Трудовое право

Как заполнить новую трудовую книжку

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.


Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»

Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.

Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.

Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.

На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка состоит из трех частей:

– титульный лист;

– сведения о работе;

– сведения о награждении.

Титульный лист

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:

– фамилию, имя, отчество;

– дату рождения (число, месяц, год);

– образование, профессию, специальность.

Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждают  наличие специальных знаний (например, аттестата).

В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе

Данный раздел состоит из нескольких граф:

– графа 1 «Номер записи»;

– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;

– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;

– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».

При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.

Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.

Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4.

Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.

Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.

Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Пример

В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К).

Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:

Сведения о работе

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

Месяц

год

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество «Меридиан»

3

15

01

2004

Принята на работу на должность бухгалтера

Приказ № 5/К от 15.01.2004 г.

4

01

07

2004

Переведена на должность главного бухгалтера

Приказ № 25/К от 01.07.2004 г.

 – конец примера –

Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.

Пример

Используем данные предыдущего примера.

В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата

Структурное

подразделение

Профессия

(должность), разряд, класс

(категория) квалификации

Оклад (тарифная

ставка), надбавка,

руб.

Основание

Подпись

владельца

трудовой

книжки

1

2

3

4

5

6

15.01.2004

Бухгалтерия

Бухгалтер

5000

Приказ № 5/К от 15.01.2004

Шевелева

01.07.2004

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

10 000

Приказ № 25/К от 01.07.2004

Шевелева

–конец примера–

Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.

Пример

П.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.

За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

5

12

11

2003

Уволен по причине прогула

Приказ № 24

(подпункт «а» пункта 6

от 12.11.2003 г.

статьи 81 Трудового кодекса РФ)

Генеральный директор ООО

 «Стрела»: Яковлев (Яковлев)

Ознакомлен: Ветров (Ветров)

–конец примера–

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении

В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.

Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.

Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.

При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись.

Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.

Пример

Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.

Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.

Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:

Сведения о работе

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество «Березка»

8

01

05

2003

Принят на работу на должность водителя

Приказ № 52 от 11.05.2003 г.

9

01

05

2003

Запись за № 8 недействительна

10

01

05

2003

Принят на работу на должность водителя

Приказ № 52 от 01.05.2003 г.

–конец примера–

Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:

– в графе 1 – порядковый номер записи;

– в графе 2 – дата получения второй профессии;

– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;

– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.

Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– трудовая книжка потеряна;

– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;

– книжка пришла в негодность.

В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.

Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Хранение трудовых книжек

Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.

Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.

Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.

Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С

Хотите стать экспертом по зарплате и кадровому учету? 🚀

Наш курс научит вас:

  • Вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в 1С без ошибок.
  • Быстро и точно формировать отчетность для контролирующих органов.
  • Автоматизировать процессы и продвигаться по карьерной лестнице.

Выгода до 60% — всего 7 590 ₽!

Начать дискуссию


Обучение для бухгалтеров

Не бойтесь перемен! Научим работать по новым правилам на онлайн-курсах «Клерка»

В 2025 году бухгалтеров ждет настоящая лавина из нововведений. Часть уже вступила в силу, остальные поправки заработают в течение года. Чтобы вам было проще адаптироваться к новым задачам, мы обновили онлайн-курсы с учетом налоговой реформы-2025. Вы сможете получить самую актуальную и нужную информацию, которая поможет вам работать без стресса в новом году.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бухгалтеры спорят о сведениях по стажу в ЕФС-1: сдавать их на всех сотрудников или только на «особенных».🤷‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1846

В соцсетях «Клерка» бухгалтеры обсуждают сведения о стаже — что с ними делать? По закону подавать их нужно только на сотрудников с особенностями стажа, например, работающих на Крайнем Севере или тех, кто находился в отпуске по уходу за ребенком и др. По факту СФР не торопится отражать стаж на ИЛС, поэтому бухгалтеры сдают сведения на всех работников.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Банковские карты

Чем реквизиты карты отличаются от реквизитов счета и что будет, если дать эти данные посторонним

Для отправки и получения переводов нужны банковские реквизиты. Это могут быть как реквизиты карты, так и реквизиты счета. Разбираемся, чем они отличаются друг от друга, какие реквизиты безопасно передавать другим людям, а какие данные строго конфиденциальны.

Чем реквизиты карты отличаются от реквизитов счета и что будет, если дать эти данные посторонним
1

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Обучение для бухгалтеров

Новые уроки по всем изменениям на УСН уже в обновленном онлайн-курсе «Главбух на УСН»

С 1 января 2025 года в силу вступили изменения налоговой реформы-2025, а так как многие из них касаются упрощенцев, то мы обновили программу онлайн-курса «Главбух на УСН: от учета и отчетности до 1С» в соответствии с новыми требованиями и задачами.

Новые уроки по всем изменениям на УСН уже в обновленном онлайн-курсе «Главбух на УСН»
Право

Что запретят россиянам в 2025 году

С нового года, как обычно, вступают в силу новые запреты и ограничения, которые нам придется учитывать в своей повседневной жизни.

Что запретят россиянам в 2025 году
Маркетинг

Как продвигать сервисы для работы с самозанятыми на «Клерке»: эффективные решения для бизнеса

Сотрудничество с самозанятыми — удобный формат, в пользу которого делают выбор все большее число компаний и предпринимателей. Но далеко не все знают, что работа с такими исполнителями может быть максимально комфортной: в этом помогают специализированные онлайн-платформы.

Как продвигать сервисы для работы с самозанятыми на «Клерке»: эффективные решения для бизнеса

Вычеты на детей

Здравствуйте!

Правильно ли я поняла:

у сотрудницы есть трое детей, первому ребенку 19 лет, но она нигде не учится, поэтому ей вычет на первого ребёнка не предоставляем;...

Читать полностью

Эксперт:

Ирина Лапшина

Ирина Лапшина
Эксперт

Да, верно. При установлении очередности рождения детей возраст ребенка не имеет значения (см. письмо от 11.07.2018 № 03-04-05/48282). Так, если...

Читать полностью
Обзоры для бухгалтера

15 лучших онлайн-курсов геймдизайна в 2025 году

Геймдизайнер — это специалист, который придумывает игру: ее сюжет, структуру, персонажей и правила. Он предполагает, какие эмоции будет испытывать игрок, и выстраивает сценарии исходя из этого. Кроме того, геймдизайнер контролирует разработку игры на всех этапах, вплоть до ее выпуска.

15 лучших онлайн-курсов геймдизайна в 2025 году
Налог на имущество

Налог на имущество: ВС РФ расширил критерии движимого имущества

Верховный Суд Российской Федерации рассматривал дело, в котором налогоплательщик классифицировал деревообрабатывающее оборудование и трансформаторные подстанции как движимое имущество. Однако, налоговая инспекция, исходя из своих доводов, полагала, что данные объекты входят в единый имущественный комплекс и должны облагаться налогом.

Новости ФНС

Амнистия при дроблении бизнеса: ФНС запустила промостраницу

Федеральная налоговая служба создала специальный раздел на своем сайте, где представлена актуальная информация об амнистии. В этом разделе можно узнать, что такое налоговая амнистия, ее условия и способы применения.

Новости ФНС

Сервис оценки юридических лиц: ФНС уточнила методику

Федеральная налоговая служба России усовершенствовала методику оценки финансово-хозяйственного состояния юрлица.

Оператор ИС ЭПД Айтиком открывает бесплатный доступ к сервису электронных перевозочных документов

Во время внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД) перевозчики нередко сталкиваются с трудностями. Чтобы упростить переход на транспортное ЭДО, компания Айтиком запустила тест-драйв сервиса Айтиком.Логистика. О том, какие задачи решит наше предложение, читайте в статье.

Оператор ИС ЭПД Айтиком открывает бесплатный доступ к сервису электронных перевозочных документов
Обучение для бухгалтеров

Памятка: ответственность и риски для главного бухгалтера

Рассказываю, чем рискует главный бухгалтер компании и какие виды ответственности несет. На что нужно обращать внимание, чтобы не отвечать за чужие ошибки.

Памятка: ответственность и риски для главного бухгалтера

🎁Счет-фактуре на аванс предшествует прямое указание в договоре на авансирование поставки

Компания заключила с поставщиком договор поставки, по которому последний обязуется поставить и передать в собственность покупателя товар, а покупатель обязуется принять товар и оплачивать его в порядке и на условиях, определенных договором.

Бухгалтерский учет

Организация бухгалтерского учета: зачем нужен, порядок ведения

Разбираем, как организовать бухгалтерский учет на предприятии с нуля: правила и способы ведения бухгалтерского учета, кто несет ответственность, штрафы за нарушение.

Организация бухгалтерского учета: зачем нужен, порядок ведения

Как изменятся ставки НДФЛ и госпошлины на недвижимость в 2025 году

С нового года заработает прогрессивная шкала по налогу на доходу физических лиц. Рассказываем, как изменятся ставки НДФЛ с продажи квартир, госпошлины на недвижимость и налог на имущество в 2025 году.

Как изменятся ставки НДФЛ и госпошлины на недвижимость в 2025 году

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!

Врываемся в 2025-й! Собрали для вас анонсы вебинаров на январь. Сохраняйте в закладки! Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ. Начните год с обучения на «Клерке»!

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!
Самозанятые

Подмена трудовых отношений с самозанятыми: судебная практика

Иногда компании используют незаконные схемы сотрудничества с физлицами. Они оформляют их по ГПХ, при этом создают условия, как для штатных сотрудников. Это называется подменой трудовых отношений гражданско-правовыми. 

Подмена трудовых отношений с самозанятыми: судебная практика

Обзор: налоги по иностранной банковской карте, налогообложение в 2025, новый глава Налоговой службы

Рассматриваются события в налоговой сфере.

Отчетность

Отчётность ООО за 2024 год: что сдавать и в какие сроки

Совсем скоро бухгалтеров ждёт отчётная пора за 2024 год. Рассказываем о правилах, формах и сроках сдачи годовой отчётности для организаций.

Отчётность ООО за 2024 год: что сдавать и в какие сроки

Интересные материалы

Интервью

Как оптимизировать налоговую нагрузку в 2025 году 

Поговорили с основателем и руководителем УКЦ «Разобраться в налогах» — Беляевой Светланой об итогах налоговой реформы и как бизнесу законно снизить налоговую нагрузку в новых реалиях. Нужно ли упрощенцам бояться НДС, тренды налоговых проверок 2025 и примеры законной экономии на страховых взносах за работников.

Как оптимизировать налоговую нагрузку в 2025 году