По статье 123 ТК очередность отпусков регулируется графиком. Его утверждают все работодатели за две недели до нового года.
Например, график на 2024 год должен быть составлен до 16 декабря 2023 года.
В течение года в график приходится вносить изменения, например когда сотрудник переносит отпуск, сокращает или отменяет ранее запланированный или просит внеурочный отдых на новые даты.
Также в графике понадобятся корректировки для принятых на работу среди года сотрудников.
В статье рассказываем и про утверждение графика отпусков, и про внесение изменений в него. Дадим пошаговые инструкции и образцы заполнения.
Прежде, чем перейдем к правилам работы с графиком, дадим обзор недавних разъяснений Роструда по этой теме.
Пять разъяснений Роструда про график отпусков
Мнение профсоюза
График утверждают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если таковая в компании имеется.
Для выдачи мотивированного мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней. Поэтому составить график отпусков надо будет раньше, чтобы успеть получить «добро» от профсоюза и утвердить документ к 16 декабря.
А если профсоюз есть, но в нем состоят только 10% сотрудников?
Тогда его мнение запрашивать не надо, поясняет Роструд.
Мнение профсоюза запрашивают, если он представляет интересы всех или большинства работников.
Отпуск за прошлый год
Если сотрудник по какой-то причине не отгулял отпуск за прошедший рабочий год, а уже составляют график на новый год, туда надо включить и ту часть недогулянного отпуска, разъясняет Роструд.
Дело в том, что в отпуск надо идти по графику, поэтому там должны быть все дни, которые сотрудник должен отгулять в новом календарном году.
Деление отпуска на части
Отпуск можно давать частями (но одна из них должна быть не менее 14 дней).
Но такое деление возможно только по согласованию сотрудника и работодателя.
Если работник и работодатель не могут прийти к соглашению о разделении отпуска на части, то отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью), предупреждает Роструд.
Кстати, 14-дневная неделимая часть отпуска может состоять из частей отпусков за разные рабочие года. Это не запрещено, поясняет Роструд. Главное, чтобы отдых длился не менее 14 дней.
Уменьшение отпуска
Работодатели беспокоятся, что будет проблематично удержать переплаченные отпускные, если сотрудник пойдет в отпуск авансом.
Поэтому некоторые креативят – например, включают в график не весь отпуск, а только его часть, которая будет заработана на момент оформления отпуска.
Но так делать нельзя, разъясняет Роструд.
В графике должно быть 28 дней (минимум).
И даже если сотрудник сам просит запланировать ему только 14 дней отпуска в год, включать в график надо 28 дней, уточняют трудинспекторы.
Все самое важно о том, как оформлять отпуска в 1С, рассказывает эксперт в онлайн-курсе «Клерка» про работу с 1С:ЗУП: подробности здесь.
Дата начала отпуска
В графике надо указывать не просто месяц отпуска, а конкретную дату, говорит Роструд.
В противном случае между работником и работодателем могут возникнуть разногласия относительно даты начала такого отпуска.
Кстати, днем начала отпуска может быть и праздничный день, например, 1 января или 1 мая. Но имейте в виду, что нерабочие праздничные дни в число дней отпуска включаться не будут, предупреждает Роструд.
Нормативное регулирование
Обязанность составлять график отпусков предусмотрена для всех работодателей статьей 123 ТК. Это значит, что очередность и длительность отдыха стороны согласовывают заранее и затем они должны придерживаться такой договоренности.
Например, сотрудник не вправе просто так взять и уйти в отпуск, не договорившись с руководством. За это в худшем случае могут уволить, а в лучшем объявить выговор как дисциплинарное наказание.
В то же время, если отпуск был заранее утвержден в графике, а работник уйдет отдыхать без напоминаний и заявлений, работодатель не вправе будет расценить это как прогул. Такие разъяснения Роструда есть на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Не утверждать график отпусков вправе только микропредприятия, если они решили работать без локальных актов. Такое право у них есть в силу статьи 309.2 ТК.
При отказе от графика отпусков микрофирмы обязаны подписать с каждым сотрудником соглашение об этом и зафиксировать такой факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Если у компании или ИП с наемным персоналом не будет утвержденного графика отпусков, им грозят штрафы по статье 5.27 КоАП. Такое нарушение могут обнаружить трудовые инспекторы в ходе проверки.
Размеры административных штрафов:
для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей,
для предприятий – от 30 000 до 50 000 рублей.
Форма для графика отпусков
Работодатель может составить график отпусков по унифицированной форме Т-7или разработать собственный вариант со всеми необходимыми реквизитами.
Главное, закрепить используемую форму в локальном акте.
На практике многие берут за основу утвержденную форму Т-7 и дополняют нужными графами, например, о рабочем годе, за который отпуск, или для личной подписи сотрудников при ознакомлении с графиком.
Подписи сотрудников в графике отпусков не обязательны (письмо Роструда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Но их наличие можно будет считать подтверждением того, что стороныдоговорились и исполнили статью 125 ТК.
График отпусков по форме Т-7:
Скачать форму графика отпусков.
Правила оформления графика отпусков
Чтобы избежать простоев в рабочих процессах, работодатель вправе сам решить, кто из работников и когда идет отдыхать.
Тем не менее на практике многие собирают сначала пожелания сотрудников и затем уже утверждают даты в графике окончательно.
Каким правилам следовать при планировании отпусков:
В первый год работы сотрудник может рассчитывать на оплачиваемый отпуск только через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК). Но если работодатель не против, он может отпустить работника и раньше – дать дни авансом. Есть исключения – про них скажем в следующем подразделе.
Отпуск измеряется в календарных днях, в которые не входят нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК). При этом дата начала может быть любой, хоть в воскресенье.
В график отпусков заносят всех работников, в том числе тех, кто на срочных договорах. Об этом разъяснения Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
На год обязательно распланировать как минимум 28 календарных дней основного отпуска. Таблицу с категориями сотрудников, кому положен удлиненный отдых, дадим ниже.
В графике учитывают и дополнительный оплачиваемый отпуск, если у сотрудника есть право на такой по правилам компании или в силу закону (ст. 116 ТК). Например, за ненормированный рабочий день.
Как минимум, одна из частей отпуска в графике должна длиться не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК).
По каждому периоду отдыха обязательно ставят дату начала и длительность. Дату завершения фиксировать в графике можно, но такого требования нет.
Прописывают даты отпуска на весь год до 31 декабря. Заранее планировать переносы на следующий год нельзя, даже по тем, у кого есть право идти отдыхать в любое время.
Научитесь вести кадровый учет по правилам 2023 года, в том числе оформлять приказы на отпуска и вносить изменения в график. Посмотрите бесплатный демо-урок из онлайн-курса 1С:ЗУП, чтобы оценить удобство обучения и качество материалов.
Отпуска вне очереди в любое время
Есть категория сотрудников, которые могут выбирать для отпуска любые даты в течение года (ст. 123 ТК). Некоторым даже не придется дожидаться отработки первых 6 месяцев.
Всех таких сотрудников назвали в таблице ниже.
Таблица. Для кого действуют гибкие правила ухода в отпуск.
Категория сотрудников | Пояснения |
Женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него | Вправе подать заявление на оплачиваемый ежегодный отпуск, даже если еще не отработали первые шесть месяцев в компании или у ИП (ст. 122 ТК). |
Несовершеннолетние | |
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев | |
Сотрудник, жена которого находится в отпуске по беременности и родам | По желанию может взять ежегодный отпуск в любое время в период, когда его супруга на больничном по БиР. Стаж отработки у работодателя не имеет значения (ст. 123 ТК). |
Внешние и внутренние совместители | Отпуск по совместительству берется в то же время, что и отпуск по основному месту. Даже если на позиции совместителя не набралось еще 6 месяцев отработки (ст. 286 ТК). |
Родители троих и более детей до 12 лет | Имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время (ст. 262.2 ТК). Право определяется по возрасту детей на начало года, в котором берется отпуск (письмо Минтруда от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9166). Например, на 1 января все дети сотрудника были младше 12 лет, а в марте старшему исполняется 12. Сотрудник имеет право взять отпуск в любое время весь год – хоть в марте, хоть в декабре. |
Ветераны, обладатели нагрудных знаков «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих | Могут брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время. |
Удаленные сотрудники
В Трудовом кодексе не предусмотрено особых правил для планирования отпусков дистанционными сотрудниками. По умолчанию к ним нужно применять тот же порядок, что обычно – утверждать даты отпусков в графике на начало года.
В то же время работодатель вправе установить свои правила для тех, кто работает удаленно (дистанционно). Например, решить, что отдых таких сотрудников не включается в график отпусков.
Порядок, который отличается от общего, нужно закрепить в коллективном или трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте (ст. 312.4 ТК).
В противном случае обязательно следовать общеустановленному.
Мобилизованные в графике отпусков
Для такой категории сотрудников тоже нет исключений в ТК при планировании отпусков в графике. Но есть неоднозначность.
С одной стороны, трудовой договор с мобилизованным сотрудником приостанавливается в силу статьи 351.7 ТК.
С другой – период военной службы продолжает учитываться для отпускного стажа (ст. 121 ТК).
Совет. Чтобы правильно определить потом стаж для отпуска, лучше мобилизованных сотрудников тоже заносить в график. При этом сведения о приостановленном договоре можно писать в примечании.
Продолжительность основного ежегодного отпуска
Как мы говорили выше, по умолчанию всем сотрудникам на трудовых договорах полагается отпуск длительностью как минимум 28 календарных дней в году. Есть исключения.
Кому полагаются удлиненные отпуска
Льготные категории работников, для кого законом предусмотрены удлиненные отпуска, можете посмотреть в таблице ниже.
Таблица. Удлиненные основные ежегодные отпуска
Категория сотрудников | Продолжительность отпуска | Основание |
Работники младше 18 лет | 31 календарный день | |
Инвалиды | 30 календарных дней | |
Работники спасательных служб | 30-40 суток (зависит от стажа непрерывной работы) | |
Сотрудники, занятые на работах с химическим оружием Отдельные категории педагогических работников | 42-56 календарных дней | Закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 |
Когда праздничные дни продляют срок отпуска
Федеральные нерабочие праздничные дни, то есть которые предусмотрены статьей 112 ТК,в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются.
Когда отдых захватывает дни праздников, он автоматом продляется на их количество. Это справедливо лишь для случая, если в заявлении сотрудника формулировка:
«Прошу предоставить отпуск с ХХ (дата) на ХХ календарных дней».
Например, сотрудник попросил в заявлении отпуск с 8 мая на 14 календарных дней. В этом случае период отдыха продлится на 1 день, поскольку приходится на праздничный день 9 мая.
А вот 8 мая на длительность отпуска не влияет, поскольку это не праздник, а обычный выходной (перенос с январских).
В итоге на работу сотрудник должен будет выйти 23 мая (вторник).
Какие дни считать выходными, а какие нерабочими праздничными, а также все переносы в мае, июне, ноябре 2023, смотрите в статье.
Заметьте, отпуск не продляется, если формулировка в заявлении сотрудника: «Прошу предоставить отпуск с ХХ по ХХ.» В этом случае в запасе у работника останется дней отпуска на один больше.
Перенос отпуска на следующий год
Представим, что кто-то из сотрудников просит все дни отпуска текущего года (например, все 28 дней) не включать в график отпусков, а перенести на следующий год. Например, ему хочется отгулять подряд два месяца следующим летом.
Может ли работодатель удовлетворить такую просьбу сотрудника? Нет, лучше так не делать – совет от Роструда.
Объяснение в том, что работодатель обязан отправлять сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск каждый год.
Переносы допустимы лишь в ситуациях, предусмотренных статьей 124 ТК. Например, когда есть производственная необходимость или длительная болезнь работника.
Изменение графика отпусков
В общем случае менять уже утвержденные даты в графике отпусков или переносить отдых можно только, когда обе стороны согласны. Порядок следующий:
Сотрудник пишет заявление
Работодатель издает приказ о переносе
В график отпусков (графы 7-10) вносятся изменения
Образец приказа о переносе дней отпуска:
Есть также случаи, когда вносить исправления не обязательно. Разберем, как действовать в разных ситуациях.
Новый сотрудник принят на работу среди года
Если новеньких берут на работу уже после того, как график отпусков на календарный год утвержден, есть два пути.
Не дополнять график, а просто издать приказ на отпуск, когда от сотрудника поступит заявление. При таком подходе в графике будут не все штатники. Нужно это учитывать, если ведете управленческий учет.
Внести нового сотрудника в график отпусков. Для этого издается приказ о внесении изменений в график и потом делаются корректировки. При это нужно заручиться мотивированным мнением профсоюза, если такой есть у работодателя.
Перенос отпуска по закону
Статьей 124 ТК предусмотрены случаи, когда работодатель обязан перенести отдых по графику.
Работодатель не исполнил обязательную процедуру в срок. Например, не успел выплатить отпускные или не уведомил работника о начале планового отпуска за две недели.
Уже на отдыхе сотрудник заболел или его призвали для выполнения государственных (общественных) обязанностей. Тут сотрудник вправе решить: продлить дни отдыха или попросить в другие даты.
В таких случаях с сотрудника берут заявление с новыми датами, а затем как обычно издают приказ и вносят корректировки в графы 8-9 формы Т-7.
Отзыв из отпуска по инициативе работодателя
Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его согласия (ст. 125 ТК). Даже в случае производственной необходимости работник вправе отказаться, а руководитель не вправе принудительно смещать даты отпуска в графике.
Менять в одностороннем порядке утвержденный график отпусков нельзя.
Более того, не давать ежегодные отпуска работнику 2 года подряд запрещено. А те, кто трудятся во вредных и опасных условиях, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК).
Ведите безошибочный учет отпусков и быстро начисляйте оплаты в 1С: ЗУП. Освойте программу за 20 часов на нашем онлайн-курсе. Начните с бесплатного демо-урока. Смотреть урок.
Составление графика отпусков: пошаговая инструкция
Шаг 1. Собирают пожелания сотрудников
Как мы упомянули в самом начале, желательно собрать желаемые даты отпусков с работников.
Когда штат большой, это делает руководитель каждого департамента (отдела) и передает данные в отдел кадров.
Шаг 2. Заполняют проект графика: пример на базе формы Т-7
Когда пожелания сотрудников собраны, начинают составлять проект графика отпусков. Распределяют даты в форме и заполняют другие основные графы.
В типовой форме Т-7 это:
графа 1 – название подразделения (отдела), где числится работник;
графа 2 – должность (специальность) по штатке;
графа 3 – ФИО каждого сотрудника;
графа 4 – табельный номер;
графа 5 – продолжительность отпуска или каждой его части;
графа 6 – планируемая дата начала отпуска.
Графы 7-9 заполняют уже после утверждения, по факту событий.
В частности, в графе 7 ставят фактическую дату начала отпуска, а графы 8 и 9 используются только при переносе. В графу 10 при необходимости заносят примечания, например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Дату, номер и подписи ставят уже в конце, при окончательном утверждении документа.
Шаг 3. Получают одобрение профсоюза
Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то проект графика обязательно с ним согласовывают.
Обычно направляют график с сопроводительным письмом в 2 экземплярах, чтобы потом осталось подтверждение с отметкой профсоюза.
Представительный орган профсообщества должен выдать свою резолюцию по графику в течение 5 рабочих дней – одобряет или предлагает доработать.
Если в случае разногласий руководитель компании не хочет вносить предлагаемые правки, он вправе утвердить график как есть. Но при этом обязательно оформить протокол, где зафиксировать спорные вопросы между сторонами.
Утверждать график отпусков без полного одобрения профсоюза опасно. Он может обжаловать такое решение работодателя в инспекции труда или в суде.
Шаг 4. Подписывают и утверждают
Когда все этапы пройдены, итоговый вариант графика отпусков подписывается руководителем отдела кадров или ответственным за кадровый учет (например, это может быть и бухгалтер).
Затем нужно утвердить график отпусков. В нем ставят номер документа, дату утверждения и подпись руководителя с расшифровкой. Также нужна отметка, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера его решения.
Образец заполнения график отпусков на 2023 год:
Скачать заполненный образец графика отпусков на 2023 год.
Шаг 5. Доводят график до сотрудников
Вообще такой обязанности по ТК нет, но лучше ознакомить сотрудников с итоговой версией графика отпусков.
Так вы избежите претензий от трудовых инспекторов в случае проверки. Плюс сотрудникам будет проще планировать отпуска.
Как зафиксировать факт, что сотрудники с графиком ознакомлены? Можно это сделать разными способами:
Добавить в форму Т-7 столбец напротив каждой фамилии, где сотрудник сможет ставить свою подпись;
Собрать подписи сотрудников в отдельном журнале / регистре;
Попросить работников расписаться на обороте графика – например, добавить там таблицу «С графиком отпусков ознакомлен» в формате ФИО / Должность / Подпись.
Хранение графика отпусков
График отпусков нужно хранить в течение 3 лет. Такой срок предусмотрен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Оригинал графика со всеми подписями обычно хранят в отделе кадров.
А копии документа можно разослать по ключевым отделам: в бухгалтерию, руководителям, а также опубликовать на корпоративном сайте работодателя.
Отражение отпусков в табеле учета рабочего времени
Все отпуска, в том числе ежегодные основные и дополнительные, обязательно отражать в табеле учета рабочего времени. Его обычно ведут по форме № Т-12 или № Т-13.
Дни оплачиваемого отдыха
Для каждого вида отпуска предусмотрен свой код – буквенный и числовой. В частности, для тех, которые планируют в графике:
Для ежегодного основного – код ОТ или 09;
Для ежегодного дополнительного – код ОД или 10.
В табеле учета рабочего времени указывают либо буквенный, либо числовой код – на выбор работодателя.
Дни праздников или болезни, которые пришлись на отпуск
При отражении отпуска в табеле учета помните следующее:
нерабочие праздничные дни, которые выпали на период отпуска, помечают кодом «В» или 26. В числе календарных дней отпуска они не учитываются;
дни болезни во время отпуска тоже отражают другими кодами – кодом «Б» или 19, дни продления – кодом «ОТ» или 9.
Научитесь быстро и безошибочно работать в программе 1С: ЗУП. Смотреть бесплатный урок. Также включено в подписку Клерк.Премиум.
Начать дискуссию