Автоматизация учета

Какие управленческие ошибки препятствуют цифровизации бизнеса

Рассказываем, почему бездумное внедрение цифровых инструментов может дорого обойтись бизнесу.
Какие управленческие ошибки препятствуют цифровизации бизнеса
Иллюстрация: freepik/freepik

Под цифровизацией мы понимаем использование современных IT-инструментов (программное и аппаратное обеспечение), которые позволяют максимально эффективно решать разнообразные задачи контроля, управления, планирования и прогнозирования движения различных ресурсов в разных сферах человеческой деятельности. На порядок эффективнее, чем это происходило с помощью традиционных методов и средств в аналоговую эпоху, которая еще окончательно себя не изжила.

По сути, с помощью новых информационных технологий создается электронная копия, аватар, двойник реального предприятия со всеми его ресурсами и функционалом. 

Какие есть сегодня в нашем распоряжении IT-инструменты? 

Например, различные системы управления ресурсами предприятия (ERP), системы взаимодействия с клиентами и сотрудниками (CRM), системы управления логистическими процессами (WMS), программные пакеты (включающие уже элементы искусственного интеллекта) для дизайнерской, архитектурной, редакторской и другой профильной деятельности. IT-ландшафт современной компании также формируется за счет серверного оборудования, сетевой инфраструктуры, системного ПО, профильных мобильных приложений и т.д.

По данным НИУ ВШЭ, только за 2021 год отечественные предприятия сельскохозяйственной, обрабатывающей и добывающей промышленности, топливно-энергетического комплекса потратили на покупку, создание и внедрение цифровых технологий почти 479 млрд рублей.

Цифровые инструменты помогают собирать и анализировать данные, строить на их основе планы и бюджеты и принимать стратегические решения. При помощи цифровизации можно снизить человеческий фактор, решить проблему нехватки кадров, оптимизировать процессы, привести работу отделов и подразделений к единому стандарту.

Плюсы цифровизации так очевидны, что многие руководители бросаются в нее, как в омут с головой, и получают от полезного инструмента обратный эффект.  Хаотичная цифровизация способна поломать в компании даже те процессы, которые до нее хоть как-то работали.

Перед тем, как начать цифровизацию, руководителю важно осознать, зачем он внедряет тот или иной инструмент, и каких результатов хочет добиться компания. Иначе цифровая трансформация предприятия превратится в пустую трату времени и денег. Более того, из неясного целеполагания вырастет целый букет проблем, которые принесут бизнесу больше вреда, чем пользы.

Зачем понимать цели цифровой трансформации

Цифровизация сегодня — действительно ощутимое конкурентное преимущество и одновременно хайповая тема, которая у всех на слуху.

В погоне за ростом продаж и снижением затрат  разработчики современного ПО «давят» на боли и манипулируют проблемами бизнеса, обещая руководителям простые и быстрые решения. А когда тебе «из каждого утюга» твердят о возможностях сократить издержки и увеличить прибыль, этому начинаешь верить. На волне всеобщего хайпа представители бизнеса вкладываются в цифровые инструменты, не разобравшись, что конкретно им нужно, и какова конечная цель приобретения.

Вот, к каким последствиям может привести непонимание целей внедрения IT:

  • Хаотичность внедрения ПО. Если вы не понимаете, зачем предприятию те или иные цифровые инструменты, вы не сможете использовать их системно.

Цифровизация всей компании будет проходить хаотично и бесцельно. Из-за этого могут «буксовать» даже отлаженные рабочие процессы.

Например, компания долгое время работала в Excel и на бумажках. И все процессы, связанные с отчетностью и планированием были упорядочены, хотя протекали и не столь быстро, как того требуют сегодняшние стандарты.

И вот, в один прекрасный день, эта компания переходит на ERP. Сотрудники пытаются внести все данные о ресурсах предприятия в систему, толком не понимая, куда, что, как, зачем, почему, для чего и с какими последствиями.

В итоге процессы, которые раньше занимали вполне приемлемые сроки (доставка, отгрузка, складирование и т.д.) начинают занимать по времени в 10-20 раз больше. Разумеется, простои сразу же отражаются на выручке. 

  • Нераскрытый потенциал. Технология сама по себе может быть перспективной с точки зрения прибыли. Но бизнес не получит отдачу от цифрового инструмента, если руководство не понимает конечных целей.

Даже самое хорошее ПО не будет работать на 100%, если управление бизнесом происходит вслепую. Конечным результатом цифровизации станут трата денег и сил.

Часто бывает так, например, что компания закупки и склад контролирует с помощью ERP-cистемы (а это менее 10% всех ресурсных затрат), продажи — посредством CRM, а производство — через какую-то третью платформу. Получается, что мощнейшая и дорогая ERP используется менее чем на треть. А ещё — огромные затраты на поддержание интеграции между системами. 

  • Нехватка денег. При интуитивном внедрении невозможно рассчитать бюджет на цифровизацию.

Понять специфику и затраты на каждом ее этапе можно, только если видишь весь портфель проектов цифровой трансформации. Дополнительные расходы обязательно возникнут, но денег может и не быть. Так оборвалась цифровизация многих предприятий.

Ко мне часто обращаются с вопросом руководители компаний: «Александр, а во сколько нам обойдется внедрение такого-то IT-решения, нам нужна конечная цифра?».  «Понятия не имею», — отвечаю. Те, кто удивляется этому ответу, не могут принять во внимание два простых факта: 

1. Почему-то все забывают про стоимость эксплуатации системы после успешного завершения внедрения.

Это совершенно не бесплатно, нужно выполнять массу активностей для поддержки плюс задачи по развитию уже внедренного функционала.

Большинство инициаторов проектов внедрения не понимают разницы между внедрением и сопровождением и их вопрос по бюджету — на практике это вопрос общих затрат в лучшем случае по кварталам, а то и месяцам за период в 1-3 года. 

2. В процессе внедрения  может возникнуть масса  событий, о которых никто даже не подозревает, когда задает вопрос о конечной цене.

Поэтому когда я вместе с коллегами составляю проект цифровой трансформации, то закладываю туда все  возможные риски, которые могут возникнуть при его реализации. В итоге получается сумма, которая при первом ознакомлении может удивить заказчиков своей величиной. 

Что поделать, цифровизация — процесс трудоемкий и дорогостоящий, поэтому при выборе курса на цифровизацию желательно объективно оценивать финансовые возможности бизнеса. 

Как же все таки понять что цифровизация эффективна

В самом простом и понятном случае —это три возможных варианта влияния на процесс. 

Пример близкий к реальному: у вас в компании есть основной процесс создания ценности. Один его полный цикл занимает три месяца, стоит 500 млн рублей в среднем с учётом всех затрат и приносит 750 млн. рублей выручки, 250 млн чистой прибыли. 

  • Первый вариант влияния изменений — это сокращение расходов, и тогда параметры процесса:  срок цикла — 3 месяца, стоимость цикла — 250 млн. руб, прибыль — 750 млн. рублей, чистая прибыль — 500 млн.   

  • Второй вариант влияния изменений — это рост продаж, и тогда параметры процесса:  срок цикла – 3 месяца, стоимость цикла — 500 млн. руб, прибыль — 1 млрд. рублей, чистая прибыль 500 млн.  

  • Третий вариант самый интересный и не всегда очевидный — продажи и затраты на месте, но сокращается время цикла. И тут надо понимать, что минимальный корректный анализ производится с перспективой в один год. И если вместо четырех итераций будет шесть за год, эффект легко посчитаете сами. 

На всякий случай отмечу, что ключевой ценностью, как видно по примерам, является рост чистой прибыли. Если же в результате проведенных изменений у вас при росте продаж на 100 млн руб за период затраты выросли на столько же, а то и больше, то это скверное изменение.  

Важно понимать, что любое изменение само по себе стоит денег, и прирост чистой прибыли за учетный период должен перекрывать цену изменения. То есть проект должен окупаться.  ИТ проекты не являются исключением, внедрение софта ничем с точки зрения финансового аспекта и инженерного подхода  не отличается от модернизации парка станков. Ну разве что в ПО это будет не общая инженерия, а программная. 

Вот, как это может быть реализовано на практике:

1. Снижение расходов компании  в результате успешного внедрения ПО.

Внедренная 1С ERP позволила проанализировать остатки на складах, а их было больше 200 на 5 заводах, и понять 3 важных момента: 

  • в компании есть готовая продукция которая буквально месяцами, а то и годами просто лежит на складах готовой продукции без движения. При этом она же возникает в планах на производство.  

  • В компании есть материалы и расходники, вроде режущего инструмента, запасы которых на складе также на объемы производства, равные 3–5 годам, при том что купить как их, так и их аналоги, не было проблем. 

  • В этой же компании регулярно возникали ситуации нехватки ресурсов на производство востребованной продукции и проблемы с закупкой материалов и расходников. 

После того как ситуация стала прозрачной, был проведен анализ и были приняты и реализованы управленческие решения на его основе. Экономия составила более 1 млрд. рублей в год. 

2. Повышение продаж.

Опять же вопрос в прозрачности данных, проведении анализа этих данных с целью выявления закономерностей, которые приводили в прошлом к тем или иным событиям для компании и формированию предложений, как повлиять на будущие события в интересах бизнеса. Рост продаж в этой компании был достигнут после появления прозрачности в цепочке данных, важности которой многие руководители высокого уровня не придают должного значения. 

Это цепочка данных от первого контакта до регистрации в 1С:ERP  фактического заказа клиента, подтвержденного юридически. Именно в этой цепочке формируется воронка продаж, в рамках которого на каждом этапе происходит уменьшение входящих объемов возможных заказов.

Если прозрачности нет, то чаще всего директорат компании будет слышать от продажников, что в производство пошло всё, что продали. На самом деле это совсем не так. 

В реальности оказалось, что суммарно на всех этапах терялось чуть больше 60% входящих объемов.  Проведя анализ, выработав на его основе управленческие решения и реализовав их, удалось этот показатель сократить вдвое. Это было примерно 350 млн рублей выручки. 

3. Увеличение скорости реализации процессов (снижение времени цикла) — здесь чаще всего речь о внедрении систем цифрового менеджмента, таких как Битрикс 24. 

Нередко в компаниях встречается ситуация неочевидных потерь времени, например письменные бумажные согласования, поиск информации о каждом процессе в электронной почте, отсутствие цепочки данных о процессе, то есть кто в нём что уже сделал, что получилось, что нужно сделать и кому, в какие сроки и куда результат передать дальше. По сути системы цифрового менеджмента делают утвержденные регламенты живыми и обязательными для выполнения.

На практике такие потери составляют не менее 20% времени цикла в процессах компании, не прошедшей внедрение подобной системы. Мне же встречалось и 60%. 

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 4 200 ₽ 15 950 ₽

📊 Работа с ЭДО
Легко настроите самые используемые системы ЭДО в компании
💰 4 200 ₽ 15 990 ₽

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 4 200 ₽ 19 900 ₽

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

1
  • Главное правило, которое стоит запомнить бизнесу в погоне за прогрессом

    Не автоматизируйте хаос😉

    Поверьте, бизнес не развивается не от отсутствия ЕРП или СРМ, а из-за куда более приземленных человеческих факторов😎


Похожие материалы

Плата за поручительство перед банком облагается страховыми взносами

Если человек выступает поручителем перед банком по кредиту компании, то на вознаграждение за такое поручительство надо начислять страховые взносы.

За два дня самозапрет на оформление кредита подключили почти 2 млн человек

Средний возраст пользователей, которые установили самозапрет на Госуслугах, — 53 года.

НДФЛ

Ремонт в квартире не уменьшает базу по НДФЛ при ее продаже

При продаже квартиры для НДФЛ можно учесть расходы на ее покупку, но не на ремонт.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
АУСН

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

До 5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить в ИФНС сведения за февраль 2025 года.

5 марта лица, применяющие АУСН, должны представить сведения за февраль

За выращивание лососевых рыб будут давать государственные субсидии

Предпринимателям, которые выращивают красную рыбу, возместят расходы на питомники, помещения и оборудование.

УСН

Доход ИП от продажи имущества идет по УСН, если оно для бизнеса и в ЕГРИП есть нужные коды ОКВЭД

Доходы от деятельности, подпадающей под вид деятельности, заявленный ИП в ЕГРИП, признаются доходами, полученными от предпринимательской деятельности.

Благотворительное пожертвование для ИП

Подскажите, пожалуйста, как будет верно. Ип на УСН Д6, занимается курсами робототехники для школьников, планирует сопровождать команду на соревнования. Оплатить...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Так на какие статьи в письме ссылаются? Гранты есть в пп.14 п.1 ст.251 НК, даже если её применить к ИП, то никак не получается. Потому что ООО...

Читать полностью

Елене Блиновской дали реальный срок за уклонение от уплаты налогов, отмывание денег и незаконный оборот средств платежей. 🙅‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1882

Блогеру Елене Блиновской дали срок пять лет колонии общего режима и штраф в 1 млн рублей. В течение 4-х лет ей запретили заниматься коммерческой деятельностью.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Банкротство

Кабмин начал реформировать процедуру банкротства

Правительство уточнит, когда должны появляться сведения в реестре о банкротстве, а также даст участникам СВО право обращаться за внесудебным банкротством.

⚡️ Итоги дня: ЦБ будет искать сообщник мошенников среди сотрудников банка, а по воскресеньям могут запретить продажу алкоголя

Подготовили обзор главных событий дня — 3 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

6
Обучение для бухгалтеров

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Сегодня, 3 марта, крайний срок сдачи уведомления по ЕНП на НДФЛ за период с 23.02.2025 по 28.02.2025. Рассказываем, какие изменения 2025 года надо учесть, чтобы сдать отчет без ошибок.

Какие новые КС нужно использовать для заполнения уведомления по НДФЛ

Весенняя акция к 8 марта! Онлайн-курсы по 4 200 рублей

Пока мужчины выбирают тюльпаны и мимозы, мы решили собрать букеты, которые никогда не завянут и будут всегда радовать. Составьте свой букет знаний из онлайн-курсов со скидкой! До 4 марта вы можете купить самые свежие онлайн-курсы по 4 200 рублей. Поторопитесь — букеты разбирают на глазах!

Для налога на имущество по объекту общепита учитывают всю его площадь

Налогом на имущество по кадастровой стоимости облагаются помещения, назначение, разрешенное использование или наименование которых по ЕГРН или документами технического учета предусматривает размещение офисов, торговых объектов, объектов общепита и бытового обслуживания либо которые фактически используются для этих целей.

Проверки

Отели должны получить свидетельство о классификации до 1 сентября

Сайты для туристов не смогут публиковать информацию о гостиницах и других средствах размещения, которые не получили классификацию.

Отпуска

Минтруд объяснил, потеряет ли сотрудник стаж для отпуска при смене должности

Отработанное время будут учитывать при переходе на новую должность, но только у того же самого работодателя. Если устроиться в другую компанию, то отпуск придется «заработать» заново.

Рестораторов пока что не будут наказывать за несоблюдение новых правил работы с ККТ

Чтобы кафе могли печатать чеки до расчета с клиентом, нужно перенастроить программу, но обновления еще не прошли тесты. Поэтому ФНС пока что не будет штрафовать предпринимателей за неправильную работу с кассой.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

Сотрудник купил билет на субботу, при этом согласно приказу командировка начиналась с понедельника. Компания ему возместила расходы, но СФР стал настаивать на уплате взносов на травматизм. Суд встал на сторону компании и признал требование фонда необоснованным.

Судебная практика. Возмещение расходов на перелет в место командировки раньше ее начала не облагается взносами на травматизм

При возврате импортированного товара будет ставка НДС 0% как при экспорте

При ввозе товаров из стран ЕАЭС надо заплатить таможенный НДС. Но если товар оказался бракованным, после его возврата надо скорректировать декларацию и заявление о ввозе, убрав оттуда возвращенный товар. Для товара надлежащего качества это правило не работает.

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Появление отметки о недостоверности директора в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) — что это значит, чем это грозит и какие шаги следует предпринять?

Изменение данных ЕГРЮЛ по клиенту: появление сведений о недостоверности директора

Владельцев квартир обяжут делиться информацией об арендаторах

Для безопасности жителей многоквартирного дома собственников могут обязать сообщать в МВД и управляющие компании о сдаче жилья в аренду.

3

Интересные материалы

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами

Если ООО заключает договор для предоставления услуг с помощью собственного ПО, то нужно учесть нюансы уплаты НДС при электронных услугах. Разбираемся, кто исчисляет и уплачивает НДС и что будет с налогом на доходы.

ООО заключило договор с контрагентом из Казахстана: что будет с налогами