Новые форматы документов, которые появятся в ближайшем будущем
Участники ЭДО уже оценили преимущества электронного обмена перед бумажным: исключается печать документов, ускоряются взаиморасчеты, оперативно решаются спорные вопросы с контрагентами. Плюс документы в цифровом виде можно быстро представлять в ФНС.
Переход на электронное взаимодействие — история добровольная. Закон не обязывает контрагентов обмениваться документами строго в ЭДО.
Поэтому компании не спешат переходить на цифровой обмен и подходят к внедрению поэтапно, например, разрабатывают программы лояльности (акции, скидки и др.) для тех контрагентов, кто готов идти навстречу. Также крупные игроки могут прибегать к ультимативной форме и ставить партнеров перед фактом: «Либо обмениваемся ЭД, либо не работаем вообще!».
Тормозит массовый переход бизнеса на ЭДО неготовность операторов поддерживать обмен непопулярными видами документов.
Согласитесь, какой смысл разрабатывать десяток форматов, если ими никто не будет пользоваться? Добавим сюда еще роуминг, который настраивается не быстро.
Другая проблема — высокие расходы на внедрение ЭДО для малого бизнеса.
По этому поводу высказался Фёдор Новиков, начальник управления электронного документооборота ФНС:
«Переход на ЭДО для небольших компаний осложняется относительно высокими затратами и не таким заметным экономическим эффектом. Хотелось бы видеть со стороны государства помощь для совсем небольших организаций. Появление бесплатных сервисов по созданию, подписанию и направлению документов могло бы подтолкнуть малый и микробизнесы к освоению ЭДО».
Все эти факторы действительно тормозят использование новых видов документов и развитие электронного документооборота, но крупный бизнес уже давно ощутил значительную экономию, отказавшись от бумаги. Потому новые форматы документов появляются регулярно.
Буквально в мае был утвержден план разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2023 год.
В дальнейшем приказами ФНС будут утверждены еще четыре важных формата:
акта приема-передачи запасов (основных средств);
накладной по учету движения запасов;
акта рекламации (претензии);
спецификации.
Также в третьем квартале 2023 года ФНС планирует обновить формат УПД в соответствии с новыми нормативными документами и добавить в него информацию о машиночитаемой доверенности (МЧД).
Это требование подзаконных актов для ситуаций, когда МЧД не направляется вместе с документом.
Машиночитаемая доверенность вступает в силу с 1 сентября 2023 года
С 1 сентября при подписании документов электронной подписью физического лица подтверждать полномочия необходимо машиночитаемой доверенностью. Переносить срок обязательного применения МЧД уже точно не будут. Об этом ФНС заявляли не раз:
«Переносов сроков не планируется. Отсутствие классификатора не препятствует использованию доверенности в целом. Когда он будет доработан и наполнен, появится дополнительная возможность автоматизировать проверку полномочий», – прокомментировал Фёдор Новиков.
Однако Национальный совет финансового рынка предложил поправку к законопроекту №216859-8. Она может разрешить в течение года с даты окончания переходного периода использовать для подписания документов уже выпущенные сертификаты ЭП сотрудников, в которых наряду с реквизитами физлица указаны реквизиты компании.
При этом планируется запретить АУЦ выпускать такие сертификаты после 31 августа 2023 года. Инициатива должна смягчить переход на МЧД. Будем пристально следить за законопроектом.
Также недавно вышел единый формат МЧД (003) с возможностью передоверия, но главное — он универсальный для В2В- и В2G-сектора. Подробнее об изменениях порассуждали с экспертами из СКБ Контур и ФНС.
Сегодня бизнес активно ищет решения по управлению доверенностями в целом, а не только электронными, ведь бумажные никто не отменял.
Когда в компании создаются 1000+ доверенностей, то становится сложно контролировать срок их действия, своевременно продлевать, отзывать, согласовывать. Видится, что такие задачи нужно закрывать комплексно.
Например, целевой системой может стать Directum RX, в которой уже сейчас многие компании подписывают документы с использованием МЧД и полностью автоматизировать процессы выпуска любых доверенностей.
ЭДО в транспортной отрасли: пока без видимых изменений
Автоматизация документооборота в грузоперевозках — откровенно сложная задача. С 2018 года представители отрасли и законодатель обсуждают проблемы перехода на ЭДО, проводят эксперименты, формализуют документы, но видимых изменений на рынке пока нет.
Коллеги из Министерства транспорта не раз говорили, что электронные транспортные документы станут обязательными к 2024 году.
Поверить в это трудно, ведь осталось меньше года.
Однако работа не останавливается:
ФНС собрала рабочую группу из операторов ЭДО для ускорения настройки роуминга;
Мосгортранс запланировал внедрить электронный путевой лист для общественного транспорта в ближайшие месяцы и использовать элементы телемедицины для анализа состояния водителей в рамках предрейсового осмотра.
Точных дат и нормативных документов, регулирующих массовый переход, пока нет, но тема планомерно намечается.
В свою очередь ФНС заявила о желании протестировать электронные путевые листы в реальных условиях. Для эксперимента выбрали Липецкую область. Будем с нетерпением ждать результатов.
Из необычного
Буквально на днях сотрудники управления ЭДО ФНС организовали неформальный стрим. Такой необычный формат мероприятия привел участников в восторг.
Эксперты ведомства ответили на вопросы слушателей, поделились планами и обсудили самые насущные вопросы электронного документооборота.
Основной интерес участники проявили к теме МЧД, использованию мобильных электронных подписей, частичной отмене служебных документов и не только.
Планы ФНС на развитие электронного документооборота амбициозные, но работы остается еще много. Будем следить за новостями.
Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 1835056809
Начать дискуссию