Сколько лет хранить документы
Документацию фирма должна хранить не менее 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Столько же нужно хранить всю бухгалтерскую отчетность.
Пятилетний срок установлен законом для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Хранить необходимо также аудиторские заключения о ней (если проводилась аудиторская проверка) (п. 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ). НК также требует хранить «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда они были оформлены. Помимо разрешенных к уничтожению документов надо уничтожать все их копии.
Если истек срок хранения
Бумаги с истекшим сроком хранения можно утилизировать. При этом должна быть уверенность, что они больше не требуются и не потребуются в будущем.
«Старые» документы будут нужны, если:
есть не до конца списанные, но еще списываемые убытки прошлых лет. Пока списание не завершится, все подтверждающие документы за годы, когда были получены убытки, нужно хранить;
прервался и начал заново течь срок исковой давности по не списанной в качестве безнадежной дебиторской задолженности. До момента истечения срока исковой давности нужно хранить договоры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты сверки расчетов и т.д.;
есть амортизируемое имущество. Документы на него могут понадобиться вплоть до окончания года, в котором это имущество будет списано или продано;
амортизируемое имущество реализовано с убытком. Документы нужны в течение всего срока, когда убыток включается в состав расходов.
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Приказ директора о создании комиссии
На проведение утилизации требуется приказ (распоряжение) руководителя. Руководитель утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению.
В комиссию включают квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов (юриста, главного бухгалтера, специалиста по делопроизводству и др.).
Акт о выделении документов на уничтожение
Документы на уничтожение собирают в папки. Комиссия составляет акт о выделении документов за соответствующий год, и указывает количество папок. Это могут быть, к примеру:
Кассовые документы.
Авансовые отчеты.
Кассовая книга.
Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров.
Банковские документы.
Накладные по учету товарно-материальных ценностей.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
Журнал учета доверенностей.
Гарантийные письма.
Главная книга.
После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт передается на подписание руководителю организации.
Как уничтожать бумаги
Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки и приступают к уничтожению. Это можно сделать любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.
Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Деньги, которые заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, нужно учесть в доходах и начислить НДС, если фирма является плательщиком налога.
В завершение экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.
Как уничтожать документы при реорганизации
Юрлицо вправе участвовать в гражданском обороте исключительно до момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 1 ст. 49 ГК).
В силу пункта 3 статьи 49 ГК в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о прекращении деятельности присоединенного юридического лица оно утрачивает правоспособность.
То есть присоединенная организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности, причем приказы об уничтожении документов — с учетом установленных сроков их хранения и уничтожения.
Бумаги, относящиеся к году, в котором проведена реорганизация, уничтожать нельзя.
Например, нельзя утилизировать документы 2023 года, если организация присоединилась к другой в этом же году. Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации.
До передачи документов нужно провести экспертизу их ценности, по результатам которой определяются документы, подлежащие: уничтожению; дальнейшему хранению (они оформляются в дела и передаются организации-правопреемнику по описи).
Все документы присоединенного юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику (и включены в его архивный фонд).
Документы, подлежащие уничтожению, могут быть уничтожены до завершения реорганизации.
Начать дискуссию