Саморазвитие

Что такое планирование по методу Getting Things Done. И как оно помогает стать эффективнее

Накопленная усталость из-за массы рабочих задач — одна из самых распространенных причин стресса у россиян. А ведь жизнь не ограничивается работой: еще приходится решать бытовые и личные проблемы. И иногда хочется получить волшебную палочку, собственного клона или хотя бы скромную способность к трансгрессии, чтобы успеть всё.
Что такое планирование по методу Getting Things Done. И как оно помогает стать эффективнее
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

К сожалению, мы тоже не обладаем суперспособностями. Зато знаем о методе Getting Things Done (сокращенно — GTD; в переводе с английского — «доведение дел до конца»), который помогает немного расслабиться и навести порядок в делах.

Сейчас расскажем о нем.

Что это за метод

Его автор — американский писатель и консультант в вопросах управления временем и личной продуктивностью Дэвид Аллен.

По его мнению, необходимость удерживать в памяти большие объемы информации и постоянное пребывание в «состоянии планирования» делают людей более нервными и менее эффективными. Отсюда стресс, ощущение бега на месте и вечный беспорядок мыслей.

Поэтому очень важно научиться фиксировать свои цели и четко определять, что нужно предпринять для их достижения.

Аллен он предлагает руководствоваться несколькими принципами:

  • ничего не держать в голове — чтобы не запутаться и не потеряться в круговерти дел;

  • отказаться от многозадачности — определять для себя приоритетное дело в текущем моменте и заниматься им;

  • вести список действий (не путайте со списком задач, которые могут быть сложными и многосоставными. Действие — это понятный короткий шаг, который ведет к решению задачи: таких шагов может быть много, но они ясны и легко осуществимы).

Чтобы взять рабочие процессы под контроль, нужно научиться «взаимодействовать» с информацией. Есть 5 этапов:

  • сбор информации,

  • обработка,

  • организация,

  • регулярный обзор,

  • действие.

1. Сбор информации

Первым делом нужно «выгрузить» список ваших дел из памяти на какой-то другой носитель.

Представьте, что каждая задача, мысль, идея или план — это сообщение, которое вы пишете себе же. Логично, что эти «сообщения» должны куда-то поступать и где-то храниться — в ежедневнике, записной книжке, планировщике, табличке Excel.

Начните вести список всего, что вам нужно обдумать и сделать, — и не забывайте его обновлять, когда появляются новые дела. Письма не должны теряться в пути!

2. Обработка данных

Список готов?

Теперь стоит пройтись по нему и ответить на вопросы относительно каждого пункта:

  1. «Что это за задача?»

  2. «К чему я хочу прийти в результате?»

  3. «Как решить эту задачу?»

  4. «Что нужно сделать в первую очередь?»

  5. «Сколько времени это займет?»

На основании ответов задачи можно разделить таким образом:

  • Разовые или повторяющиеся, которые можно выполнить за две минуты: распечатать документы, ответить на письмо, договориться о встрече с коллегой по телефону.

  • Те, что не требуют решения прямо сейчас. Например, составление квартального отчета в конце июня.

  • Проекты — то, что нельзя решить за один шаг. Это, например, запустить маркетинговую кампанию, оформить заказ сувенирова для гостей корпоративного мероприятия.

Видов может быть больше — всё зависит от того, чем вы занимаетесь.

Если постоянно приходится обращаться к справочной информации, мониторить изменения законодательства — вынесите эти действия отдельно.

Идеи, которые еще не оформились в самостоятельные проекты, и личные размышления также заслуживают отдельной графы.

3. Организация

На этом этапе предстоит принять решение, что вы будете делать с каждой задачей дальше. Например:

Тип задачи

Действие

Можно выполнить за две минуты

Не откладывать «в долгий ящик» и выполнять сразу

Не требует решения прямо сейчас

Удалить из списка или зафиксировать дату и время, когда необходимо к ней вернуться; плюс настроить напоминания

Проект

Определить список действий и принять решение, что выполнить самостоятельно, а что делегировать

Если вы планируете делегировать часть проекта, помните: выполнять работу будет другой, но ответственность за результат останется на вас.

Поэтому вам предстоит наблюдать за процессом — соответственно, зафиксируйте пункты, связанные с контролем, в списке действий.

Когда список действий по каждой задаче стал ясен, расставьте приоритеты: чем нужно заняться в первую очередь, а что можно отложить.

Старайтесь быть реалистом: отказывайтесь от многозадачности, чтобы двигаться к решению задач пошагово и избежать суеты.

4. Регулярный обзор

Жизнь не стоит на месте, и ваш список дел — тоже. Какие-то задачи добавляются, какие-то решаются или становятся неактуальными.

По методу GTD для эффективного планирования нужно регулярно просматривать список — а вот как часто, определяете вы сами.

Если пренебречь этим пунктом, неучтенные дела снова начнут копиться — вам придется запоминать их, то есть система перестанет работать. Так что проще всего сделать проверку списка обычной рутиной в начале или в конце рабочего дня, в определенный день недели и т. п.

5. Действие

Если все предыдущие этапы соблюдены — у вас получился четкий список действий, которые нужно выполнить. Он учитывает приоритетность задач, оставляет простор для делегирования, дополнений, исключений и правок.

При этом вам уже не приходится ничего держать в голове: достаточно просто следовать намеченному плану.

Но не стоит забывать о рефлексии и оценке результата (впрочем, как и при внедрении любых других систем или инструментов). Наблюдайте за собой и отмечайте, стали ли вы себя лучше чувствовать, что происходит с эффективностью работы, нравится ли вам метод GTD.

Пять типичных ошибок при работе по методу GTD

Хранить информацию в разных местах

Ведите только один список — иначе потратите массу времени и сил на то, чтобы вспомнить, где записаны действия по той или иной задаче. А цель внедрения GTD именно в том, чтобы разгрузить голову.

Не вносить задачи в список

Даже если что-то кажется совсем незначительным — потратьте несколько секунд, чтобы это записать. Дьявол, как известно, в мелочах — и подводят чаще всего именно они.

Нечетко описывать действия

Избегайте пространных и длинных фраз.

Желательно использовать максимум глаголов: «написать юристу», «отвезти документы в банк», «согласовать макет с заказчиком».

Работать в режиме многозадачности

Когда появился четкий план, бывает сложно удержаться не попытаться выполнить его моментально. Но такой «подвиг» не всегда возможен — а иногда и очень опасен: в спешке есть риск делегировать какие-то действия исполнителю, который к этому не готов, или принять неверное решение.

Будьте последовательны в шагах, не забывайте о границах рабочего дня и своем праве на отдых.

Ждать чудес

Любая система планирования несовершенна хотя бы потому, что в нее может «вмешаться» неожиданность, человеческий фактор, форс-мажор, новые или упущенные вводные. К тому же вам самому нужно время, чтобы адаптироваться и привыкнуть к незнакомому методу решения задач.

Спокойно относитесь к мелким недочетам, с которыми столкнетесь в самом начале, добавляйте необходимые категории задач и делайте GTD-метод максимально удобным для себя.

Помните: его главная задача — разгрузить вас от хлопот, а не добавить их с лихвой.

Начать дискуссию