К сожалению, мы тоже не обладаем суперспособностями. Зато знаем о методе Getting Things Done (сокращенно — GTD; в переводе с английского — «доведение дел до конца»), который помогает немного расслабиться и навести порядок в делах.
Сейчас расскажем о нем.
Что это за метод
Его автор — американский писатель и консультант в вопросах управления временем и личной продуктивностью Дэвид Аллен.
По его мнению, необходимость удерживать в памяти большие объемы информации и постоянное пребывание в «состоянии планирования» делают людей более нервными и менее эффективными. Отсюда стресс, ощущение бега на месте и вечный беспорядок мыслей.
Поэтому очень важно научиться фиксировать свои цели и четко определять, что нужно предпринять для их достижения.
Аллен он предлагает руководствоваться несколькими принципами:
ничего не держать в голове — чтобы не запутаться и не потеряться в круговерти дел;
отказаться от многозадачности — определять для себя приоритетное дело в текущем моменте и заниматься им;
вести список действий (не путайте со списком задач, которые могут быть сложными и многосоставными. Действие — это понятный короткий шаг, который ведет к решению задачи: таких шагов может быть много, но они ясны и легко осуществимы).
Чтобы взять рабочие процессы под контроль, нужно научиться «взаимодействовать» с информацией. Есть 5 этапов:
сбор информации,
обработка,
организация,
регулярный обзор,
действие.
1. Сбор информации
Первым делом нужно «выгрузить» список ваших дел из памяти на какой-то другой носитель.
Представьте, что каждая задача, мысль, идея или план — это сообщение, которое вы пишете себе же. Логично, что эти «сообщения» должны куда-то поступать и где-то храниться — в ежедневнике, записной книжке, планировщике, табличке Excel.
Начните вести список всего, что вам нужно обдумать и сделать, — и не забывайте его обновлять, когда появляются новые дела. Письма не должны теряться в пути!
2. Обработка данных
Список готов?
Теперь стоит пройтись по нему и ответить на вопросы относительно каждого пункта:
«Что это за задача?»
«К чему я хочу прийти в результате?»
«Как решить эту задачу?»
«Что нужно сделать в первую очередь?»
«Сколько времени это займет?»
На основании ответов задачи можно разделить таким образом:
Разовые или повторяющиеся, которые можно выполнить за две минуты: распечатать документы, ответить на письмо, договориться о встрече с коллегой по телефону.
Те, что не требуют решения прямо сейчас. Например, составление квартального отчета в конце июня.
Проекты — то, что нельзя решить за один шаг. Это, например, запустить маркетинговую кампанию, оформить заказ сувенирова для гостей корпоративного мероприятия.
Видов может быть больше — всё зависит от того, чем вы занимаетесь.
Если постоянно приходится обращаться к справочной информации, мониторить изменения законодательства — вынесите эти действия отдельно.
Идеи, которые еще не оформились в самостоятельные проекты, и личные размышления также заслуживают отдельной графы.
3. Организация
На этом этапе предстоит принять решение, что вы будете делать с каждой задачей дальше. Например:
Тип задачи | Действие |
Можно выполнить за две минуты | Не откладывать «в долгий ящик» и выполнять сразу |
Не требует решения прямо сейчас | Удалить из списка или зафиксировать дату и время, когда необходимо к ней вернуться; плюс настроить напоминания |
Проект | Определить список действий и принять решение, что выполнить самостоятельно, а что делегировать |
Если вы планируете делегировать часть проекта, помните: выполнять работу будет другой, но ответственность за результат останется на вас.
Поэтому вам предстоит наблюдать за процессом — соответственно, зафиксируйте пункты, связанные с контролем, в списке действий.
Когда список действий по каждой задаче стал ясен, расставьте приоритеты: чем нужно заняться в первую очередь, а что можно отложить.
Старайтесь быть реалистом: отказывайтесь от многозадачности, чтобы двигаться к решению задач пошагово и избежать суеты.
4. Регулярный обзор
Жизнь не стоит на месте, и ваш список дел — тоже. Какие-то задачи добавляются, какие-то решаются или становятся неактуальными.
По методу GTD для эффективного планирования нужно регулярно просматривать список — а вот как часто, определяете вы сами.
Если пренебречь этим пунктом, неучтенные дела снова начнут копиться — вам придется запоминать их, то есть система перестанет работать. Так что проще всего сделать проверку списка обычной рутиной в начале или в конце рабочего дня, в определенный день недели и т. п.
5. Действие
Если все предыдущие этапы соблюдены — у вас получился четкий список действий, которые нужно выполнить. Он учитывает приоритетность задач, оставляет простор для делегирования, дополнений, исключений и правок.
При этом вам уже не приходится ничего держать в голове: достаточно просто следовать намеченному плану.
Но не стоит забывать о рефлексии и оценке результата (впрочем, как и при внедрении любых других систем или инструментов). Наблюдайте за собой и отмечайте, стали ли вы себя лучше чувствовать, что происходит с эффективностью работы, нравится ли вам метод GTD.
Пять типичных ошибок при работе по методу GTD
Хранить информацию в разных местах
Ведите только один список — иначе потратите массу времени и сил на то, чтобы вспомнить, где записаны действия по той или иной задаче. А цель внедрения GTD именно в том, чтобы разгрузить голову.
Не вносить задачи в список
Даже если что-то кажется совсем незначительным — потратьте несколько секунд, чтобы это записать. Дьявол, как известно, в мелочах — и подводят чаще всего именно они.
Нечетко описывать действия
Избегайте пространных и длинных фраз.
Желательно использовать максимум глаголов: «написать юристу», «отвезти документы в банк», «согласовать макет с заказчиком».
Работать в режиме многозадачности
Когда появился четкий план, бывает сложно удержаться не попытаться выполнить его моментально. Но такой «подвиг» не всегда возможен — а иногда и очень опасен: в спешке есть риск делегировать какие-то действия исполнителю, который к этому не готов, или принять неверное решение.
Будьте последовательны в шагах, не забывайте о границах рабочего дня и своем праве на отдых.
Ждать чудес
Любая система планирования несовершенна хотя бы потому, что в нее может «вмешаться» неожиданность, человеческий фактор, форс-мажор, новые или упущенные вводные. К тому же вам самому нужно время, чтобы адаптироваться и привыкнуть к незнакомому методу решения задач.
Спокойно относитесь к мелким недочетам, с которыми столкнетесь в самом начале, добавляйте необходимые категории задач и делайте GTD-метод максимально удобным для себя.
Помните: его главная задача — разгрузить вас от хлопот, а не добавить их с лихвой.
Начать дискуссию