Об этом сейчас и поговорим: что нужно выписать для грамотного сопровождения перевозок и во избежание претензий проверяющих органов.
Первичные документы
Оформление первички на транспорте преследует цель документально закрепить, что везут, куда и откуда. Для этого служит товарно-транспортная накладная или транспортная накладная. Это две разных формы перевозочных документов.
Товарно-транспортная накладная составляется в случае, когда грузоотправитель и перевозчик являются одним лицом. Если перевозчик — третье лицо, то оформляется транспортная накладная. Одновременно обе эти формы на одну и ту же поездку не составляются.
При этом не надо забывать, что транспортная накладная не заменяет товарной накладной или УПД, которые тоже должны сопровождать груз.
Товарная накладная или УПД служит для отражения факта передачи груза между продавцом и покупателем в рамках сделки, заключенной между ними. Транспортная накладная служит только для целей перевозки.
В ней отражаются данные маршрута, машины и водителя. А также описывается груз: его состав и упаковка. Составление транспортной накладной отражает факт, что между грузоотправителем и грузополучателем заключен договор перевозки.
В дальнейшем транспортная накладная является подтверждением доставки товара до грузополучателя и оказания услуг перевозки.
За транспортные услуги перевозчик выставляет заказчику акт выполненных работ или УПД. Этот документ служит для расчетов между ними.
В ходе оказания транспортных услуг у перевозчика возникают различные затраты. Каждый рейс имеет ряд параметров, которые необходимо документально описывать. Для этого служит такой документ, как путевой лист. Это — внутренний документ перевозчика. В нем отражаются данные:
водителя;
автомобиля;
маршрут перевозки;
расход топлива;
пробег транспортного средства.
На основании путевого листа списываются расходы на ГСМ внутри транспортной компании, а также производятся расчеты по зарплате с водителем.
Электронный документооборот
В настоящее время власти стремятся все перевести в цифру. Транспортные перевозки не стали исключением. С 2022 года возможно оформлять электронные транспортные накладные. Это — электронные документы, которые являются аналогом бумажных.
Обмен данными происходит через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Документы попадают в систему посредством специализированных компаний — операторов ЭДО.
Оформление перевозки в электронном виде выглядит так.
Грузоотправитель составляет транспортную накладную, подписывает ее и отправляет в ГИС ЭПД. Водитель в мобильном приложении на своем телефоне подтверждает получение груза и осуществляет перевозку. При передаче груза грузополучателю он также отправляет подтверждение этой операции, а грузополучатель подписывает транспортную накладную и удостоверяет факт приема груза и оказания услуг по его доставке.
В итоге у всех сторон остается подписанный электронными подписями документ, подтверждающий перевозку.
При этом ГИС ЭПД служит только для обмена транспортными документами. Для того чтобы отправлять накладные, счета-фактуры, УПД, нужно воспользоваться обычной системой ЭДО через своего оператора.
С 29 марта 2023 г., согласно постановлению Правительства № 476, у грузоперевозчиков появилась возможность обмениваться в электронном формате еще тремя перевозочными документами:
договор фрахтования.
путевой лист.
заказы и заявки.
Для этих документов новые форматы утверждены приказами ФНС, а правила передачи прописаны в приложениях к постановлению № 476.
Сегодня применение электронных транспортных документов является добровольным — компании могут применять как ЭДО, так и использовать стандартный бумажный формат документов.
Если организация приняла решение перейти на электронный формат, то бумажные документы формировать больше не нужно — электронные документы имеют такую же силу, что и бумажные, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью.
Но на 2024 год запланирован полный переход на обмен электронными документами, поэтому подключиться к системе ГИС ЭПД и готовиться к использованию электронного документооборота стоит уже сейчас.
Начать дискуссию