В статье аналитик 1С IT-компании Lad резюмирует ключевые правила удержания налога на доходы физических лиц для разных категорий сотрудников.
Когда удерживаем
Удерживаем НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, которые приведены в таблице ниже. С 1 января 2023 года это правило действует и при выплате аванса по зарплате.
Правила для доходов в натуральной форме, матвыгоды и суточных:
Форма дохода | Когда удерживать НДФЛ |
Доходы в денежной форме | При выплате дохода |
Доходы в натуральной форме | В день ближайшей денежной выплаты этому сотруднику, из которой можно удержать налог. Например, зарплаты. |
Материальная выгода | |
Сверхнормативные суточные |
Когда перечисляем
Перечисляем НДФЛ в составе ЕНП не позднее сроков, установленных п. 6 ст. 226 НК:
28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января;
28 число текущего месяца — для налога, удержанного с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца;
последний рабочий день календарного года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря.
НДФЛ с выплат при увольнении перечисляем в вышеуказанные сроки, так как специальных правил нет, действует общая норма.
Сроки уплаты НДФЛ с большинства доходов приведены в таблице:
Дата удержания НДФЛ | Срок списания с ЕНС с учетом переноса |
1 — 22 января | 30 января |
23 января — 22 февраля | 28 февраля |
23 февраля — 22 марта | 28 марта |
23 марта — 22 апреля | 28 апреля |
23 апреля — 22 мая | 29 мая |
23 мая — 22 июня | 28 июня |
23 июня — 22 июля | 28 июля |
23 июля — 22 августа | 28 августа |
23 августа — 22 сентября | 28 сентября |
23 сентября — 22 октября | 30 октября |
23 октября — 22 ноября | 28 ноября |
23 ноября — 22 декабря | 28 декабря |
23 — 31 декабря | 29 декабря (в последний рабочий день 2023 года) |
НДФЛ с арендной платы перечисляем в бюджет также в общие сроки, никаких специальных правил нет. Дата подписания акта оказания услуг и срок аренды значения не имеют.
Аналогичные сроки установили для НДФЛ с доходов от операций с ценными бумагами, операций с производными финансовыми инструментами, а также с выплат по ценным бумагам российских эмитентов. Специальные сроки уплаты НДФЛ налоговыми агентами установлены для доходов:
по государственным ценным бумагам, муниципальным ценным бумагам, а также по эмиссионным ценным бумагам, выпущенным российскими организациями, выплачиваемых иностранным организациям, действующим в интересах третьих лиц (ст. 214.6 НК);
операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете (ст. 214.9 НК).
Если срок уплаты НДФЛ выпал на выходной, праздничный или нерабочий день по указу Президента, необходимо перечислить налог в следующий за ним рабочий день.
Крайние сроки уплаты НДФЛ в 2023 году с учетом переносов из-за выходных смотрите в таблице выше.
Как и куда перечисляем
С 1 января 2023 года НДФЛ перечисляем в составе ЕНП на ЕНС. В крайний срок уплаты НДФЛ с ЕНС спишут соответствующую сумму в счет уплаты налога на основании уведомления, которое направляет налоговый агент. Если в текущем месяце НДФЛ за сотрудников составил меньше 100 руб., то его суммируют и уплачивают вместе с налогом за следующий месяц.
Обособленные подразделения
Если в организации нет обособленных подразделений, то НДФЛ перечисляем в составе ЕНП на ЕНС организации. Для зачета ЕНП в счет уплаты обязательств по НДФЛ представьте уведомление об исчисленных налогах и страховых взносах в налоговую инспекцию, в которой состоите на учете. В уведомлении укажите ИНН, КПП организации, код инспекции, КПП из налоговой декларации, ОКТМО, КБК, сумму платежа и отчетный период.
При наличии филиалов и обособленных подразделений НДФЛ перечисляем в составе ЕНП на ЕНС организации. НДФЛ с доходов сотрудников обособленного подразделения зачисляют в бюджет по местонахождению этого подразделения. Поэтому уведомление для зачета ЕНП в счет уплаты обязательств по НДФЛ заполните в разрезе головной организации и каждого обособленного подразделения. Такой порядок применяется независимо от того, по какому договору работает физлицо — трудовому или гражданско-правовому.
Совместительство
Когда сотрудник работает в головном отделении организации, а по совместительству — в ее обособленном подразделении, в уведомлении указывается отдельно суммы НДФЛ:
с доходов, которые получены в головном отделении, — с КПП и ОКТМО головной компании;
с доходов, полученных в обособленном подразделении, — с КПП и ОКТМО этого подразделения.
Если в течение месяца сотрудник работает в нескольких обособленных подразделениях, то НДФЛ с его доходов зачисляется по ОКТМО и КПП каждого из них.
Налог считается с учетом зарплаты, начисленной сотруднику за фактически отработанное время в каждом из подразделений и в головном отделении.
Командировка
Вот как данная ситуация описана в письме ФНС от 15.05.2014 № СА-4-14/9323:
«…если работник организации, направляемый в служебную командировку в обособленное подразделение организации, не является работником такого обособленного подразделения, сумма налога на доходы физических лиц, удержанная с суммы выплачиваемого ему дохода, должна быть перечислена в бюджет по месту нахождения организации».
То есть НДФЛ с его доходов следует платить (зачет ЕНП) по ОКТМО и КПП головной компании.
Дистанционный и надомный сотрудник
В уведомлении на сотрудника, который работает на дому, нужно указать КПП и ОКТМО головного отделения организации или обособленного подразделения, которым можно признать рабочее место надомника.
Следует ли вставать на налоговый учет по адресу рабочего места надомника, определяет налоговая инспекция исходя из условий трудового договора такого работника. Такие разъяснения есть в письме Минфина от 23.05.2013 № 03-02-07/1/18299 «О постановке на учет в налоговых органах по месту осуществления деятельности».
А в уведомлении на дистанционного сотрудника, нужно указать КПП и ОКТМО по месту регистрации головного отделения.
В отличие от надомника, по адресу, где работает дистанционный сотрудник, обособленное подразделение не возникает.
НДФЛ за сотрудника, который работает удаленно за границей
Правила расчета НДФЛ с доходов дистанционного сотрудника зависят от двух факторов: какой у него налоговый статус и где он получил доход ー в России или за рубежом. Где сотрудник получил доход, зависит от того, как прописали в его трудовом договоре или гражданско-правовом договоре место выполнения работы.
Если сотрудник переехал, но по трудовому договору место выполнения работы — РФ, он получает доход на территории нашей страны. НДФЛ считаем по ставке 13 (15)%, если он налоговый резидент РФ, иначе по ставке 30%, если нерезидент. Аналогичный подход для гражданско-правового договора.
Доходы по трудовому договору или ГПД будут относиться к источникам в РФ. НДФЛ с зарплаты, вознаграждения по ГПД должен удерживать и перечислять работодатель, заказчик.
Если в трудовом договоре указано место работы за границей, работодатель не должен удерживать НДФЛ с доходов работника независимо от налогового статуса сотрудника. Зарплата такого работника относится к доходам от источников за пределами РФ.
Если работник имеет статус налогового резидента РФ, он сам платит НДФЛ с зарплаты и подает декларацию по правилам российского законодательства. В ней он отражает доход, полученный от источников за пределами РФ.
Если работник — нерезидент, он не платит с зарплаты НДФЛ по правилам российского законодательства. Эта зарплата относится к доходам от источников за пределами РФ и не относится к объекту обложения НДФЛ.
Однако Минфин планирует это изменить и даже уже подготовил проект закона, по которому вознаграждения дистанционным работникам, находящимся за пределами страны, относятся к доходам от российских источников (информация Минфина от 26.07.2022, проект закона). И тогда дистанционный работник не избежит уплаты российского НДФЛ с полученной зарплаты.
Работодатель перестает быть налоговым агентом после того, как в трудовом договоре указали место работы за рубежом. Он не удерживает НДФЛ, не отражает доходы в 6-НДФЛ.
Речь идет о доходах, дата получения которых попала на период после изменения места работы. Дату получения дохода определяют по правилам статьи 223 НК. Данные выплаты относятся к доходам от источников за пределами РФ. Поэтому нужно самостоятельно по окончании календарного года отчитываться о таких доходах и платить НДФЛ.
Ответственность
И, конечно, нельзя не сказать об ответственности. За невыполнение обязанности по удержанию и уплате НДФЛ налоговому агенту грозит штраф, который закреплен в п.1 ст.123 НК. За период просрочки ему начислят пени, а должностных лиц налогового агента могут привлечь к административной и уголовной ответственности.
Начать дискуссию