Как правильно учесть услуги связи

налог на прибыль

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Налогоплательщикам, признающим доходы и расходы методом начисления, для определения момента признания расходов на услуги связи в целях налогообложения необходимо закрепить в учетной политике одну из дат признания таких расходов, установленных пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ:

– дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дату предъявления налогоплательщику документов, на основании которых будут произведены расчеты[2];

– последний день отчетного (налогового) периода.

Налогоплательщики, применяющие кассовый метод, признают затраты после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете затраты, связанные с оказанием услуг связи, признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99[3]) в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 19 ПБУ 10/99). Очевидно, что в бухгалтерском и налоговом учете моменты признания расходов могут не совпадать. В таком случае возникает необходимость применения ПБУ 18/02[4].

Пример 1.

ООО «Хлеб-соль» в учетной политике для целей налогообложения признает расходы на дату предъявления документов, на основании которых производятся расчеты. За оказанные в июле 2006 г. услуги связи телефонная станция выставила 05.08.06 счет на 35 400 руб., в том числе НДС – 5 400 руб.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Когда затраты на услуги связи не учитываются при налогообложении прибыли, но признаются расходами для целей бухгалтерского учета, также следует руководствоваться ПБУ 18/02.

Пример 2.

ОАО «Попрыгунчик» установило, что в июле 2006 г. сотрудник С. Б. Иванов провел со служебного телефона международные телефонные переговоры в личных целях на сумму 1 180 руб., в том числе НДС – 180 руб. Общие затраты на телефонную связь по итогам месяца составили 35 400 руб., в том числе НДС – 5 400 руб.

В связи с тяжелым финансовым положением С. Б. Иванова руководство ОАО в августе 2006 г. приняло решение не удерживать с него указанную сумму. В бухгалтерском и налоговом учете расходы на услуги связи признаются одновременно.

В учете будут составлены следующие проводки:

<*> При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 211 НК РФ). Обязательств по уплате ЕСН в данном случае не возникает, так как отсутствует объект налогообложения, которым признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Мы привели наиболее типичные примеры корреспонденций для принятия к учету затрат по услугам связи. Теперь обратимся к налоговым аспектам данных услуг. По услугам связи больше всего споров возникает по поводу расходов на сотовую связь.

Расходы на сотовую связь

Очень часто в целях экономии финансовых ресурсов руководство организации устанавливает лимит расходов на переговоры. В связи с этим возникают два вопроса: является ли установленный лимит основанием для отнесения расходов на сотовую связь к прочим расходам? Можно ли в случае его превышения работником и внесения им в кассу организации (или удержания из заработной платы работника) суммы, превышающей определенный лимит, считать эти средства выручкой от реализации услуг?

Лимит расходов на переговоры

По мнению Минфина, изложенному в письмах от 23.05.05 № 03-03-01-04/1/275, от 27.07.06 № 03-03-04/3/15, факт установления лимита не является определяющим при признании затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения прибыли, но сумма его превышения должна быть возмещена работником организации. На наш взгляд, такой подход не всегда оправдан. Допустим, что работник ежемесячно может говорить за счет предприятия на сумму 5 долл. США. Характер его работы не связан с командировками, но он был командирован в другой город. Находясь в отъезде, работник в служебных целях звонил руководителю и, с учетом платы за роуминг, превысил установленный лимит. Должен ли он в такой ситуации что-либо возместить организации? Думаем, что нет[5].

Минфин в приведенных письмах говорит, что возмещение работником суммы, превышающей установленный лимит на расходы по услугам связи, должно учитываться в доходах от реализации, а та же сумма, признаваемая расходом, будет учитываться в составе прочих расходов после того, как работник возместит организации указанные затраты.

В связи с этим, во-первых, непонятно, что реализовала организация работнику? В соответствии с п. 1 ст. 249 НК РФ доходом от реализации признается выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручка от реализации имущественных прав. Исходя из того, что услуги связи потребляются в процессе их оказания (п. 5 ст. 38 НК РФ), приобрести и реализовать услуги не представляется возможным. Остается одно – организация сама оказывает услугу. В таком случае ее следует признать оператором связи (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, оказывающим услуги связи на основании соответствующей лицензии) (ст. 2 Закона о связи). Если у организации нет такой лицензии, при определенных обстоятельствах это может стать основанием для привлечения к ответственности вплоть до уголовной (ст. 171 УК РФ). Нравится вам такой «поворот судьбы»? На наш взгляд, это полный абсурд, к тому же мнение финансистов противоречит описанной ситуации, так как услугу оказывает оператор сотовой связи, а не организация-работодатель.

Во-вторых, говоря о моменте признания расходов, мы не можем согласиться с мнением чиновников. Дело в том, что расходы на услуги связи признаются на одну из дат, указанных в разделе о налоге на прибыль (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). И такого момента, как возмещение затрат организации, не указано. Следовательно, момент признания расходов, предложенный Минфином, нельзя использовать как руководство к действию.

Напрашивается вопрос: к чему весь этот «огород», противоречащий Налоговому кодексу? Напомним, что в бухгалтерском учете о реализации речи не идет. Задолженность работника отражается и гасится по дебету и кредиту счета 73-2. Если в рассуждениях чиновников нет логики, значит, нужно искать фискальный интерес. Чтобы его найти, предложим свой подход к налогообложению операций по компенсации работником затрат на проведение телефонных переговоров в личных целях.

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. Применительно к нашему случаю работодатель оплатит весь счет оператору связи. Значит, часть средств, выплаченных за работника, будет считаться прямым действительным ущербом, который работник обязан возместить работодателю.

В налоговом учете доход в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба считается внереализационным доходом. Он включается в налоговую базу по налогу на прибыль на дату признания должником либо на дату вступления в законную силу решения суда (п. 3 ст. 250 НК РФ, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Взыскание с работника сумм причиненного ущерба ограничено рядом процедур и процессуальными сроками, несоблюдение которых, в случае несогласия работника возместить ущерб, оставляет работодателю одну возможность – взыскание его в судебном порядке (ст. 246 - 248 ТК РФ). В этом случае со дня обращения в суд и до вступления в силу принятого решения нужно ждать несколько месяцев, в то время как расходы на услуги связи, вероятно, уже будут включены в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Таким образом, фискальный интерес Минфина заключается в том, чтобы не допустить признание расхода на услуги связи раньше дохода, связанного с компенсацией причиненных убытков.

Документальное подтверждение оказания услуг связи

Суть другого спора между налогоплательщиками и налоговиками заключается в том, какими документами следует подтверждать затраты на оплату услуг сотовой связи. Минфин в письмах № 03-03-01-04/1/275, № 03-03-04/3/15 и от 07.12.05 № 03-03-04/1/418 утверждает: для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; детализированные счета оператора связи.

Однако детализированный счет не всегда есть у налогоплательщика. Вместе с тем, как показывает судебная практика (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 08.11.05 № А40-45608/05-107-367[6]), отсутствие такого счета при условии, если имеются другие документы, не означает, что расходы документально не подтверждены.

Также представляет интерес Постановление ФАС ПО от 30.03.06 № А65-16024/2005-СА1-37, в котором судьи апелляционной инстанции указали: судом первой инстанции правомерно указано на неправомерность доводов налогового органа о недоказанности производственного характера телефонных переговоров в связи с отсутствием детализации счетов о составе телефонных переговоров, поскольку необходимость использования сотовых телефонов в производственных целях подтверждена организационно-распорядительными документами руководителя Общества.

Разговоры в нерабочее время

Допустим, что налогоплательщик не стал игнорировать требования Минфина о документальном подтверждении расходов и собрал весь рекомендованный им комплект документов, включая детализированный счет от оператора связи. Тогда он может столкнуться с тем, что часть разговоров сотрудника приходится на нерабочее время, в том числе в выходные дни или во время отпуска. Поразительно, но в Письме № 03-03-04/1/418 Минфин пришел к выводу, что в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения.

Данное мнение вышестоящего государственного органа, видимо, мало интересует сотрудников налоговой службы, и они продолжают бессмысленные споры с налогоплательщиками. Ярким примером стало дело, рассмотренное в ФАС МО. В Постановлении от 31.05.06
№ КА-А41/5411-06 арбитры указали: довод налогового органа о том, что переговоры по сотовой связи осуществлялись работниками в период отпусков, в связи с чем не подтверждается их производственный характер, судом кассационной инстанции признается необоснованным.

Является правильным вывод судов о том, что налоговое законодательство не содержит обязательного подтверждения налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка, совершенного при помощи услуг связи.

Вместе с тем судами установлено, что услуги связи оказывались Обществу по договорам о предоставлении услуг сотовой связи… Факт предоставления сотовых телефонов в пользование конкретным работникам Общества оформлен приказами генерального директора.

Суд обоснованно указал, что факт совершения звонков в период отпуска не означает непроизводственного характера данного звонка, поскольку звонки личного характера могут совершаться и в течение рабочего дня.

Оплата телефонных услуг с помощью карт экспресс-оплаты

Иногда оплата услуг сотовой связи производится с помощью карт экспресс-оплаты. Излишне говорить, что данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»[7]. Этим и воспользовался Минфин в Письме от 26.01.06 № 03-03-04/1/61 для отказа налогоплательщику в признании расходов на оплату услуг связи в целях налогообложения прибыли.

Да, действительно, в карте экспресс-оплаты нет некоторых обязательных реквизитов, присущих первичным учетным документам, например: наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их личных подписей. Однако это не мешает организации самостоятельно составлять первичные учетные документы, в частности, бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ… и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому мы не видим препятствий для признания карт экспресс-оплаты документами, косвенно подтверждающим произведенные расходы.

Для убедительности можно привести Постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18. Инспекция обратилась с жалобой в кассационную инстанцию, так как посчитала, что представленные обществом документы не подтверждают производственный характер затрат на оплату услуг мобильной связи.

Материалы дела свидетельствуют, что общество уменьшило налогооблагаемую прибыль на расходы по оплате сотовой связи на приобретение карт экспресс-оплаты своими сотрудниками (генеральным директором и заместителем генерального директора по финансам) в период нахождения в служебных командировках в Москве на основании представленных ими авансовых отчетов о покупке карт экспресс-оплаты. Из представленных в деле командировочных удостоверений следует, что сотрудники находились в командировках по служебному заданию.

Поэтому суд первой и апелляционной инстанций, исследовав и оценив представленные доказательства, пришел к выводу о производственном характере использования мобильной связи, а суд кассационной инстанции рассмотрел жалобу инспекции и не нашел оснований для ее удовлетворения.

Сотовая связь и УСНО

У налогоплательщиков, перешедших на УСНО и избравших в качестве объекта доходы, уменьшенные на величину расходов, не должно возникнуть трудностей при списании расходов на услуги связи, так как согласно пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ они при налогообложении учитывают затраты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, в том числе расходы на оплату услуг связи (см. Письмо МФ РФ от 28.05.05 № 03-11-05/4).

Мы рассмотрели основные моменты налогообложения расходов на услуги сотовой связи. Теперь поговорим о «красивых» (удобных, простых) номерах и услугах Freephone.

«Красивые» номера и услуги Freephone

«Красивый» номер

Что представляет «красивый» номер? Это, например, номера 777-77-77 или 770-00-00. Поскольку они используются преимущественно для того, чтобы привлечь внимание и потенциальным клиентам было легче их запомнить, за подключение подобного номера оператор связи обычно берет дополнительную плату, которую можно принять для целей налогообложения. Следуя логике Минфина (Письмо от 01.06.06 № 03-03-04/2/162), работы по подключению к каналу связи не являются услугами связи (с этим мы согласны), однако могут быть учтены для целей налогообложения на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В связи с учетом таких расходов возможны два подхода, которые зависят от того, на срочной или бессрочной основе они предоставлены. Если срок использования такого номера не установлен, то затраты единовременно списываются в бухгалтерском и налоговом учете. Когда такой срок определен, в бухгалтерском учете следует руководствоваться п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета[8]: затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся. Для отражения таких расходов согласно Плану счетов[9] предусмотрен счет 97 «Расходы будущих периодов». В целях налогообложения прибыли они распределяются налогоплательщиком самостоятельно (п. 1 ст. 272 НК РФ). При этом для сближения бухгалтерского и налогового учета целесообразно использовать один и тот же способ списания затрат.

К сведению: существует другая позиция по моменту принятия расходов на временное (ограниченное сроком) подключение “красивого” номера. Некоторые авторы считают, что данные расходы в любом случае списываются единовременно как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Freephone

В соответствии с п. 1.3 Приложения Е, Нормы технологического проектирования[10] FPN – Freephone – свободный (от оплаты) вызов. Услуга позволяет осуществлять начисление платы на счет поставщика услуги, например компании по продаже авиабилетов, и предоставляет пользователю возможность доступа по единому номеру, например к ближайшему от покупателя пункту по заказу авиабилетов.

Другими словами, услуги Freephone – это специальный телефонный номер формата 8-800-ххх-хх-хх, предназначенный для коммерческих целей. Особенность услуг в том, что за произведенные переговоры платит владелец номера, а не тот, кто звонит. Расходы на подобные номера делятся на:

– расходы на подключение (услуга Freephone обычно предоставляется на определенный срок. Порядок бухгалтерского учета и налогообложения расходов на подключение аналогичен порядку, предусмотренному для «красивых» номеров);

– гарантированный платеж в счет оплаты трафика (в бухгалтерском и налоговом учете не учитывается, так как является авансом
(п. 3 ПБУ 10/99, пп. 1 п. 1 ст. 251 НК РФ));

– стоимость трафика (в бухгалтерском и налоговом учете признается расходом на оплату услуг связи).

С документальным оформлением расходов «красивых» номеров и услуг Freephone проблем не возникает – операторы связи предоставляют весь необходимый комплект документов (договоры, счета, акты об оказании услуг).

[1] Федеральный закон от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи».

[2] Согласно Письму МНС РФ от 13.09.04 № 02-4-08/275 «О порядке принятия расходов банка по международным переговорам» под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату их составления.

[3] Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом МФ РФ от 06.05.99 № 33н.

[4] Положение по бухгалтерскому учету «Учет расходов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утв. Приказом МФ РФ от 19.11.02 № 114н.

[5] Согласно ст. 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

[6] Данное решение ИФНС по г. Москве обжаловала в апелляционной и кассационной инстанциях, но ни в одной из них она не нашла поддержки у судей (Постановление ФАС МО от 31.05.06 № КА-А40/4775-06).

[7] Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[8] Приказ МФ РФ от 29.07.98 № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».

[9] План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению, утв. Приказом МФ РФ от 31.10.00 № 94н.

[10] Нормы технологического проектирования. Городские и сельские телефонные сети. НТП 112-200. РД 45.120-2000 (вместе с Положением по проектированию ИС. Технологические нормы проектирования интеллектуальной сети, Положением по проектированию доступа к сети Интернет), утв. Минсвязи РФ 12.10.00.