?

Нет, не могут.

Объяснение тут такое же, что было выше. Работник может воспользоваться отпуском без содержания только по своему желанию. Иначе работодателю грозят административные штрафы.

На время отсутствия заказов, если работодатель хочет сэкономить на зарплате, он может оформлять лишь простой по своей вине.

Но даже этот период должен оплачиваться в размере не менее 2/3 средней зарплаты работника за последние 12 месяцев (ст. 157 ТК).

Могут ли уволить в период неоплачиваемого отпуска?

Такое увольнение возможно лишь в трех случаях:

работник решил уйти по собственному желанию;
стороны расторгают трудовой договор по обоюдному согласию;
организация ликвидируется или ИП закрывает свой бизнес.

В остальных ситуациях работодатель не вправе по своей инициативе уволить работника, если он находится в отпуске, в том числе без содержания.

Инструкция с образцами: как оформлять отпуск за свой счет

Порядок оформления отпуска без сохранения заработной платы следующий:

Взять с сотрудника заявление.
Издать приказ о предоставлении отгула.
Сделать запись в личной карточке.
Отметить дни отсутствия в табеле учета рабочего времени.

Остановимся на каждом действии подробнее и посмотрим на примеры.

Заявление на неоплачиваемый отпуск: образец

В заявлении работник обычно пишет причину и планируемые даты отсутствия. Причина нужна работодателю, чтобы сориентироваться – обязан он отпускать сотрудника в силу закона или есть право решать.

Когда речь идет об отгуле, который предоставлять обязательно, сотрудник также должен подтвердить причину документально. Не важно, сразу предъявить вместе с заявлением или позже, когда бумага будет на руках.

Например, свидетельство о браке или справка из ВУЗа с вызовом на сессию.

Образец оформления заявления на отгул.

Скачать образец полностью.

Оформление приказа на отпуск без содержания: образец

На основании заявления сотрудника работодатель издает приказ о предоставлении отпуска без зарплаты. Можно использовать свою форму или унифицированные Т-6 или Т-6а (см. образец ниже).

В разделе Б формы Т-6 пишут пишут вид отпуска, количество календарных дней и даты.
Раздел А заполняют тоже, если сотрудник берет отпуск за свой счет дополнительно к основному – сразу после него или перед ним.
В разделе В подводят итог: ставят общее число дней отдыха и даты.

Приказ должен быть подписан руководителем или другим уполномоченным сотрудником. Далее отпускника знакомят с приказом под роспись.

Образец оформления приказа об отпуске за свой счет (разделы А, Б, В).

Скачать образец полностью.

Как обмениваться заявлениями и приказами с теми, кто работает удаленно – в другом городе или стране? Настройте электронный кадровый документооборот (ЭДО) по советам от эксперта. Смотрите запись вебинара.

Запись в личной карточке

После оформления приказа нужно занести сведения об отпуске без содержания в раздел VII личной карточки (форм Т-2). Здесь указывают:

вид отпуска (без сохранения заработной платы);
количество календарных дней;
даты начала и окончания;
основание – реквизиты приказа о предоставлении отгула.

Отражение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 важно правильно обозначить дни неоплачиваемого отпуска:

«ДО» (цифровой код 16) – по разрешению работодателя, например, по семейным обстоятельствам;
«ОЗ» (цифровой код 17) – по законодательству РФ, допустим, в случае регистрации брака или рождения ребенка;
«ДБ» (цифровой код 18) – дополнительные дни за свой счет, например, работникам с двумя и более детьми младше 14 лет.

Нужно ли фиксировать отгулы в графике отпусков

В законодательстве нет такого требования – отражать отпуск без сохранения зарплаты в графике отпусков. Главное, соблюсти правила о предоставлении ежегодного и дополнительного оплачиваемого отпуска.

В то же время, первые в году 14 дней отпуска за свой счет нужно включать в расчет стажа, который дает право на основной отпуск. А значит вести учет неоплачиваемых отгулов все-таки стоит.

Можно в отдельном документе либо добавить строку в графике отпусков – ведь работодатель вправе разработать его форму как удобно.

Что еще важно помнить про отпуск за свой счет

В отпуск без оплаты не включаются праздничные дни.
Дни больничного в период отпуска без содержания также не оплачиваются.
Дни отпуска исключаются из расчетов, связанных со средней зарплатой.
В периоде испытательного срока (стажировки) дни отгулов не засчитываются.
Если сотрудник отсутствует долго, работодатель вправе взять на его место временную замену.
Отпуск без сохранения зарплаты можно прервать только по желанию сотрудника. Помните, даже если инициатор – работодатель, оформлять отзыв сотрудника обратно без его согласия нельзя.

Надоело искать нужные курсы и покупать их по одному?

Оформите подписку «Клерк.Премиум» и получите доступ сразу ко всему каталогу обучения:

50+ онлайн-курсов для бухгалтеров, кадровиков и ИП;
Топовые темы: налоги, ФСБУ, проверки, учет, оптимизация, кадры, 1С, право;
400+ вебинаров.

Плюс получите доступ к неограниченным консультациям. Ответим на любой вопрос за пару часов. Получить доступ.