Архивное дело для бухгалтера

Марина Кунафина

Что написано пером, не вырубишь...

В основном вопросы по хранению первичных бухгалтерских документов регулирует закон № 129-ФЗ. По нему, положенный срок хранения — не менее пяти лет. При этом заметим, что речь идет только о бухгалтерской «первичке». Для документов, которые связаны с исчислением и уплатой налогов, установлены иные сроки. Компания должна сохранять декларации, расчеты и балансы не менее четырех лет (ст. 23 НК). Несмотря на вроде бы понятное разграничение, вопросы о сроках хранения возникают постоянно. Путаница началась довольно давно, когда Минфин в письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 не разъяснил ситуацию, а, наоборот, сбил бухгалтеров с толку. Авторы письма указали, что нормативные акты (НК и Закон «О бухгалтерском учете») не вступают между собой в противоречие и хранить документацию следует согласно нормативам. Разделить же все первичные документы на те, которые предназначены исключительно для целей налогообложения и для бухгалтерского учета, довольно сложно, поэтому лучше беречь все бумаги не менее пяти лет. Таким образом, риск возникновения проблем с проверяющими органами будет сведен к минимуму. Срок хранения исчисляют с года, следующего за тем, в котором документ составлен.

Минфин вернулся к теме сохранности бухгалтерских данных в письме от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297. Правда, акцент был сделан на совершенно другом. Чиновники разъяснили, что теперь можно не думать о том, куда девать кипы бумаги, а воспользоваться «высокими технологиями». Проще говоря, вести архив в электронном виде. Кроме того, компании придется соблюдать правила, предусмотренные для бумажных носителей, но заверять все данные электронной цифровой подписью.

Не думайте, что финансовое ведомство — единственный страж порядка для бухгалтерской отчетности. Об этом печется еще и архивное законодательство. Что и сколько хранить, можно узнать в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в организации с указанием сроков хранения» (утверждены Росархивом 6 октября 2000 г., далее Перечень. — Прим. ред.)

Своя ноша не тянет

Можно создать свою базу в компании. Это очень удобно, так как при необходимости можно «поднять» всю документацию, ведь она находится «под рукой». Мероприятия по основанию своего архива и способы подшивки могут быть разными. Каждому бухгалтеру при его формировании прежде всего нужно обратить внимание, как ему удобно сортировать бумаги.

Но собирать «подшивки» в помещении фирмы — не совсем безопасно. Мало того что вся «первичка» должна храниться в специально предназначенных для этого помещениях, главный бухгалтер несет личную ответственность за сохранность документов. То есть все бумаги необходимо держать в закрытых шкафах и сейфах, тем самым обеспечивая защиту от несанкционированного доступа (п. 6.2 положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105). То, что находится в архиве, должно выдаваться только с разрешения материально ответственного лица, то есть главбуха.

Кроме того, не исключена вероятность утраты документов по форс-мажорным обстоятельствам, например, от пожара. В этом случае руководитель фирмы может назначить внутреннее расследование. В зависимости от ситуации, к нему привлекают милицию или пожарных. Если невозможно восстановить документы, необходимо обратиться в налоговую инспекцию с просьбой не проводить проверки того периода, за который потеряна «первичка». К заявлению нужно приложить все необходимые справки из милиции или пожарной службы. Более того, сообщить контролерам о произошедшем нужно сразу после события, а не дожидаться, когда к вам придут с выездной проверкой.

Кстати, архивные работники не так безобидны, как кажется на первый взгляд. Они тоже могут проверить, как хранятся документы вашей организации. По их инициативе за нарушение сроков хранения документов может оштрафовать мировой судья. Размер санкций составит от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП). Бухгалтера может успокоить только одно: наказывать будут руководителя фирмы.

Вы в ответе за то, что не сохранили

Если у налоговиков возникнут претензии к компании по поводу отсутствия той или иной бумажки и дело дойдет до суда (например, при списании расходов), то отсутствие мер к «воскрешению» подтверждающих документов суды обычно трактуют как противоправное бездействие (постановления ФАС Централь-ного округа от 30 мая 2005 г. № А64-1904/04-10). Соответственно, санкции фирме будут обеспечены.

Надо отметить, что в случае гибели документов по обстоятельствам непреодолимой силы, компания освобождается от ответственности. Несмотря на то что вопрос находится в компетенции суда, решения принимаются в пользу компаний. Правда, это касается тех ситуаций, когда налоговики не могут доказать, что утрата произошла по вине организации (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2005 г. № Ф04-5321/2005(14045-А27-15).

Бухгалтер фирмы, которая лишилась «первички», может успокаивать себя тем, что представит контролерам взамен платежек аудиторское заключение, относящееся к проверяемому периоду. Но не стоит надеяться, что оно заменит бухгалтерскую отчетность. В статье 10 Закона от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (текст документа вы можете посмотреть в справочной правовой системе КонсультантПлюс. — Прим. ред.) цель аудита указана как выражение мнения о достоверности данных бухучета и соответствии порядка его ведения законодательным нормам. Елена Юдевич предупреждает бухгалтеров, что рассчитывать на аудитора при уничтожении бумаг или форс-мажорах не стоит:

— Бумаги при утрате необходимо восстановить. Даже если компания проводит ежегодные аудиторские проверки, то уповать на них не стоит. Бухгалтер должен отдавать себе отчет в том, что заключение не сможет заменить отсутствующую «первичку». Вряд ли инспекторы примут подобное доказательство.

«Камера хранения» для балансов

Если места для документов в помещениях катастрофически не хватает, сдайте «первичку» на хранение в специальное учреждение. За это, конечно, придется заплатить деньги. Заключить договор можно с любой частной или государственной архивной компанией. И «бумажными» вопросами будут заниматься специально обученные люди. Их работа складывается из нескольких этапов. Начальник методического отдела ООО «Архив-Центр» Людмила Лобачева рассказала, что именно произойдет с милой сердцу каждого бухгалтера «первичкой»:

— Все бумаги нам передают исключительно по акту приема-передачи, а возвращаем мы их в обязательном порядке по акту сдачи-приема выполненных работ. Мероприятия проходят в четыре этапа. Сначала мы проводим экспертизу ценности документов. Она включает в себя составление заголовков. Тогда же наши специалисты уточняют сроки хранения, описывают уже сформированное фирмой дело и включают его в опись. Следующая стадия — техническая обработка. Времени данная процедура занимает очень много. Если необходимо, нужно пронумеровать все листы, поставить заверительные надписи и присвоить делам архивные шифры. Кроме того, оформить корешки и обложки. Далее нужно обеспечить сохранность документов. Для этого дела, уложенные в коробки, расставляют в стеллажах по видам и в хронологическом порядке. При обработке выделяют документы, сроки хранения которых истекли. Безусловно, при этом специалисты оценивают их назначение и вероятность дальнейшего использования. Если в работе они больше не нужны, то их уничтожают согласно утвержденным правилам. После завершения данного этапа клиент получает справку об уничтожении «первички».