Автоматизация учета

Роботы в помощь бухгалтеру: какие функции можно на них переложить

С помощью RPA роботов можно увеличить производительность труда, снизить количество ошибок и влияние человеческого фактора. Что это за технология, чем она полезна для бухгалтерии и других бизнес-процессов и как ее внедрить — читайте в статье.
Роботы в помощь бухгалтеру: какие функции можно на них переложить
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое RPA-технология и почему она нужна компании

RPA — Robotic Process Automation — это технология автоматизации процессов, основанная на использовании программных роботов. Звучит не совсем понятно, поэтому поясним на примере.

Есть задача. Компания закупает много товаров и услуг у более чем 1000 разных поставщиков ежемесячно, причем контрагенты постоянно меняются. Каждого нужно проверять на благонадежность на разных сервисах и сайтах перед заключением договора. Сейчас эту работу выполняет юрист или бухгалтер, она монотонная и отнимает много времени.

Как помогает RPA-робот. Он проверяет выписку из ЕГРЮЛ, сайт Госзакупок, Федеральный реестр сведений о банкротстве, чтобы контрагента не было в черном списке. Сотрудник получает от робота предварительное заключение о благонадежности поставщика.

Программный робот последовательно выполняет цепочку повторяющихся действий. Он использует имитацию клавиатуры, клики, компьютерное зрение, машинное обучение, взаимодействует с разными программами и документами. Это усовершенствованный макрос, который работает не только внутри одной системы, но и использует графический интерфейс.

Это основное отличие RPA-технологии от «классической» автоматизации, в которой 2 программы интегрируются по API.

Основные преимущества RPA-технологии:

  • Сотрудники уделяют больше времени интеллектуальному труду, они освобождаются от рутинных задач и скорее реализуют свой творческий потенциал.

  • Снижается роль человеческого фактора, а значит, и вероятность ошибок. Робот не допускает опечаток, в отличие от сотрудника, и не устает от повторяющихся действий.

  • Сокращается время на выполнение рутинной работы, например, обработку поступлений и обслуживание клиентов. Робот выполняет операции в 10–20 раз быстрее человека.

  • Каждая транзакция, выполненная с помощью робота, записывается в журнал, поэтому анализировать бизнес-процессы можно в любое удобное время.

  • Роботизация помогает компаниям расти без привлечения новых сотрудников.

Почему роботизация важна для бухгалтерии

Работа бухгалтерии отличается многозадачностью, высокой нагрузкой и большим количеством монотонных операций. Кроме самого бухучета, добавляются еще и административные задачи: переписка по email, ввод данных, сканирование и т.д. Все это увеличивает продолжительность работы и уровень стресса.

Многие из повторяющихся задач можно автоматизировать. Это важно, потому что тогда бухгалтерия и финансовый отдел могут уделить больше времени масштабным стратегическим и аналитическим задачам, влияющим на успешность компании в целом.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью RPA-технологий

В бухгалтерии

1. Обработка первичных документов.

На практике работа с первичкой занимает у бухгалтера от 2 до 8 часов в день. С помощью RPA-технологии можно в 10 раз ускорить эти операции. На робота можно переложить:

  • сбор документов прямо из почты или сервиса ЭДО;

  • распознавание первичных данных, их проверку и ввод в бухгалтерскую программу;

  • отправку сообщений об ошибках.

2. Сверка с покупателями и поставщиками, сбор задолженности.

RPA-робот упрощает и ускоряет эти процессы:

  • извлекает информацию из разных источников, включая Excel-таблицы, CRM-систему; 

  • сравнивает их со сведениями от поставщиков и покупателей; 

  • формирует по шаблону рассылки для контрагентов с указанием суммы и сроков;

  • создает отчет для менеджера с актуальными статусами проверки каждого контрагента.

3. Подготовка отчетности.

Робот может собрать информацию и заполнить формы бухгалтерской и налоговой отчетности. Кроме того, он отправит бухгалтеру напоминание о сроках ее сдачи и проверит соответствие отчетности требованиям законодательства. Для этого он интегрируется с учетной системой.

В кадровом учете: автоматизация работы с документами

Прием или увольнение сотрудника требует шаблонных действий от сотрудников из разных отделов. RPA-робот позволяет избежать дублирования сведений и нарушения сроков:

  • он сканирует документы нового работника и считывает информацию с них;

  • заполняет сведения в базе данных организации; 

  • выдает новому сотруднику доступы;

  • формирует заявку на пропуск.

В маркетинге: формирование единой отчетности из нескольких рекламных кабинетов 

Для единого отчета по всем рекламным кампаниям на нескольких площадках робот:

  • собирает информацию из кабинетов и систем аналитики;

  • формирует отчет на основе полученных данных;

  • отправляет его руководителю и маркетологу.

В закупках: автоматизация сбора коммерческих предложений 

Алгоритм работы робота такой:

  • через поисковые запросы робот ищет подходящих поставщиков;

  • отправляет им на электронную почту запросы, в которых указывает количество товара, контакты и реквизиты компании; 

  • собирает ответные письма от поставщиков;

  • отправляет список с информацией менеджеру, который сможет быстро выбрать оптимальное предложение.

В продажах: актуализация прайса

Робот вовремя обновляет прайс-листы и тем самым ускоряет работу закупщиков и категорийных менеджеров:

  • скачивает прайсы с сайта поставщика;

  • сравнивает позиции из прайса с номенклатурой в базе и создает актуальный файл Excel; 

  • загружает прайс в 1С;

  • отправляет отчет об обновлении на email ответственного.

Это не все возможности программных роботов, но даже несколько примеров показывают, что с помощью RPA-технологии можно сократить затраты и повысить эффективность ключевых бизнес-процессов — от бухгалтерии до продаж.

Как внедрить роботизацию в компании

Чтобы внедрить RPA-робота в ваши процессы, обратитесь к услугам IT-специалистов, разбирающихся в этой технологии.

Компания «К)Сервис» — официальный партнер «Шерпа Роботикс» — российского разработчика программного обеспечения для роботизации бизнес-процессов. 

Упрощаем повторяющиеся задачи в бухгалтерии, закупках, отделах продаж и маркетинге с помощью технологии RPA. Узнать подробнее и записаться на консультацию можно здесь.

Записаться на консультацию

Мы успешно помогаем бизнесам в разных сферах сокращать издержки и оптимизировать процессы. Вот как это происходит на практике.

Как «К)Сервис» автоматизировал сбор данных о продажах с помощью RPA

К нам обратился клиент, который продюсирует музыкальных артистов и организует их концерты. Под его руководством каждый месяц проходит несколько десятков крупных мероприятий и ежегодно проводятся сотни менее масштабных концертов. Клиенту важно было ежедневно отслеживать данные о продаже билетов, чтобы понимать динамику продаж и на основании собранной информации корректировать цены. Это трудоемкая работа, которая отнимала практически все рабочее время сотрудника.

Специалисты компании «К)Сервис» изучили процессы и описали функции, которые выполнял сотрудник. Выяснили, что можно автоматизировать, составили техническое задание и внедрили RPA-технологию. Обследование процессов и введение RPA в работу заняло одну неделю.

В результате значительно сократили время, которое специалист тратил на рутинную работу. Это позволило ему занять вакантную должность с более творческими задачами в той же компании и положительно повлияло на мотивацию. 

Компания сэкономила на оплате труда: ежегодная зарплата специалиста, который большую часть времени занимался рутиной, составляла 600 тысяч рублей в год. Внедрение RPA-платформы вместе с предварительной оценкой обошлось в 100 тысяч рублей. Несложно посчитать, что выгода от внедрения составила 500 тысяч рублей только в первый год.

Также программный робот помогает компании увеличить прибыль. Руководитель отдела продаж получает точные данные о продажах за предыдущий день в любое удобное время, поэтому оперативно отслеживает изменения на рынке. Благодаря этому эффективнее управляет ценами, продажи билетов растут, а компания получает дополнительную прибыль.

Узнать больше

Реклама: ООО «ТЕЛЕСНАБ», ИНН  4345378880

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 4 200 ₽ 15 950 ₽

📊 Работа с ЭДО
Легко настроите самые используемые системы ЭДО в компании
💰 4 200 ₽ 15 990 ₽

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 4 200 ₽ 19 900 ₽

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Похожие материалы

Плата за поручительство перед банком облагается страховыми взносами

Если человек выступает поручителем перед банком по кредиту компании, то на вознаграждение за такое поручительство надо начислять страховые взносы.

За два дня самозапрет на оформление кредита подключили почти 2 млн человек

Средний возраст пользователей, которые установили самозапрет на Госуслугах, — 53 года.

НДФЛ

Ремонт в квартире не уменьшает базу по НДФЛ при ее продаже

При продаже квартиры для НДФЛ можно учесть расходы на ее покупку, но не на ремонт.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
АУСН

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

До 5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить в ИФНС сведения за февраль 2025 года.

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

За выращивание лососевых рыб будут давать государственные субсидии

Предпринимателям, которые выращивают красную рыбу, возместят расходы на питомники, помещения и оборудование.

УСН

Доход ИП от продажи имущества идет по УСН, если оно для бизнеса и в ЕГРИП есть нужные коды ОКВЭД

Доходы от деятельности, подпадающей под вид деятельности, заявленный ИП в ЕГРИП, признаются доходами, полученными от предпринимательской деятельности.

Благотворительное пожертвование для ИП

Подскажите, пожалуйста, как будет верно. Ип на УСН Д6, занимается курсами робототехники для школьников, планирует сопровождать команду на соревнования. Оплатить...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Так на какие статьи в письме ссылаются? Гранты есть в пп.14 п.1 ст.251 НК, даже если её применить к ИП, то никак не получается. Потому что ООО...

Читать полностью

Елене Блиновской дали реальный срок за уклонение от уплаты налогов, отмывание денег и незаконный оборот средств платежей. 🙅‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1882

Блогеру Елене Блиновской дали срок пять лет колонии общего режима и штраф в 1 млн рублей. В течение 4-х лет ей запретили заниматься коммерческой деятельностью.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Банкротство

Кабмин начал реформировать процедуру банкротства

Правительство уточнит, когда должны появляться сведения в реестре о банкротстве, а также даст участникам СВО право обращаться за внесудебным банкротством.

⚡️ Итоги дня: ЦБ будет искать сообщник мошенников среди сотрудников банка, а по воскресеньям могут запретить продажу алкоголя

Подготовили обзор главных событий дня — 3 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

6
Обучение для бухгалтеров

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Сегодня, 3 марта, крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ за период с 23.02.2025 по 28.02.2025. Рассказываем, какие изменения 2025 года надо учесть, чтобы сдать отчет без ошибок.

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Весенняя акция к 8 марта! Онлайн-курсы по 4 200 рублей

Пока мужчины выбирают тюльпаны и мимозы, мы решили собрать букеты, которые никогда не завянут и будут всегда радовать. Составьте свой букет знаний из онлайн-курсов со скидкой! До 4 марта вы можете купить самые свежие онлайн-курсы по 4 200 рублей. Поторопитесь — букеты разбирают на глазах!

Для налога на имущество по объекту общепита учитывают всю его площадь

Налогом на имущество по кадастровой стоимости облагаются помещения, назначение, разрешенное использование или наименование которых по ЕГРН или документами технического учета предусматривает размещение офисов, торговых объектов, объектов общепита и бытового обслуживания либо которые фактически используются для этих целей.

Проверки

Отели должны получить свидетельство о классификации до 1 сентября

Сайты для туристов не смогут публиковать информацию о гостиницах и других средствах размещения, которые не получили классификацию.

Отпуска

Минтруд объяснил, потеряет ли сотрудник стаж для отпуска при смене должности

Отработанное время будут учитывать при переходе на новую должность, но только у того же самого работодателя. Если устроиться в другую компанию, то отпуск придется «заработать» заново.

Рестораторов пока что не будут наказывать за несоблюдение новых правил работы с ККТ

Чтобы кафе могли печатать чеки до расчета с клиентом, нужно перенастроить программу, но обновления еще не прошли тесты. Поэтому ФНС пока что не будет штрафовать предпринимателей за неправильную работу с кассой.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

Сотрудник купил билет на субботу, при этом согласно приказу командировка начиналась с понедельника. Компания ему возместила расходы, но СФР стал настаивать на уплате взносов на травматизм. Суд встал на сторону компании и признал требование фонда необоснованным.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

При возврате импортированного товара будет ставка НДС 0% как при экспорте

При ввозе товаров из стран ЕАЭС надо заплатить таможенный НДС. Но если товар оказался бракованным, после его возврата надо скорректировать декларацию и заявление о ввозе, убрав оттуда возвращенный товар. Для товара надлежащего качества это правило не работает.

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Появление отметки о недостоверности директора в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) — что это значит, чем это грозит и какие шаги следует предпринять?

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Владельцев квартир обяжут делиться информацией об арендаторах

Для безопасности жителей многоквартирного дома собственников могут обязать сообщать в МВД и управляющие компании о сдаче жилья в аренду.

3

Интересные материалы

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами

Если ООО заключает договор для предоставления услуг с помощью собственного ПО, то нужно учесть нюансы уплаты НДС при электронных услугах. Разбираемся, кто исчисляет и уплачивает НДС и что будет с налогом на доходы.

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами