IT-системы для бизнеса: какие бывают, зачем нужны и как выбрать

Виды IT-систем для бизнеса

ERP-системы

ERP-системы предназначены для планирования и управления ресурсами предприятия.

В них ведется или собирается значительное количество первички: финансовая первичка, первичка относительно товаров, производства, заказов, номенклатуры и всего прочего, человеческая первичка – часы подработки, требуемые и планируемые сотрудники и так далее.

CRM-системы

CRM – это система, где хранятся данные текущих и будущих клиентов (адреса, телефоны, статусы, переписки с ними и так далее).

Часто на основании данных CRM составляются договоры и подкачиваются финансовые показатели, так как там доступна информация о дебиторке.

CPM и EPM-системы

Это системы управления эффективностью бизнеса, где ведется финансовая отчетность, показатели и все остальное, что связано с финансами и стратегическим развитием.

BI-системы

Это системы, предназначенные для визуализации и удобства принятия решений.

Вы видите всю информацию в виде разноцветных графиков, диаграмм, таблиц и так далее, всё двигается, всё красиво и удобно.

BPM-системы

Это системы, предназначенные для workflow – всевозможных бизнес-процессов, связанных с согласованием бюджетов, платежей, договоров и не только.

Также в них есть функция согласования документов: приказов, отпусков и прочего.

HRM-системы

HRM-системы решают задачи, связанные с персоналом, оптимизацией его использования, прогнозированием его количества и так далее.

Что лучше – единая ERP или набор систем

Часто собственники компаний хотят выбрать ERP и строить все на одной системе. Это чем-то похоже на то, как люди хотят ходить в одной обуви – зачем ее выбирать каждый день, уже есть одна пара, будем ходить в ней круглый год.

В другом климате это могло быть возможно, если погода не меняется, но в российских условиях ходить круглый год в одной обуви весьма проблематично.

ERP хорошо ведет складской учет, расчет себестоимости, внесение первички, часов и так далее.

Что же касается работы с CRM – ведущие российские CRM (amoCRM и Битрикс) покупаются и используются отдельно, несмотря на то, что они входят в холдинг 1C.

Так они дают возможность реализовать весь нужный функционал – не надо ничего допиливать, не будет ничего разваливаться, решение заточено именно для CRM-задач.

Можно построить CRM-систему и на стандартной 1C:ERP или какой-то другой ERP, но это будет дороже и менее функционально.

Для каждого блока задач есть альтернатива, которая заточена именно под него.

Для торговли, если вы небольшая компания, можно взять «МойСклад», а для бухгалтерского учета рассмотреть «Моё дело».

В качестве модуля расчета зарплаты лучше всего использовать 1C:ЗУП.

Если вы рассматриваете CPM, EPM-систему, где будут финансы, консолидация, планирование, бюджетирование – то такие задачи решают ФинГрад или 1C:УХ.

Кстати, Excel – тоже отличная ERP-система, в которой можно вести все и сразу, и небольшие компании обычно с такой ERP и начинают. Там и отчеты, и первичка, и реестр клиентов, и склад, а у небольших компаний даже расчет налогов и зарплаты.

Единая ERP хороша тем, что это одна система, которую чинит и при необходимости достраивает одна команда программистов.

С другой стороны, это как швейцарский нож: он вроде решает все проблемы, там и пила есть, и открывашка, и штопор, и много чего еще, и в однодневном походе он вполне может пригодиться.

Но использовать швейцарский нож в домашних условиях для нарезки салата не рекомендую, да и стандартный российский штопор открывает бутылки намного лучше, не говоря уж о «Гагарине».

Поэтому для каждой задачи лучше использовать специализированную систему, которая решит конкретно эту задачу.

Вы берете ERP, а дальше строите необходимые отчеты, необходимые модули общения с клиентом и встраиваете их в свою IT-структуру.

Минусы использования модульных систем

Необходимость поддержки интеграций

Модули в системе должны быть интегрированы между собой.

Очень важный момент: даже между 1C-решениями тоже должны выстраиваться и поддерживаться интеграции.

Даже при наличии интеграционных модулей вам понадобятся сотрудники для поддержки этой интеграции, мониторинга и так далее.

Необходимость синхронизации

Интеграции должны быть быстрыми: если данные перекачиваются за полдня, это не вариант, вы не сможете оперативно обновлять и получать информацию.

В системе, где нужна отчетность или быстрое обновление, все данные должны не импортироваться, а именно синхронизироваться – при изменении данных задним числом другая система должна тоже автоматически вносить корректировки.

В идеале система показывает текущие данные, но при этом есть возможность посмотреть данные, которые были получены из первичной системы, чтобы понимать историю изменений.

Необходимость хранения мастер-данных

Для каждого раздела нужно понимать, где находятся мастер-данные: куда поступают банковские выписки, куда заносятся часы работы сотрудников, куда вбиваются приходные и расходные накладные и так далее.

По моему опыту, обычно во всех этих системах справочники – клиенты CRM, контрагенты в бухгалтерии и другие – по разным причинам не синхронизированы.

Для каждого вида мастер-данных вы должны определить его хранилище, и это поможет выстроить прозрачную работу.

Плюсы использования модульных систем

Оптимизация задач и затрат на них

Каждая из блоков задач решается наилучшим образом и приносит максимальный результат на оптимальном движке. Поддерживать хорошо работающую систему всегда проще, чем перенастраивать на то, для чего она не приспособлена.

Поддержка взаимосвязи разных систем обходится значительно дешевле, чем поддержка разных процессов внутри одной системы.

Легкость изменений в системе

Вы можете постепенно подключать или отключать продукты, включать решения, заменять одни системы на другие, а все остальное продолжает работать.

Другой пример: вам нужно подключить новую компанию. Вы подключаете их к внесению первички, в ERP настраиваете расчет себестоимости, 1C‑бухгалтерию оставляете ту, которая у них есть, ничего не меняя.

Подключения каждого блока – конечный процесс, и это очень важно.

Также подключение (или исключение) нового бизнеса становится прозрачным и понятным – и это один из показателей того, как легко производить изменения.

Если же все данные находятся в ERP, и вы подключаете новую организацию с другими бизнес-процессами – разваливается все. То же происходит, когда требования к процессам или отчетности резко меняются.

Любые изменения в ситуации, когда все завязано внутри одной системы, крайне сложны.

Внедрение шаг за шагом

Вы реализуете задачу в одной системе, получаете результат, затем переходите к другой системе, получаете результат и так далее. Это принцип step by step, шаг за шагом вы достигаете цели.

Внедрение же общей ERP и любые замены в ней, по нашему опыту – огромный процесс, который часто завершается неудачно.

Разбивая процесс на шаги и получая результат на каждом этапе, вы получаете возможность достичь цели:

быстрее;
дешевле;
вообще в принципе достичь цели.