ДДС vs. ОПУ: куда смотреть

Часто ко мне приходят потенциальные клиенты и рассказывают, что хотят такой специальный отчет — ДДС и ОПУ в одном. Почему?

Потому что ДДС они могут доверять, а в ОПУ заметно больше нужной информации.

И они пытаются изобрести колесо и сделать из этих двух отчетов один.

Недавно на встрече, сотрудница со стороны клиента спросила: «А в вашем ДДС будет дебиторка, кредиторка? Мне надо, чтобы были».

На что руководитель проекта со стороны клиента сказал: «Странно, меня учили, что в отчете о движении денежных средств никакой дебиторки и кредиторки нет».

«Неважно, чему учили, теория — одно, практика — другое», — парировала сотрудница.

Это типичное свидетельство того, что люди привыкли выжимать из отчета о движении денежных средств то, чего в нем нет — пытаться его расширить, построить, изобрести что-то, чтобы видеть, что происходит.

Зачем нужен ДДС

ДДС показывает, сколько денег было на начало периода, сколько денег на конец периода и почему произошло изменение, то есть по каким статьям деньги приходили и по каким уходили.

Неоспоримое достоинство этого отчета — достоверность. Всегда можно свериться с банковской выпиской, посмотреть, сколько денег в кассе и сколько денег в сейфе.

Да, в моей практике были случаи, когда кассиры задним числом (и не только) воровали деньги, когда бухгалтеры выводили деньги на своих поставщиков — всякое бывало, но в целом отчет достоверный, на него можно положиться.

У отчета о ДДС есть естественное деление на 3 вида деятельности — текущую операционную, финансовую и инвестиционную деятельность.

Если текущая деятельность дает минус, это означает, что с бизнесом что-то не то (если это не стартап или какая-то большая сделка, деньги по которой вам придут позже). Это хороший момент контроля.

Контролировать надо и остальные параметры — финансовые, инвестиционные, чистый денежный поток и так далее.

Итак, вы построили ДДС, но в нем часто не хватает аналитики.

Хочется понять, какой проект, какое направление, какой регион, какой центр финансовой отчетности (ЦФО) приносит и тратит деньги, понять прибыльность/убыточность точки и всего остального. При том что вы, возможно, делаете закупку на общий склад и в ДДС это никогда не увидите. Но часто пытаетесь «протащить эту аналитику» и в ДДС.

Протащить аналитику в ДДС, которой изначально в нем нет — довольно сложная задача.

Единственное хорошее решение, которое я видел — заводить внутри юрлиц отдельные расчетные счета для каждого ЦФО, каждого направления, каждого бизнеса.

В этом случае вы будете видеть ситуацию по каждому ЦФО, но тот же опт от розницы уже не отличите, не проанализируете прибыльность. Какую-то аналитику можно таким образом получить, но протаскивание аналитики в ДДС имеет смысл, только если вы хотите реально учитывать, как различные ЦФО кредитуют друг друга.

В этом случае надо будет также реально или виртуально делать перевод кредитных средств, будут внутренние управленческие проценты и, как итог, вы будете понимать, насколько данный ЦФО и бизнес-единица рентабелен и откуда у него деньги.

Зачем нужен ОПУ

Основная мощь анализа для управленческого учета находится в отчете о прибылях и убытках.

В нем учитывается выручка по предоставленным услугам и товарам, учитывается реальная себестоимость ровно в тот момент, когда вы материалы или затраченные часы ставите на данную продажу.

Например, если сотрудники в IT-компании ведут часы по проектам, в ДДС вы это не увидите. Деньги ушли на сотрудника одним или двумя платежами, а сотрудник работал на трех проектах — нужно взять часы и распределить заплаченные деньги пропорционально затраченным часам.

Если при этом сотрудник дополнительно работал на пресейлах и каких-то внутренних задачах, стоимость этих часов не должна попадать в себестоимость конкретного проекта.

Итого в отчете о прибылях и убытках есть вся аналитика для оценки того, насколько хорошо работает точка, группа товаров, регион, направление, бизнес-единица и так далее. Все замечательно, но проверить ОПУ не так-то просто — вам не с чем его сверить: в нем нет банковских выписок, нет касс.

Балансовый отчет как дополнение к ОПУ

Единственная гарантия того, что ОПУ собран верно и ему можно доверять — наличие балансового отчета.

Балансовый отчет — это фотография бизнеса на какой-то момент времени, где в самой верхней части находятся деньги, а в самой нижней части — прибыль.

Все остальные строки баланса раскрывают, почему деньги не равны прибыли, и здесь вы видите проверяемые точки: склад, производство, дебиторка, кредиторка, расчеты с сотрудниками.

Таким образом, все необходимое для анализа собирается и складывается в единую картину. Деньги легко проверить, дебиторку, кредиторку, склад и прочее — немного сложнее, но тоже возможно, а оставшееся — это общая сумма прибыли/убытка.

Верно собрав общую сумму прибыли и убытков, вы приступаете к уточнению аналитики, распределению расходов. Это как делить шкуру убитого медведя.

Вы получили условный миллион прибыли и уточняете, что аптека №1 принесла из этого миллиона столько-то, №2 — столько-то, а №3 оттуда, наоборот, забрала. Сделать это корректно можно, только собрав общую сумму.

Иначе, если вы начинаете распределять расходы и делить прибыль, не убедившись в правильности общей суммы, то и не будете знать, верны ли все разделенные суммы.

Проверить это никак нельзя, доверять этому тоже, собирать сложно, поэтому все три отчета (ДДС, ОПУ и баланс), как три богатыря, должны быть всегда вместе.

Резюме

Таким образом, определяйте, какой вариант возможен и удобнее для вас и вашей компании:

Работать только с ДДС. Он честный, легкий и в нем есть информация для анализа. Это оптимально, если вы не хотите тратить много усилий на анализ.
Если вы развитая компания, которой нужен ОПУ — собирать консолидированный ОПУ одновременно с балансом. После чего дотачивать ОПУ: получать нужную аналитику, распределять косвенные расходы, рассчитывать необходимые коэффициенты.

Есть такой старинный анекдот про пьяного мужчину, который ищет свой рубль под фонарем. Его спрашивают: «А где потерял?» — «Да вон там». И показывает в темноту. «А почему здесь ищешь?» Он отвечает: «Потому что здесь светло».

Аналогично с этими отчетами: ОПУ — это то, что хочет собственник, генеральный директор или другое лицо, принимающее решение на основе этих отчетов по компании, а ДДС — это то, что легко построить. Баланс же — это провода и тележка, позволяющие вам осветить место, где искать.