Робот в помощь: 5 инструментов цифровизации для современной бухгалтерии

В нестабильных экономических условиях многие российские организации ощущают острую нехватку финансовых ресурсов. Они с трудом изыскивают средства на основную деятельность, рискуя недофинансировать вспомогательные секторы, к которым относится и бухгалтерия.

Снять эти риски призвана цифровизация бухгалтерских функций с помощью различных IT-инструментов, которые можно разделить на несколько больших групп.

Речь идет о комплексных IT-решениях, которые в той или иной степени интегрированы в бухгалтерию нашего времени:

Системы учета и планирования ресурсов.
Инструменты интеграции с госсервисами.
Системы юридически значимого электронного документооборота.
Преобразователи бумажных документов в электронный формат.
Программные роботы.

Каждый из этих инструментов заслуживает отдельного обзора.

ERP: интеграция с системами внешнего и внутреннего контроля

Цифровые системы бухгалтерского учета и системы планирования ресурсов предприятия (ERP) помогают комплексно управлять различными бизнес-процессами. Они образуют единый IT-ландшафт с:

модулями по управлению доступом и правами пользователей, взаимодействию с налоговой службой;
системой «Клиент-банк» для получения электронной выписки из банка, формирования платежных поручений и т.д.;
системой мониторинга эффективности деятельности сотрудников,
системой управленческого учета и консолидации, планирования и бюджетирования.

Связь с контрагентами и госсервисами в режиме онлайн

Инструменты интеграции с госсервисами «заточены» под проверку контрагентов, валюты, классификаторов видов экономической деятельности и т. д. На этих платформах реализован очень удобный функционал — личный кабинет контрагента. Он позволяет в режиме онлайн координировать действия с заказчиками, поставщиками и подрядчиками.

«Электронное право» с высокой скоростью обмена данными

Не так давно появились системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — как внешнего, так и внутреннего.

Они придают юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам через проставление электронной подписи (ЭП) на этих документах.

ЮЗЭДО в десятки раз ускоряют обмен информацией, благодаря чему расчеты и сделки совершаются кратно быстрее, чем при бумажном документообороте.

«Умные сканеры»: из бумаги на экран и обратно

Сканерные системы преобразуют бумажные документы в электронный формат. После проводки бухгалтером оцифрованные документы поступают в систему электронного архивирования.

При этом связь архивированного файла с проводкой сохраняется: в любой момент к этому файлу можно вернуться, например, для того, чтобы отразить содержащиеся в нем данные в квартальном или годовом отчете и распечатать их.

Программные роботы «на подхвате» у бухгалтера в режиме 24/7

Особую касту IT-ландшафта крупных российских компаний составляют системы RPA, а проще говоря — программные роботы.

Основное их назначение — заменить человека на стыке взаимодействия разных систем.

Например, такой робот без перерывов и выходных, а главное, быстро и безошибочно способен распознавать сканированные документы и переносить нужные данные из них в соответствующие поля корпоративных IT-систем.

В деле освобождения сотрудника от монотонной рутинной работы эффективность такого IT-инструмента сложно переоценить.

Например, в Росатоме в Центре обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету (ЦО БУНУ) системы RPA активно применяются для контроля корректности начислений по счетам, формирования справок 2-НДФЛ и подготовки актов сверки.

В первом случае нагрузка на бухгалтера благодаря эксплуатации программных роботов снизилась на 90%, во втором — на 95%, в третьем — на 85%.

Справка. Согласно данным исследований, проведенным в 2023 году SSON (Shared Services & Outsourcing Network — крупнейшее сообщество специалистов ОЦО, работающих на глобальном рынке бизнес-услуг и аутсорсинга), 92% международных ОЦО эксплуатируют хотя бы одного программного робота. Из них 35% имеют более 10 роботизированных процессов. 40% международных ОЦО планируют сфокусировать внимание на RPA в ближайший год, 36% делают ставку на развитие искусственного интеллекта и интеллектуальных ботов. Уровень роботизации в мире составляет 92%, в России — 42%.

Наиболее перспективными для применения RPA-cистем являются области с процессами, где вручную происходит сбор статистики, формирование отчетов и заполнение форм данными из разных источников.

Зависимость российского бухучета от зарубежных IT-продуктов уменьшается

Согласно данным Йельского университета (США), на которые ссылается «Российская газета», начиная с весны 2022 года из более чем 1000 иностранных поставщиков программного обеспечения около 50% прекратили свою работу в России из-за санкций, 14% — снизили свою бизнес-активность, 16% заняли выжидательную позицию. При этом значительная часть ушедших компаний предлагала продукты и услуги, относящиеся к информационным технологиям, в том числе, для сектора бухгалтерии.

По оценке специалистов Ассоциации разработчиков программных продуктов «Отечественный софт», за последние полтора года в РФ была приостановлена реализация около 2000 IT-решений.

Как в этих условиях российскому бизнесу и госуправлению удается приобретать современное программное обеспечение и оборудование?

Они просто переходят на отечественные продукты. По крайней мере, стараются сделать это по максимуму.

Сегодня во многих российских компаниях запущен проект по переводу всех процессов деятельности на отечественное ПО. Это касается как базового софта (ERP-системы), так и специфического бухгалтерского программного обеспечения.

Вкладываться в «цифру» готовы не все

Было бы неверно утверждать, что бумажный документооборот полностью исчез из бухгалтерской и финансовой деятельности российских организаций. Многие субъекты бизнеса и госуправления в регионах работают по старинке, «на бумаге».

Почему? Потому что цифровизация требует вложений. А далеко не у всякой компании есть возможности инвестировать в высокие технологии. Кроме того, владельцы малого бизнеса (в основном ИП) могут не прибегать к относительно затратным IT-решениям, так как под наблюдением у них всего 3 бухгалтерские проводки. Контролировать их можно, обойдясь маломощным компьютером и старой версией Excel.

Кроме того, у цифровизации бухгалтерии есть один эффект, который не всегда приветствуется владельцами небольших компаний, — 100% прозрачность. Если «серому» бизнесмену понадобится что-то «замести под ковер», то «цифра» ему будет только мешать.

Поэтому в настоящее время автоматизация бухгалтерского учета и других сегментов деятельности организации принята на вооружение скорее представителями крупного и отчасти среднего бизнеса. Для них автоматизация ведения учета доходов и расходов действительно имеет смысл, учитывая их обороты. Зачастую внутри таких компаний созданы единые общие центры обслуживания (ОЦО), на которые в числе прочих переведены и бухгалтерские функции.

В рамках ОЦО все IT-решения унифицированы. Это позволяет ОЦО быть высокоэффективными и максимально прозрачными.

Важную роль в их функционале играет система управления запросами (СУЗ), которая генерирует цифровую историю всех транзакций и обращений в кол-центр.

Бухгалтерский софт топ-менеджеру в радость

Уход от бумажного документооборота и ручных операций облегчает жизнь не только бухгалтерии, но, в первую очередь, руководящим сотрудникам организации. Раньше им необходимо было ждать конца каждого месяца (отчетный период) и тратить много времени на сбор информации из бумажных источников.

Сегодня же топ-менеджеры могут получить отчет в любое время и в считанные минуты составить комплексное представление о финансовой ситуации, сложившейся внутри руководимой ими компании. Это позволяет держать руку на пульсе бизнеса и моментально реагировать на те или иные изменения в деловой среде, принимая эффективные решения на тактическом, оперативном и стратегическом уровнях.