Расчеты с работниками

Какие ошибки в расчетах с сотрудниками встречаются чаще всего

Расчеты с сотрудниками требуют не только технической точности и четких сроков, но и соблюдения правил. Выплаты в рамках трудовых отношений также подчиняются требованиям трудового законодательства. Ошибки чреваты не только доплатами и компенсациями, но и штрафами за нарушение ТК. Единственный способ их избежать — помнить о нормах и проверять, как они выполняются в компании.
Какие ошибки в расчетах с сотрудниками встречаются чаще всего
Иллюстрация: freepik/freepik

Чтобы вы могли максимально закрыть риски в расчетах, мы составили список самых частых ошибок в выплатах зарплаты и т.п. у работодателей. Что же надо проверить, в первую очередь?

Соответствие документов и расчетов

Очень часто правила выплат, которые закреплены в локальных актах, не соответствуют реальным расчетам. Скажем, в документах указана выплата аванса 10 числа, а де-факто деньги платят 11.

Чтобы проверить состояние дел, рекомендуем взять Положение о выплатах и сверить с реальными ведомостями и накладными: дата расчета и реальные выплаты, какой алгоритм расчета и как платится компенсация за питание, когда и какие компенсации отменили и когда их перестали платить в действительности.

Аванс и зарплата

Проверьте, корректны ли настройки в расчете зарплаты сотрудникам и даты начисления сумм.

В аванс должны попасть все расчеты, которые платятся пропорционально отработанному времени. Также посмотрите, указаны ли точные даты выплат: периодов «от и до» не должно быть — это нарушение.

Простой способ оценки — посмотреть самые большие суммы в ведомостях. Часто это бывает из-за ошибок и опечаток при вводе информации. Для проверки можно взять расчетные документы за 6–12 месяцев и выбрать самые крупные суммы.

Затем расшифруйте их по принципу – самая большая надбавка, самый большой средний заработок, большая разовая выплата. Именно здесь часто встречаются ошибки и можно успеть вовремя заметить их.

Нередко в документах встречаются строки, происхождение которых неясно. В расчетные ведомости могут попасть непонятные виды начислений и удержаний. Среди них: компенсации уволенным сотрудникам, непоименованные выплаты по договорам ГПХ, удержания с зарплат после переплат без указания оснований.

Отсутствие пояснений может не только отразиться на бюджете компании, но и стать причиной споров с ФНС, дополнительных начислений и штрафов.

Кроме того, не получится включить такие выплаты при расчете налога на прибыль. Легче все это проверить, если в ведомости есть непонятные вам строки.

Еще одно «узкое место» — перерасчеты зарплаты за прошлые периоды. Логика, в том числе у проверяющих, может быть проста: если есть большой объем перерасчетов, это может означать, что данные у вас собираются и подаются неправильно или не вовремя, или в целом некорректно работает процесс.

Обычно бывает 4 причины перерасчета: жалоба сотрудника, поздно поданная информация, сам бухгалтер внес, но не рассчитал выплату или ошибку нашла проверку. Проверяя перерасчеты, вы как минимум исключите последнюю причину.

Другой причиной ошибок и последующих доначислений выступают долги за сотрудником или за компанией.

Распространенные случаи – поздний возврат отпускных, переплаты командировок, расчеты между контрагентами и др. Такие долги также встречаются в ведомости.

Самый эффективный способ закрыть риск – вести отдельный реестр таких долгов и обязательно с подробным объяснением причины появления долги и шагов для исправления ситуации.

Наконец, не забывайте про изменения в законодательстве. Законы в части выплат, удержаний и т.д. меняются достаточно часто, но далеко не всегда компании успевают вносить правки в локальные акты и вовремя начинают применять на практике. Простой пример, согласно недавним правкам — с аванса теперь тоже надо удерживать НДФЛ, но по опыту — это делает не более 50% компаний.

Поэтому очень важно не только отслеживать поправки в ТК, Налоговый кодекс и другие нормативы, но и оперативно корректировать ЛНА и начинать считать по-новому.

Начать дискуссию