Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы?
Обо всем этом расскажем в данной публикации.
Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) — это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются.
Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР.
Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций.
При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета — в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф.
У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (постановление Правительства от 08.07.1997 № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
достижение возраста 20, 45 лет;
смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта.
При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке.
Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено.
Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока.
Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
![](https://i.klerk.ru/QZ0_K54nrK4toQWe1YbXpPsJwYQ2HaXwOBgKIoVaXvI/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzQ0/ODU0YTg0NDFmOTNi/MjE0MzkxYzNhZWQ0/NDkwNmE3LnBuZw.webp)
![](https://i.klerk.ru/IpOFeaiGIdtPQfpSJYhrxWCcflr6XosuiMn1Ac5q94s/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzc3/ZmMzY2Y0ZmVkMzM0/MDczMzRiNjNjNjVk/NmRkZTg4LnBuZw.webp)
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта.
По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР — это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой!
В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
![](https://i.klerk.ru/b_HhmlhM-DtgxAhriE21cQN0SSWeXz47C_sL1LoVEMo/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzk4/ZGEzMjMxMDI2MmEx/MTExYjBjNzM1NzUy/MWVjNTQzLnBuZw.webp)
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
![](https://i.klerk.ru/SGDtFd818CVbVn-w7VkWBWeDvgbHyvIFCwhWb5nIPbg/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzFj/ODQxODE2ZWI1YjIw/MTFhNjI3N2M1NzU0/MTM3OGJlLnBuZw.webp)
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
![](https://i.klerk.ru/nI9tHA0f1ZEH3kXYtSIzWlifjzh2eXMDi1rVm6eEWOM/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Uy/YWYxYzBhNWNiMDQz/NmVmNGY0ZGJjNWFi/MTM5NjBjLnBuZw.webp)
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
![](https://i.klerk.ru/IpOFeaiGIdtPQfpSJYhrxWCcflr6XosuiMn1Ac5q94s/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzc3/ZmMzY2Y0ZmVkMzM0/MDczMzRiNjNjNjVk/NmRkZTg4LnBuZw.webp)
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
![](https://i.klerk.ru/tcA2nU8z2V17SpX4_spbJ5Sk_YAw_T6LpzI_M1a3-M0/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Uw/MTEwMDI1NzU4MTc3/ZjJkNzc2NDdkOWM4/MTVhOGE5LnBuZw.webp)
![](https://i.klerk.ru/Kq_guY6bxv_l4mUFYfS7vu4NJ1QbXSN-ZQV7qYkv3L8/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzQ1/ODg1NDRkNzQ1Y2M1/MmI0Y2ZmN2RmZmM4/NTY0MTZhLnBuZw.webp)
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически.
Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
![](https://i.klerk.ru/aQOXMBBTepnLNISTxGBma49RHSYx7wnxfOrqC9707mU/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2U3/MWY1NDM1ZGQwM2Vm/ZjljMGJjYjRmODIw/ZTlkYWJkLnBuZw.webp)
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
![](https://i.klerk.ru/n5IfZ6UUvq0wH0J3WHgWucVTB6UTTGgi6nBHXRl-hCs/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzAz/YzNiNGRiNTk1NjU4/MmVhMDVhMzIzOWQ3/MzY5ZGUyLnBuZw.webp)
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
![](https://i.klerk.ru/AMXXbUhm4mftqEpE-5TlM3FfZPElsC8jyk949J9DPSk/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzBj/YjFiYmUzODdiMDE3/MmE2YThmOWYxYTFi/YWM2MGRmLnBuZw.webp)
![](https://i.klerk.ru/IpOFeaiGIdtPQfpSJYhrxWCcflr6XosuiMn1Ac5q94s/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzc3/ZmMzY2Y0ZmVkMzM0/MDczMzRiNjNjNjVk/NmRkZTg4LnBuZw.webp)
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
![](https://i.klerk.ru/QZ0_K54nrK4toQWe1YbXpPsJwYQ2HaXwOBgKIoVaXvI/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzQ0/ODU0YTg0NDFmOTNi/MjE0MzkxYzNhZWQ0/NDkwNmE3LnBuZw.webp)
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
![](https://i.klerk.ru/U2-CImLYsudtD-vsl7Zsymn8nxQMn89FTYrfdaUO6wM/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Ez/Mzg5NzE1ZmVkNzk0/MTg1YjZjYjI4YWYx/ODUwZGU4LnBuZw.webp)
![](https://i.klerk.ru/gOKSBg3z9rE2ppCCNoImZTlrtlysDSPIfvHK7CIeCD8/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzg1/OTc1MzY3Y2Y4M2Fl/Yjc2NzZmMmQzOWY1/OGMwMjExLnBuZw.webp)
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
![](https://i.klerk.ru/U2-CImLYsudtD-vsl7Zsymn8nxQMn89FTYrfdaUO6wM/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Ez/Mzg5NzE1ZmVkNzk0/MTg1YjZjYjI4YWYx/ODUwZGU4LnBuZw.webp)
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» — «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
![](https://i.klerk.ru/U2-CImLYsudtD-vsl7Zsymn8nxQMn89FTYrfdaUO6wM/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Ez/Mzg5NzE1ZmVkNzk0/MTg1YjZjYjI4YWYx/ODUwZGU4LnBuZw.webp)
![](https://i.klerk.ru/Id21ayL2XQ-tdSByxAifQwJZi57p56TPANJAMO6ZPi0/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Vi/MmE0ZGI3MDU4M2Q0/ZTFmYTNmZTliOTAx/YTkwN2E2LnBuZw.webp)
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
![](https://i.klerk.ru/mcngtX67ivU75_LgwSkgBcELDJCoNI5TGYGIvo88nLs/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Zi/YzJiMjM1ZDEzZDVh/MDMxYWIyNTkwYTMw/MjVjZTFhLnBuZw.webp)
Комментарии
1С изменением данных понятно. Как быть с новым законом о полном удалении персонифицированных данных после увольнения сотрудника.