Расходы на покупку мобильного телефона и аксессуаров в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Мобильный телефон – неотъемлемая часть жизни современных людей. Деятельность любой современной организации невозможно представить без использования мобильной связи и мессенджеров.

В зависимости от установленного лимита приобретаемый мобильный телефон будет относиться или к основным средствам, или к малоценному оборудованию.

Давайте рассмотрим пример принятия к учету мобильных телефонов в обеих ситуациях.

Ситуация № 1. При покупке сотового телефона в качестве подтверждающих документов от поставщика у вас счет-фактура, накладная или УПД и в качестве покупателя в документах указана ваша организация.

Допустим, лимит стоимости основных средств в нашей организации составляет 100 000 рублей (многие бухгалтеры при переходе на ФСБУ 6/2020 выбрали такой лимит неслучайно, ведь он равен лимиту стоимости основных средств, установленному налоговым кодексом, и при таком лимите разниц между БУ и НУ становится существенно меньше).

Мы приобрели два телефона: для генерального директора стоимостью 120 000 рублей с НДС, для коммерческого директора стоимостью 60 000 рублей с НДС. Оба телефона были приобретены у поставщика с доставкой, стоимость доставки каждого телефона 299 рублей с НДС. Наша организация находится на общей системе налогообложения.

Давайте проведем эти поступления в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

Сразу напомним, что в программе есть 2 варианта оприходования основного средства в разделе меню «ОС и НМА»:

• Быстрый: документом «Поступление основных средств» (или в разделе «Покупки» в пункте «Поступление (акты, накладные, УПД)» создать новый документ с видом операции «Основные средства»);

• Долгий: документами «Поступление оборудования» + «Поступление доп. расходов» + «Принятие к учету ОС».

Документ «Поступление основных средств» используется, если нет никаких дополнительных расходов по такому основному средству. Потому, что в нем автоматически формируются сразу две проводки: Дт 08 Кт 60, Дт 01 Кт 08. Т.е. основное средство в этом же документе попадает на 01 счет и добавить в него дополнительные расходы уже не представляется возможным.

Если же при поступлении основного средства есть дополнительные расходы (доставка, транспортировка, сборка и т.д.), то нужно:

• сначала ввести документ «Поступление оборудования» (проводка Дт 08 Кт 60),

• затем чуть позже по времени сформировать документ «Поступление доп. расходов» (проводка Дт 08 Кт 60),

• и только после ввода всех дополнительных расходов создать документ «Принятие к учёту ОС», где программа сформирует первоначальную стоимость из всех затрат и сделает проводку Дт 01 Кт 08.

Пройдите курс повышения квалификации ФСБУ-2024, что бухгалтеру перестроить в работе: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация.

После курса вы забудете о претензиях налоговиков к учету, сможете грамотно изменить учетную политику и с легкостью применять федеральные стандарты. Научитесь настраивать работу с самым сложным ФСБУ «Аренда» в 1С.

Сейчас на курс действует скидка: 8 900 вместо 18 900 рублей.

Купить курс

У нас как раз второй случай — есть затраты на доставку ОС, его и применим.

Для принятия к учету телефона стоимостью 120 000 рублей переходим в раздел «ОС и НМА» — «Поступление оборудования» и создаем новый документ поступления оборудования.

В карточке номенклатуры выбираем вид «Оборудование (объекты основных средств»:

При проведении документ поступления формирует проводки:

Теперь нам необходимо включить в первоначальную стоимость нашего основного средства расходы на его доставку. Для этого, не выходя из документа поступления, нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем «Поступление доп. расходов»:

Проводим поступление расходов на доставку:

Формируем для проверки оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.04.1 и видим, что стоимость телефона и его доставки (без НДС) сформировали первоначальную стоимость нашего объекта основных средств:

Теперь мы должны принять основное средство к учету. Для этого в разделе «ОС и НМА» создаем документ «Принятие к учету ОС»:

При заполнении карточки основного средства внимательно подбираем код по ОКОФ, амортизационная группа подставится автоматически при выборе подходящего кода:

После заполнения полей записываем карточку и выбираем данное основное средство в нашем документе. Инвентарный номер программа присваивает автоматически, при необходимости его можно отредактировать.

Далее переходим к заполнению вкладок Бухгалтерский учет и Налоговый учет.

Срок полезного использования в налоговом учете, согласно амортизационной группе, должен быть свыше 5 лет и до 7 лет включительно, кратно 1 месяцу (то есть минимальный срок, который мы можем указать для нашего телефона составляет 61 месяц ((5 лет * 12 месяцев) + 1 месяц):

Допустим, директор решил, что он будет эксплуатировать телефон в течение 2 х лет, а затем поменяет на новую модель, продав примерно за 50 000 рублей (ликвидационная стоимость):

Сформируем оборотно-сальдовые ведомости по счетам 08.04.1 и 01:

Видим, что обороты за период по счету08.04.1 закрылись, сальдо нет, сумма переехала на 01 счет.

После проведения документа наш телефон принят к учету как основное средство.

Далее мы с вами примем к учету второй телефон из нашего примера, стоимостью 60 000 рублей.

В разделе «Покупки» создаем документ поступления с видом «Товары (накладная, УПД)».

В этой же карточке мы можем установить срок использования нашего телефона (допустим мы определились что он должен составлять не менее 3 лет) или оставить значение «До износа»:

В документе поступления также важно заполнить графу «Счет учета», указав счет, подразделение и статью расходов, на который должны быть отнесены расходы в бухгалтерском учете в момент поступления малоценного оборудования:

Проведенный документ формирует проводки по Дт счета 10.21.1 как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, а проводку по Дт 26 только в бухгалтерском:

Телефон был приобретен с доставкой, поэтому нам необходимо включить ее в первоначальную стоимость как дополнительный расход. Не закрывая документ поступления нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем вид документа «Поступление доп. расходов»:

Документ доп. расхода формирует нам те же проводки, что и основной документ поступления, то есть увеличивает себестоимость малоценного оборудования на счете 10.21:

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.21:

Далее мы должны передать наш телефон сотруднику в эксплуатацию. Для этого в разделе «Склад» создаем документ «Расход материалов (требования-накладные)» с видом «Передача сотруднику».

Заполняем в верхнем правом углу счет затрат для отнесения расходов в налоговом учете, по строке «Учитывать по сотруднику» ставим флаг в поле «Расход и остатки», именно это дает программе команду сделать проводку на счет забалансового учета МЦ.04:

В результате проведения документа формируются проводки по списанию стоимости нашего телефона со склада в бухгалтерском учете (Дт 10.21.2 Кт 10.21.1), признанию расходов налоговом учете (Дт 26 Кт 10.21.1) и перевод оборудования на забалансовый счет МЦ.04:

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.21, мы видим, что счет закрылся, все проводки сделаны нами верно.

Теперь мы можем сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 и посмотреть, какое оборудование числится за сотрудниками. При необходимости провести инвентаризацию:

Можно также сформировать отчет, в котором отражается еще и срок эксплуатации оборудования сотрудником. Переходим в раздел «Склад» и открываем вкладку «Материалы, выданные сотрудникам»:

Выбираем нужную дату и по кнопке «Сформировать» формируем наш отчет:

Отчет позволяет контролировать наличие малоценного оборудования, инвентаря у сотрудников, факт возврата (например, при увольнении сотрудника), дату списания запасов, может пригодиться для инвентаризации и т.д.

Ситуация № 2. Телефон приобретен в розничном магазине, из документов у вас лишь кассовый чек

Для примера возьмем те же самые телефоны, которые были у нас в предыдущем примере: телефон стоимостью 60 000 рублей (малоценное оборудование) и телефон стоимостью 120 000 рублей (основное средство).

Проводим от сотрудника авансовый отчет. Так как у нас нет от поставщика счета-фактуры, галочку в соответствующем поле мы не ставим:

После проведения авансового отчета приобретенный телефон будет оприходован на счет учета малоценного оборудования 10.21 (так как в карточке номенклатуры при создании мы выбрали вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы»), сумма НДС с 19 счета спишется в расходы (в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на статью прочих доходов и расходов «Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика»; к налоговому учету НДС, не подтвержденный счетом-фактурой, не принимается:

Далее, как и в предыдущем примере, мы передаем наш телефон сотруднику с помощью документа «Расход материалов (требования-накладные)», после чего счет 10.21 закрывается, а телефон попадает на забалансовый счет МЦ.04.

При поступлении по авансовому отчету телефона стоимостью 120 000 рублей, то есть того, который согласно положениям нашей учетной политики, относится к основным средствам, все проводки будут те же, кроме счета поступления. Это будет счет 08.04.1, так как в карточке номенклатуры для данного телефона нами выбран ранее вид номенклатуры «Оборудование (объекты основных средств)»:

После принятия телефона к учету по авансовому отчету оформляем документ «Принятие к учету ОС». Теперь телефон числится на балансе организации в качестве основного средства:

Приобретение аксессуаров к телефону (батарейки, чехол, защитное стекло, дополнительная зарядка и т.д.)

Давайте более детально остановимся на вопросе дополнительных расходов компании, связанных с покупкой и учетом телефонов: батарейки, чехол, защитное стекло, зарядка и т.д. Входят ли все эти расходы в первоначальную стоимость телефона?

Давайте обратимся к положениям ФСБУ 26/2020 (п.18), согласно которым основными средствами считаются капитальные вложения (затраты) на приведение объекта в состояние и местоположение, в котором он пригоден к использованию в запланированных целях.

Защитное стекло, чехол и прочие аксессуары мы можем учитывать, как материалы (счета 10.06 или 10.09 исходя из положений учетной политики) или как малоценное оборудование (на счет 10.21) в зависимости от срока полезного использования (менее 12 месяцев или более 12 месяцев) документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» или «Авансовым отчетом».

Затем необходимо списать эти ТМЦ документом «Расход материалов (требования-накладные)» на текущие расходы.

Расходы на страховку телефона

Услуги, приобретаемые с телефоном, такие как страховка, гарантия мы отражаем на счете 97 как расходы будущих периодов, постепенно списывая расходы на счет затрат (20, 23, 25, 26, 44) в срок, предусмотренный страховкой, или в срок оплаченного гарантийного обслуживания.

Расходы на ремонт телефона

В процессе эксплуатации телефона может возникнуть необходимость в его ремонте.

Счет учета расходов на ремонт основного средства соответствует тому счету, на который принимаются расходы по его амортизации (в нашем случае счет 26), а расходы на ремонт малоценного оборудования учитываются на счете, на который были списаны расходы на момент принятия его к учету и ввода в эксплуатацию (в нашем случае это также счет 26).

Для учета услуг по ремонту в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» создаем документ с видом «Услуги (акт, УПД)»:

При заполнении в документе поступления графы «Счета учета» можно создать новую статью расходов «Ремонт основных средств». При принятии к учету услуг по ремонту малоценного оборудования можно создать аналогичную статью с наименованием «Ремонт малоценного оборудования и инвентаря».

В налоговом учете расходы на ремонт основных средств и иного имущества относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК), поэтому в поле вид расхода выбираем «Прочие расходы» в обоих случаях.

Что делать, если в процессе эксплуатации телефон сломался и не подлежит ремонту

Если телефон принят к учету как основное средство, то необходимо произвести списание на основании решения специально созданной комиссии, в состав которой обычно включаются должностные лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность объекта основных средств.

Нужно ли для списания заключение эксперта?

Законодательство не содержит требования о наличии заключения технической экспертизы для целей списания основных средств в коммерческих организациях — необходимо лишь решение комиссии, созданной в компании, о таком списании.

Порядок списания телефона, который является основным средством, полностью соответствует порядку списания основных средств, неспособных приносить экономическую выгоду.

Если телефон принят к учету как малоценное оборудование, то для его списания также необходим акт комиссии. Типовой формы такого акта не установлено, поэтому вы можете составить его в произвольной форме либо использовать форму МБ-8:

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 списание малоценного оборудования на основании составленного комиссией акта делаем в разделе «Склад» — «Списание товаров, материалов»:

В документе списания телефона выбираем вид операции «Списание с сотрудника», указываем списываем объект и сотрудника, которому он принадлежит.

После проведения документ формирует проводку по списанию малоценного оборудования с забалансового счета МЦ.04:

Расходы на услуги связи (МТС, Билайн, Мегафон, Теле 2 и т.д.)

Рассматривая тему учета телефонов в организации, нельзя не обратить внимание на то, что при наличии расходов на покупку телефонов, у компании должны быть и расходы на связь, причем расходы, экономически обоснованные и связанные с ее деятельностью.

Чтобы ваша компания не оказалась в такой ситуации, необходимо должным образом оформить все документы, обосновывающие использование телефонов и мобильной связи для исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей и внимательно подойти к оформлению документов, обосновывающих расходы.

Для обоснования расходов на мобильную связь необходимо оформить следующие документы (согласно позиции Минфина, изложенной в письмах № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011):

• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

• договор с оператором на оказание услуг связи;

• счета оператора связи.

Если такой лимит установлен, то необходимо составить приказ, в устанавливающий сумму лимита, которая может быть одинаковой для всех сотрудников, пользующихся услугами связи или отличаться в зависимости от занимаемой должности.

Обратите внимание, что если лимит расходов на связь в организации не установлен, то такие расходы на мобильную связь также можно полностью учесть в расходах по налогу на прибыль, если они соответствуют п.1 ст. 252 НК (экономически обоснованы, направлены на получение дохода, документально подтверждены). Данная позиция подтверждается письмом Минфина № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011.

Комплект документов также должен содержать приказ, закрепляющий за сотрудниками SIM –карты в произвольной форме. В нем можно указать фамилию, имя, отчество, должность сотрудника и номер телефона/ серийный номер SIM-карты, закрепляемой за ним.

Кроме вышеперечисленного, рекомендуется указать в должностных инструкциях работников, что в служебных целях им необходимо использование услуг мобильной связи.

Дело в том, что все мобильные операторы ограничиваются стандартным пакетом документов: счет и счет-фактура (для применения вычета по НДС), могут также предоставить детализацию за период по запросу абонента.

Многие бухгалтеры пытаются спорить с операторами связи, требуя от них Акты, однако операторы имеют вполне законное право не выставлять их. Данная позиция закреплена в Правилами оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи (утвержденные постановлением Правительства от 18 мая 2005 г. № 310).

Согласно п.113, счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является расчетным документом, в котором отражаются данные о денежных обязательствах абонента. Счет содержит сведения о видах, объемах и стоимости оказанных услуг.

Таким образом, Акт оказанных услуг не является обязательным документом для учета расходов на мобильную связь.

Для того, чтобы провести расходы на услуги связи в 1С: Бухгалтерии предприятия ред.3.0 создаем в разделе «Покупки» документ поступления с видом «Услуги (акт, УПД), так как у нас нет акта, то в качестве номера можно поставить номер и дату счета, вносим реквизиты счета-фактуры, заполняем счета затрат:

Как вести бухгалтерский учет сим-карт, выданных сотрудникам

Сим-карты обычно выдаются бесплатно, но нам нужно закрепить ее за конкретным сотрудником. Для этого в разделе «Операции» создадим операцию, введенную вручную.

Счет учета по дебету указываем МЦ.04, сим-карту вводим с видом номенклатуры «Материалы», обязательно указываем сотрудника, за кем закрепляем сим-карту.

При возврате сим-карты необходимо сделать новую операцию, введенную вручную, с зеркальной проводкой, но уже по кредиту МЦ.04. В этом же документе можно снова выдать сим-карту новому сотруднику.

В следующей статье разберем вопрос компенсации расходов, связанных с использованием личной сим-карты и телефона работника, в программах 1С.