Один из таких популярных инструментов, особенно у компаний с большим объемом документов, — система электронного архива, которая представляет собой единое цифровое пространство для хранения и управления документами в онлайн-режиме в соответствии с законодательством РФ и регламентами компании.
Конечно, внедрение электронного архива является лишь рекомендацией, а не обязательным требованием со стороны государства.
Однако с учетом роста объема информации, а также частых нововведений со стороны регулирующих органов компании понимают, насколько электронные хранилища упростят работу с документами и помогут избежать ненужных рисков.
Помимо этого, к преимуществам электронного архива относятся:
Обеспечение хранения документов любого вида (ОРД, кадровых, бухгалтерских и т. д.) и доступа к ним 24/7.
Оперативность подготовки документов для аудиторской проверки и взаимодействия с ФНС.
Целостность и юридическая значимость документов на протяжении всего срока хранения.
Сокращение стоимости хранения с учетом минимальных требований к оборудованию и централизации процессов в едином пространстве.
Обеспечение защиты от непреднамеренного удаления и повреждений документов.
Упрощение формирования налоговой отчетности благодаря снижению трудозатрат.
В связи с этим предприятия активно ищут подходящие варианты платформ, чтобы оперативно организовать электронный архив и улучшить работу с документами. И здесь, в первую очередь, важно уделить внимание методологии, которая является ключевым аспектом для корректного внедрения системы электронного архива.
Как подойти к формированию требований
Организация электронного архива на предприятии представляет комплексный проект, требующий глубокого понимания документооборота и бизнес-процессов самой компании. Для успешной реализации электронного хранилища важно изучить весь жизненный цикл документов от А до Я и получить ответы на такие вопросы, как:
В какой системе генерируется документ, поступает ли он извне?
Требуется ли входная обработка документа (извлечение и контроль данных, определение вида документа, его атрибутов)?
Что происходит с документом по завершении маршрута обработки, отправляется ли он в другие подразделения или внешним контрагентам
Какой срок хранения у документов конкретного вида?
Ответы на эти и другие вопросы помогут понять жизненный цикл документов, сформировать правильные требования к внедрению электронного архива — еще одного шага на пути к цифровой трансформации компании.
На данном этапе, если компания хочет получить нужные результаты, к разработке методологии лучше привлекать профессиональных экспертов, которые глубоко разбираются в предметной области и помогут разрешить любые сложности, с которыми можно столкнуться в начале пути реализации проекта.
Тот самый подход к внедрению электронного архива
Зачастую при формировании электронного архива компания сталкиваются с рядом трудностей в процессе оцифровки. Многообразие различных форматов документации, территориальное распределение филиалов предприятия, потребность в разного рода сканирующем оборудовании, а также отдельных специалистах, обслуживающих данный процесс — все эти составляющие легко можно усложнить при непонимании заказчиком возможностей системы электронного архива, требований к источникам и объектам данных.
Это свойственно в первую очередь крупным предприятиям со сложной организационной структурой и множеством отделов.
Например, на проекте по созданию системы архивного хранилища для крупного предприятия нефтехимической отрасли мы столкнулись с большим массивом файлов (около 20 Тб), накопленных годами, не содержащим атрибутов для загрузки в архив.
Погрузившись в бизнес-процессы компании, проанализировав текущую работу с документами, специалисты RAMAX Group в течение 1 года автоматизировали процесс обработки скан-образов, провели их обогащение набором атрибутов в зависимости от типа документа. Помимо этого, мы доработали SAP, обеспечив взаимодействие с архивным хранилищем Docsvision для поддержки работы 8700 пользователей.
Более чем за 30 лет плодотворной работы мы выработали собственную методологию внедрения электронного архива для предприятий различных отраслей и стали успешными партнерами многих отечественных вендоров, в числе которых Directum, 1С, Docvision.
Наш подход к внедрению электронного архива обязательно включает в себя построение индивидуальной дорожной карты, которая учитывает особенности ИТ-ландшафта компании, требования систем заказчика и основные бизнес-процессы, которые будут так или иначе связаны с работой электронного архива.
Рассмотрим пример дорожной карты проекта.
Этап 1. Подготовка проекта.
Проведение обследования текущих бизнес-процессов, изучение форматов документов, особенностей их создания, обработки и хранения. Подведение итогов обследования, выбор архива и сопутствующих систем.
Этап 2. Проектирование системы электронного архива.
Разработка и согласование архитектуры будущей системы, создание проектных решений, концепции ролей и полномочий для работы с будущим электронным архивом.
Этап 3. Проектирование интеграции.
Определение модели интеграции и списка интегрируемых систем. Разработка требований к источникам данных для передачи в целевые системы.
Этап 4. Организация поддержки системы.
Разработка и утверждение регламента работы с будущей системой электронного архива.
Этап 5. Реализация запуска проекта.
Установка, настройка систем электронного архива и интеграция с ИТ-инфраструктурой, подготовка сценариев тестирования, инструкций пользователей, а также материалов для обучения. Проведение предварительных испытаний для проверки готовности системы, устранение замечаний.
Этап 6. Передача системы в опытную эксплуатацию.
Перенос настроек и разработок в продуктивную среду, загрузка данных, настройка доступа для ключевых пользователей, проведение обучения системе ключевых пользователей и передача сопровождающей документации.
Этап 7. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.
Устранение замечаний по итогам опытной эксплуатации, создание учетных записей, настройка допуска в систему электронного архива. Передача системы в продуктивную эксплуатацию и осуществление поддержки в период начального сопровождения.
Стоит отметить, что очень важна последовательность выполнения шагов и включение в проект специалистов со стороны заказчика.
Разработанная методология внедрения электронного архива позволяет более плавно и безболезненно достигать нужных результатов, учитывая различные потребности и задачи заказчика.
Так, например, наш подход помог успешно реализовать проект формирования единого информационного пространства для ГУП «Петербургский метрополитен».
В интеграционный контур проекта вошли КИСУ на платформе SAP ERP, архив документов на платформе Docsvision ECM, которые были подключены к централизованной системе управления НСИ на платформе 1С. Инструментом интеграции между ними выступила корпоративная сервисная шина данных DATAREON ESB.
Заказчику было важно не только хранить документы во внешнем хранилище, но и обеспечить незаметность происходящих изменений в системе с точки зрения бизнес-процессов для ее пользователей. Для этого мы разработали специальный интеграционный модуль бесшовной работы SAP ERP с архивным хранилищем Docsvision.
На сегодняшний день мы продолжаем накапливать опыт реализации различных проектов внедрения и сопровождения электронных архивов и придерживаемся концепции правильно выстроенной методологии, которая позволяет учесть все нюансы и сложности проекта, избежав тем самым ошибок и дополнительных финансовых затрат компании.
Реклама: АО «РАМАКС ИНТЕРНЕЙШНЛ», ИНН 7804018868, erid: LjN8K7KNa
Начать дискуссию