Автоматизация учета

Робот в помощь: 5 инструментов цифровизации для современной бухгалтерии

С развитием цифровых технологий управление финансовыми ресурсами становится эффективнее на всех уровнях. Рассказываем, какие IT-решения для этого существуют и как предприятиям и организациям интегрировать их в бухгалтерский учет.
Робот в помощь: 5 инструментов цифровизации для современной бухгалтерии
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

В нестабильных экономических условиях многие российские организации ощущают острую нехватку финансовых ресурсов. Они с трудом изыскивают средства на основную деятельность, рискуя недофинансировать вспомогательные секторы, к которым относится и бухгалтерия.

Снять эти риски призвана цифровизация бухгалтерских функций с помощью различных IT-инструментов, которые можно разделить на несколько больших групп.

Речь идет о комплексных IT-решениях, которые в той или иной степени интегрированы в бухгалтерию нашего времени:

  1. Системы учета и планирования ресурсов.

  2. Инструменты интеграции с госсервисами.

  3. Системы юридически значимого электронного документооборота.

  4. Преобразователи бумажных документов в электронный формат.

  5. Программные роботы.

Каждый из этих инструментов заслуживает отдельного обзора.

ERP: интеграция с системами внешнего и внутреннего контроля

Цифровые системы бухгалтерского учета и системы планирования ресурсов предприятия (ERP) помогают комплексно управлять различными бизнес-процессами. Они образуют единый IT-ландшафт с:

  • модулями по управлению доступом и правами пользователей, взаимодействию с налоговой службой;

  • системой «Клиент-банк» для получения электронной выписки из банка, формирования платежных поручений и т.д.;

  • системой мониторинга эффективности деятельности сотрудников,

  • системой управленческого учета и консолидации, планирования и бюджетирования.

Связь с контрагентами и госсервисами в режиме онлайн 

Инструменты интеграции с госсервисами «заточены» под проверку контрагентов, валюты, классификаторов видов экономической деятельности и т. д. На этих платформах реализован очень удобный функционал — личный кабинет контрагента. Он позволяет в режиме онлайн координировать действия с заказчиками, поставщиками и подрядчиками.

«Электронное право» с высокой скоростью обмена данными 

Не так давно появились системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — как внешнего, так и внутреннего.

Они придают юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам через проставление электронной подписи (ЭП) на этих документах. 

ЮЗЭДО в десятки раз ускоряют обмен информацией, благодаря чему расчеты и сделки совершаются кратно быстрее, чем при бумажном документообороте. 

«Умные сканеры»: из бумаги на экран и обратно 

Сканерные системы преобразуют бумажные документы в электронный формат. После проводки бухгалтером оцифрованные документы поступают в систему электронного архивирования.

При этом связь архивированного файла с проводкой сохраняется: в любой момент к этому файлу можно вернуться, например, для того, чтобы отразить содержащиеся в нем данные в квартальном или годовом отчете и распечатать их.

Программные роботы «на подхвате» у бухгалтера в режиме 24/7 

Особую касту IT-ландшафта крупных российских компаний составляют системы RPA, а проще говоря — программные роботы.

Основное их назначение — заменить человека на стыке взаимодействия разных систем.

Например, такой робот без перерывов и выходных, а главное, быстро и безошибочно способен распознавать сканированные документы и переносить нужные данные из них в соответствующие поля корпоративных IT-систем.

В деле освобождения сотрудника от монотонной рутинной работы эффективность такого IT-инструмента сложно переоценить.

Например, в Росатоме в Центре обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету (ЦО БУНУ) системы RPA активно применяются для контроля корректности начислений по счетам, формирования справок 2-НДФЛ и подготовки актов сверки.

В первом случае нагрузка на бухгалтера благодаря эксплуатации программных роботов снизилась на 90%, во втором — на 95%, в третьем — на 85%.

Справка. Согласно данным исследований, проведенным в 2023 году SSON (Shared Services & Outsourcing Network — крупнейшее сообщество специалистов ОЦО, работающих на глобальном рынке бизнес-услуг и аутсорсинга), 92% международных ОЦО эксплуатируют хотя бы одного программного робота. Из них 35% имеют более 10 роботизированных процессов. 40% международных ОЦО планируют сфокусировать внимание на RPA в ближайший год, 36% делают ставку на развитие искусственного интеллекта и интеллектуальных ботов. Уровень роботизации в мире составляет 92%, в России — 42%.

Наиболее перспективными для применения RPA-cистем являются области с процессами, где вручную происходит сбор статистики, формирование отчетов и заполнение форм данными из разных источников.

Зависимость российского бухучета от зарубежных IT-продуктов уменьшается 

 Согласно данным Йельского университета (США), на которые ссылается «Российская газета», начиная с весны 2022 года из более чем 1000 иностранных поставщиков программного обеспечения около 50% прекратили свою работу в России из-за санкций, 14% — снизили свою бизнес-активность, 16% заняли выжидательную позицию. При этом значительная часть ушедших компаний предлагала продукты и услуги, относящиеся к информационным технологиям, в том числе, для сектора бухгалтерии.

По оценке специалистов Ассоциации разработчиков программных продуктов «Отечественный софт», за последние полтора года в РФ была приостановлена реализация около 2000 IT-решений.

Как в этих условиях российскому бизнесу и госуправлению удается приобретать современное программное обеспечение и оборудование?

Они просто переходят на отечественные продукты. По крайней мере, стараются сделать это по максимуму.

Сегодня во многих российских компаниях запущен проект по переводу всех процессов деятельности на отечественное ПО. Это касается как базового софта (ERP-системы), так и специфического бухгалтерского программного обеспечения.

Вкладываться в «цифру» готовы не все 

Было бы неверно утверждать, что бумажный документооборот полностью исчез из бухгалтерской и финансовой деятельности российских организаций. Многие субъекты бизнеса и госуправления в регионах работают по старинке, «на бумаге».

Почему? Потому что цифровизация требует вложений. А далеко не у всякой компании есть возможности инвестировать в высокие технологии. Кроме того, владельцы малого бизнеса (в основном ИП) могут не прибегать к относительно затратным IT-решениям, так как под наблюдением у них всего 3 бухгалтерские проводки. Контролировать их можно, обойдясь маломощным компьютером и старой версией Excel.

Кроме того, у цифровизации бухгалтерии есть один эффект, который не всегда приветствуется владельцами небольших компаний, — 100% прозрачность. Если «серому» бизнесмену понадобится что-то «замести под ковер», то «цифра» ему будет только мешать.

Поэтому в настоящее время автоматизация бухгалтерского учета и других сегментов деятельности организации принята на вооружение скорее представителями крупного и отчасти среднего бизнеса. Для них автоматизация ведения учета доходов и расходов действительно имеет смысл, учитывая их обороты. Зачастую внутри таких компаний созданы единые общие центры обслуживания (ОЦО), на которые в числе прочих переведены и бухгалтерские функции.

В рамках ОЦО все IT-решения унифицированы. Это позволяет ОЦО быть высокоэффективными и максимально прозрачными.

Важную роль в их функционале играет система управления запросами (СУЗ), которая генерирует цифровую историю всех транзакций и обращений в кол-центр. 

Бухгалтерский софт топ-менеджеру в радость  

Уход от бумажного документооборота и ручных операций облегчает жизнь не только бухгалтерии, но, в первую очередь, руководящим сотрудникам организации. Раньше им необходимо было ждать конца каждого месяца (отчетный период) и тратить много времени на сбор информации из бумажных источников.

Сегодня же топ-менеджеры могут получить отчет в любое время и в считанные минуты составить комплексное представление о финансовой ситуации, сложившейся внутри руководимой ими компании. Это позволяет держать руку на пульсе бизнеса и моментально реагировать на те или иные изменения в деловой среде, принимая эффективные решения на тактическом, оперативном и стратегическом уровнях.

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 4 200 ₽ 15 950 ₽

📊 Работа с ЭДО
Легко настроите самые используемые системы ЭДО в компании
💰 4 200 ₽ 15 990 ₽

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 4 200 ₽ 19 900 ₽

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

1


Похожие материалы

Плата за поручительство перед банком облагается страховыми взносами

Если человек выступает поручителем перед банком по кредиту компании, то на вознаграждение за такое поручительство надо начислять страховые взносы.

За два дня самозапрет на оформление кредита подключили почти 2 млн человек

Средний возраст пользователей, которые установили самозапрет на Госуслугах, — 53 года.

НДФЛ

Ремонт в квартире не уменьшает базу по НДФЛ при ее продаже

При продаже квартиры для НДФЛ можно учесть расходы на ее покупку, но не на ремонт.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
АУСН

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

До 5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить в ИФНС сведения за февраль 2025 года.

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

За выращивание лососевых рыб будут давать государственные субсидии

Предпринимателям, которые выращивают красную рыбу, возместят расходы на питомники, помещения и оборудование.

УСН

Доход ИП от продажи имущества идет по УСН, если оно для бизнеса и в ЕГРИП есть нужные коды ОКВЭД

Доходы от деятельности, подпадающей под вид деятельности, заявленный ИП в ЕГРИП, признаются доходами, полученными от предпринимательской деятельности.

Благотворительное пожертвование для ИП

Подскажите, пожалуйста, как будет верно. Ип на УСН Д6, занимается курсами робототехники для школьников, планирует сопровождать команду на соревнования. Оплатить...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Так на какие статьи в письме ссылаются? Гранты есть в пп.14 п.1 ст.251 НК, даже если её применить к ИП, то никак не получается. Потому что ООО...

Читать полностью

Елене Блиновской дали реальный срок за уклонение от уплаты налогов, отмывание денег и незаконный оборот средств платежей. 🙅‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1882

Блогеру Елене Блиновской дали срок пять лет колонии общего режима и штраф в 1 млн рублей. В течение 4-х лет ей запретили заниматься коммерческой деятельностью.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Банкротство

Кабмин начал реформировать процедуру банкротства

Правительство уточнит, когда должны появляться сведения в реестре о банкротстве, а также даст участникам СВО право обращаться за внесудебным банкротством.

⚡️ Итоги дня: ЦБ будет искать сообщник мошенников среди сотрудников банка, а по воскресеньям могут запретить продажу алкоголя

Подготовили обзор главных событий дня — 3 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

6
Обучение для бухгалтеров

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Сегодня, 3 марта, крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ за период с 23.02.2025 по 28.02.2025. Рассказываем, какие изменения 2025 года надо учесть, чтобы сдать отчет без ошибок.

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Весенняя акция к 8 марта! Онлайн-курсы по 4 200 рублей

Пока мужчины выбирают тюльпаны и мимозы, мы решили собрать букеты, которые никогда не завянут и будут всегда радовать. Составьте свой букет знаний из онлайн-курсов со скидкой! До 4 марта вы можете купить самые свежие онлайн-курсы по 4 200 рублей. Поторопитесь — букеты разбирают на глазах!

Для налога на имущество по объекту общепита учитывают всю его площадь

Налогом на имущество по кадастровой стоимости облагаются помещения, назначение, разрешенное использование или наименование которых по ЕГРН или документами технического учета предусматривает размещение офисов, торговых объектов, объектов общепита и бытового обслуживания либо которые фактически используются для этих целей.

Проверки

Отели должны получить свидетельство о классификации до 1 сентября

Сайты для туристов не смогут публиковать информацию о гостиницах и других средствах размещения, которые не получили классификацию.

Отпуска

Минтруд объяснил, потеряет ли сотрудник стаж для отпуска при смене должности

Отработанное время будут учитывать при переходе на новую должность, но только у того же самого работодателя. Если устроиться в другую компанию, то отпуск придется «заработать» заново.

Рестораторов пока что не будут наказывать за несоблюдение новых правил работы с ККТ

Чтобы кафе могли печатать чеки до расчета с клиентом, нужно перенастроить программу, но обновления еще не прошли тесты. Поэтому ФНС пока что не будет штрафовать предпринимателей за неправильную работу с кассой.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

Сотрудник купил билет на субботу, при этом согласно приказу командировка начиналась с понедельника. Компания ему возместила расходы, но СФР стал настаивать на уплате взносов на травматизм. Суд встал на сторону компании и признал требование фонда необоснованным.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

При возврате импортированного товара будет ставка НДС 0% как при экспорте

При ввозе товаров из стран ЕАЭС надо заплатить таможенный НДС. Но если товар оказался бракованным, после его возврата надо скорректировать декларацию и заявление о ввозе, убрав оттуда возвращенный товар. Для товара надлежащего качества это правило не работает.

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Появление отметки о недостоверности директора в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) — что это значит, чем это грозит и какие шаги следует предпринять?

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Владельцев квартир обяжут делиться информацией об арендаторах

Для безопасности жителей многоквартирного дома собственников могут обязать сообщать в МВД и управляющие компании о сдаче жилья в аренду.

3

Интересные материалы

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами

Если ООО заключает договор для предоставления услуг с помощью собственного ПО, то нужно учесть нюансы уплаты НДС при электронных услугах. Разбираемся, кто исчисляет и уплачивает НДС и что будет с налогом на доходы.

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами