Что такое RPA-технология и почему она нужна компании
RPA — Robotic Process Automation — это технология автоматизации процессов, основанная на использовании программных роботов. Звучит не совсем понятно, поэтому поясним на примере.
Есть задача. Компания закупает много товаров и услуг у более чем 1000 разных поставщиков ежемесячно, причем контрагенты постоянно меняются. Каждого нужно проверять на благонадежность на разных сервисах и сайтах перед заключением договора. Сейчас эту работу выполняет юрист или бухгалтер, она монотонная и отнимает много времени.
Как помогает RPA-робот. Он проверяет выписку из ЕГРЮЛ, сайт Госзакупок, Федеральный реестр сведений о банкротстве, чтобы контрагента не было в черном списке. Сотрудник получает от робота предварительное заключение о благонадежности поставщика.
Программный робот последовательно выполняет цепочку повторяющихся действий. Он использует имитацию клавиатуры, клики, компьютерное зрение, машинное обучение, взаимодействует с разными программами и документами. Это усовершенствованный макрос, который работает не только внутри одной системы, но и использует графический интерфейс.
Это основное отличие RPA-технологии от «классической» автоматизации, в которой 2 программы интегрируются по API.
Основные преимущества RPA-технологии:
Сотрудники уделяют больше времени интеллектуальному труду, они освобождаются от рутинных задач и скорее реализуют свой творческий потенциал.
Снижается роль человеческого фактора, а значит, и вероятность ошибок. Робот не допускает опечаток, в отличие от сотрудника, и не устает от повторяющихся действий.
Сокращается время на выполнение рутинной работы, например, обработку поступлений и обслуживание клиентов. Робот выполняет операции в 10–20 раз быстрее человека.
Каждая транзакция, выполненная с помощью робота, записывается в журнал, поэтому анализировать бизнес-процессы можно в любое удобное время.
Роботизация помогает компаниям расти без привлечения новых сотрудников.
Почему роботизация важна для бухгалтерии
Работа бухгалтерии отличается многозадачностью, высокой нагрузкой и большим количеством монотонных операций. Кроме самого бухучета, добавляются еще и административные задачи: переписка по email, ввод данных, сканирование и т.д. Все это увеличивает продолжительность работы и уровень стресса.
Многие из повторяющихся задач можно автоматизировать. Это важно, потому что тогда бухгалтерия и финансовый отдел могут уделить больше времени масштабным стратегическим и аналитическим задачам, влияющим на успешность компании в целом.
Какие процессы можно автоматизировать с помощью RPA-технологий
В бухгалтерии
1. Обработка первичных документов.
На практике работа с первичкой занимает у бухгалтера от 2 до 8 часов в день. С помощью RPA-технологии можно в 10 раз ускорить эти операции. На робота можно переложить:
сбор документов прямо из почты или сервиса ЭДО;
распознавание первичных данных, их проверку и ввод в бухгалтерскую программу;
отправку сообщений об ошибках.
2. Сверка с покупателями и поставщиками, сбор задолженности.
RPA-робот упрощает и ускоряет эти процессы:
извлекает информацию из разных источников, включая Excel-таблицы, CRM-систему;
сравнивает их со сведениями от поставщиков и покупателей;
формирует по шаблону рассылки для контрагентов с указанием суммы и сроков;
создает отчет для менеджера с актуальными статусами проверки каждого контрагента.
3. Подготовка отчетности.
Робот может собрать информацию и заполнить формы бухгалтерской и налоговой отчетности. Кроме того, он отправит бухгалтеру напоминание о сроках ее сдачи и проверит соответствие отчетности требованиям законодательства. Для этого он интегрируется с учетной системой.
В кадровом учете: автоматизация работы с документами
Прием или увольнение сотрудника требует шаблонных действий от сотрудников из разных отделов. RPA-робот позволяет избежать дублирования сведений и нарушения сроков:
он сканирует документы нового работника и считывает информацию с них;
заполняет сведения в базе данных организации;
выдает новому сотруднику доступы;
формирует заявку на пропуск.
В маркетинге: формирование единой отчетности из нескольких рекламных кабинетов
Для единого отчета по всем рекламным кампаниям на нескольких площадках робот:
собирает информацию из кабинетов и систем аналитики;
формирует отчет на основе полученных данных;
отправляет его руководителю и маркетологу.
В закупках: автоматизация сбора коммерческих предложений
Алгоритм работы робота такой:
через поисковые запросы робот ищет подходящих поставщиков;
отправляет им на электронную почту запросы, в которых указывает количество товара, контакты и реквизиты компании;
собирает ответные письма от поставщиков;
отправляет список с информацией менеджеру, который сможет быстро выбрать оптимальное предложение.
В продажах: актуализация прайса
Робот вовремя обновляет прайс-листы и тем самым ускоряет работу закупщиков и категорийных менеджеров:
скачивает прайсы с сайта поставщика;
сравнивает позиции из прайса с номенклатурой в базе и создает актуальный файл Excel;
загружает прайс в 1С;
отправляет отчет об обновлении на email ответственного.
Это не все возможности программных роботов, но даже несколько примеров показывают, что с помощью RPA-технологии можно сократить затраты и повысить эффективность ключевых бизнес-процессов — от бухгалтерии до продаж.
Как внедрить роботизацию в компании
Чтобы внедрить RPA-робота в ваши процессы, обратитесь к услугам IT-специалистов, разбирающихся в этой технологии.
Компания «К)Сервис» — официальный партнер «Шерпа Роботикс» — российского разработчика программного обеспечения для роботизации бизнес-процессов.
Упрощаем повторяющиеся задачи в бухгалтерии, закупках, отделах продаж и маркетинге с помощью технологии RPA. Узнать подробнее и записаться на консультацию можно здесь.
Мы успешно помогаем бизнесам в разных сферах сокращать издержки и оптимизировать процессы. Вот как это происходит на практике.
Как «К)Сервис» автоматизировал сбор данных о продажах с помощью RPA
К нам обратился клиент, который продюсирует музыкальных артистов и организует их концерты. Под его руководством каждый месяц проходит несколько десятков крупных мероприятий и ежегодно проводятся сотни менее масштабных концертов. Клиенту важно было ежедневно отслеживать данные о продаже билетов, чтобы понимать динамику продаж и на основании собранной информации корректировать цены. Это трудоемкая работа, которая отнимала практически все рабочее время сотрудника.
Специалисты компании «К)Сервис» изучили процессы и описали функции, которые выполнял сотрудник. Выяснили, что можно автоматизировать, составили техническое задание и внедрили RPA-технологию. Обследование процессов и введение RPA в работу заняло одну неделю.
В результате значительно сократили время, которое специалист тратил на рутинную работу. Это позволило ему занять вакантную должность с более творческими задачами в той же компании и положительно повлияло на мотивацию.
Компания сэкономила на оплате труда: ежегодная зарплата специалиста, который большую часть времени занимался рутиной, составляла 600 тысяч рублей в год. Внедрение RPA-платформы вместе с предварительной оценкой обошлось в 100 тысяч рублей. Несложно посчитать, что выгода от внедрения составила 500 тысяч рублей только в первый год.
Также программный робот помогает компании увеличить прибыль. Руководитель отдела продаж получает точные данные о продажах за предыдущий день в любое удобное время, поэтому оперативно отслеживает изменения на рынке. Благодаря этому эффективнее управляет ценами, продажи билетов растут, а компания получает дополнительную прибыль.
Реклама: ООО «ТЕЛЕСНАБ», ИНН 4345378880
Начать дискуссию