Расчеты с работниками

Какие ошибки в расчетах с сотрудниками встречаются чаще всего

Расчеты с сотрудниками требуют не только технической точности и четких сроков, но и соблюдения правил. Выплаты в рамках трудовых отношений также подчиняются требованиям трудового законодательства. Ошибки чреваты не только доплатами и компенсациями, но и штрафами за нарушение ТК. Единственный способ их избежать — помнить о нормах и проверять, как они выполняются в компании.
Какие ошибки в расчетах с сотрудниками встречаются чаще всего
Иллюстрация: freepik/freepik

Чтобы вы могли максимально закрыть риски в расчетах, мы составили список самых частых ошибок в выплатах зарплаты и т.п. у работодателей. Что же надо проверить, в первую очередь?

Соответствие документов и расчетов

Очень часто правила выплат, которые закреплены в локальных актах, не соответствуют реальным расчетам. Скажем, в документах указана выплата аванса 10 числа, а де-факто деньги платят 11.

Чтобы проверить состояние дел, рекомендуем взять Положение о выплатах и сверить с реальными ведомостями и накладными: дата расчета и реальные выплаты, какой алгоритм расчета и как платится компенсация за питание, когда и какие компенсации отменили и когда их перестали платить в действительности.

Аванс и зарплата

Проверьте, корректны ли настройки в расчете зарплаты сотрудникам и даты начисления сумм.

В аванс должны попасть все расчеты, которые платятся пропорционально отработанному времени. Также посмотрите, указаны ли точные даты выплат: периодов «от и до» не должно быть — это нарушение.

Простой способ оценки — посмотреть самые большие суммы в ведомостях. Часто это бывает из-за ошибок и опечаток при вводе информации. Для проверки можно взять расчетные документы за 6–12 месяцев и выбрать самые крупные суммы.

Затем расшифруйте их по принципу – самая большая надбавка, самый большой средний заработок, большая разовая выплата. Именно здесь часто встречаются ошибки и можно успеть вовремя заметить их.

Нередко в документах встречаются строки, происхождение которых неясно. В расчетные ведомости могут попасть непонятные виды начислений и удержаний. Среди них: компенсации уволенным сотрудникам, непоименованные выплаты по договорам ГПХ, удержания с зарплат после переплат без указания оснований.

Отсутствие пояснений может не только отразиться на бюджете компании, но и стать причиной споров с ФНС, дополнительных начислений и штрафов.

Кроме того, не получится включить такие выплаты при расчете налога на прибыль. Легче все это проверить, если в ведомости есть непонятные вам строки.

Еще одно «узкое место» — перерасчеты зарплаты за прошлые периоды. Логика, в том числе у проверяющих, может быть проста: если есть большой объем перерасчетов, это может означать, что данные у вас собираются и подаются неправильно или не вовремя, или в целом некорректно работает процесс.

Обычно бывает 4 причины перерасчета: жалоба сотрудника, поздно поданная информация, сам бухгалтер внес, но не рассчитал выплату или ошибку нашла проверку. Проверяя перерасчеты, вы как минимум исключите последнюю причину.

Другой причиной ошибок и последующих доначислений выступают долги за сотрудником или за компанией.

Распространенные случаи – поздний возврат отпускных, переплаты командировок, расчеты между контрагентами и др. Такие долги также встречаются в ведомости.

Самый эффективный способ закрыть риск – вести отдельный реестр таких долгов и обязательно с подробным объяснением причины появления долги и шагов для исправления ситуации.

Наконец, не забывайте про изменения в законодательстве. Законы в части выплат, удержаний и т.д. меняются достаточно часто, но далеко не всегда компании успевают вносить правки в локальные акты и вовремя начинают применять на практике. Простой пример, согласно недавним правкам — с аванса теперь тоже надо удерживать НДФЛ, но по опыту — это делает не более 50% компаний.

Поэтому очень важно не только отслеживать поправки в ТК, Налоговый кодекс и другие нормативы, но и оперативно корректировать ЛНА и начинать считать по-новому.

Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С

Хотите стать экспертом по зарплате и кадровому учету? 🚀

Наш курс научит вас:

  • Вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в 1С без ошибок.
  • Быстро и точно формировать отчетность для контролирующих органов.
  • Автоматизировать процессы и продвигаться по карьерной лестнице.

Выгода до 77% — всего 4 290 ₽!

Начать дискуссию


Обучение для бухгалтеров

🎄 Лучшее начало года с курсами повышения квалификации!

Воспользуйтесь новогодней акцией «Клерка» — выбирайте курсы повышения квалификации и профподготовки со скидками, занимайте места и приступайте к учебе. Вы успеете отдохнуть, набраться сил и сделать шаг к изменениям уже в январе 2025 года. Поторопитесь — количество мест на курсах ограничено.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Уголовная ответственность по 44-ФЗ

Применение уголовной ответственности к лицам, преступившим закон в сфере закупочной деятельности — практика относительно новая. Специальные статьи в УК появились только в 2018 году. Важно, что санкции касаются не только недобросовестных заказчиков, но и поставщиков. 

Уголовная ответственность по 44-ФЗ
6
Обзоры для бухгалтера

Изменения в трудовом законодательстве в 2025 году: чего ожидать?

В 2025 году в России ожидаются важные изменения в трудовом законодательстве, они вызваны необходимостью адаптации законов к современным реалиям рынка труда, потребностями граждан и стремлением к улучшению условий на рабочих местах.

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Работа с какими персональными данными обязывает пройти регистрацию в Роскомнадзоре 

При приеме на работу сотрудников руководитель запрашивает у них личные данные. Но для этого нужно вначале получить разрешение на обработку персданных от Роскомнадзора. Расскажем, в каком случае нужно уведомлять Роскомнадзор о работе с персданными. 

Работа с какими персональными данными обязывает пройти регистрацию в Роскомнадзоре 
Маркировка товаров

Маркировка 2025: новые требования к прозрачности бизнеса и как подготовиться к глобальным изменениям

С 2025 года вступают в силу новые требования к обязательной маркировке, охватывающие еще больше категорий товаров. Введение цифровых меток на продукцию направлено на повышение прозрачности цепочек поставок и борьбу с контрафактом. Что нового ждет бизнес в 2025 году и как к этому подготовиться.

Маркировка 2025: новые требования к прозрачности бизнеса и как подготовиться к глобальным изменениям

Онлайн-касса в 2025 году: кому нужна, а кому нет

Узнайте в деталях о том, в каких случаях бизнес может отказаться от применения онлайн-касс и что нужно сделать, чтобы провести расчеты без ККТ. По сравнению с 2024 годом есть измнения, например, появится новый способ выдачи чеков.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Катерина

Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Добрый день. Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Да, вам надо сдавать декларацию за 4 квартал 2024 года, потому что в октябре-ноябре у вас освобождения не было. Вот по данным этих...

Читать полностью

Оформление командировки в 2025 году: пошаговая инструкция

Если компании необходимо, чтобы ее сотрудник съездил в другой город или может даже иную страну в рабочих целях – это командировка. Такую поездку важно грамотно оформить

Иллюстрация: pressfoto/freepik
НДС

Что делать, если в декларацию не вошел авансовый НДС

Нередко бывает так, что банковская выписка не проводится, и аванс не входит в декларацию. Разбираемся, каким числом загружать выписку и как сделать корректировочную декларацию.

Что делать, если в декларацию не вошел авансовый НДС
1
Дробление бизнеса

Амнистия за дробление 2025–2026: как это будет работать

С 12 июля 2024 года действуют правила налоговой амнистии при добровольном отказе от дробления бизнеса. Рассказываем, как работает амнистия, в каких случаях применяется, как воспользоваться.

Амнистия за дробление 2025–2026: как это будет работать
Банковские карты

ТОП-5 выгодных дебетовых карт с кешбэком на 2025 год

На сегодняшний день существует множество дебетовых карт с кэшбэком, предлагаемых различными банками. Клиенты в основном выбирают дебетовые карты с бесплатным обслуживанием и максимальным кешбэком. В данной статье подробно рассмотрим лучшие дебетовые карты с кешбэком, которые выделяются по условиям обслуживания.

ТОП-5 выгодных дебетовых карт с кешбэком на 2025 год
Самозанятые

Как самозанятому передать чек покупателю?

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафа.

Как самозанятому передать чек покупателю?
АУСН

Автоматизированная упрощенка с 2025 года: что изменится

Рассказываем, к чему готовится компаниям и ИП на АУСН с 1 января 2025 года. Отметим ключевые изменения и правки, внесенные в законодательство уже в 2024 году. К каждому изменению мы подготовили рекомендации, чтобы было проще адаптировать учет и контроль в минимальные сроки.

Автоматизированная упрощенка с 2025 года: что изменится
Инвестиции

Топ-10 очень надёжных облигаций с высокой доходностью на 2025 год от РБК Инвестиций

Мальчик: покупает надёжные облигации. Мужчина: покупает очень надёжные. Эксперты из РБК Инвестиций выбрали как раз такие и сделали подборку из десяти корпоративных облигаций надёжных эмитентов с доходностью выше 20% годовых. Посмотрим, что получилось.

Топ-10 очень надёжных облигаций с высокой доходностью на 2025 год от РБК Инвестиций

Какие субсидии смогут оформить начинающие предприниматели

В России предусмотрены государственные субсидии — безвозмездная денежная помощь субъектам малого и среднего бизнеса. Субсидии бывают федеральными и региональными. Такую финансовую поддержку может получить самозанятый, индивидуальный предприниматель, основатель ООО или фермерского хозяйства.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
1
Обучение для бухгалтеров

❗️Шпаргалка для бухгалтера: новые формы и даты сдачи отчетности за IV квартал 2024 года

Праздники праздниками, а отчетность никто не отменял. Чтобы вы не бегали в стрессе весь январь — то изменения, то отчеты горят. Мы собрали все необходимое в одной подборке. Сохраняйте, чтобы не потерять.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
4

Инвентаризация перед годовой отчетностью: как провести, новый ФСБУ 28/2023

За 2024 год предприниматели могут провести инвентаризацию согласно новому ФСБУ 28/2023. Рассказываем, какие нюансы стоит учесть, и как использовать новый стандарт бухучета.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
1

1С:Управление торговлей можно использовать не только для товарного учета

Многие фирмы и предприниматели используют 1С «Управление торговлей» для ведения складского учета и продаж. А ведь эта программа может стать полноценным инструментом управленческого учета при правильном ведении.

1С:Управление торговлей можно использовать не только для товарного учета
1
Регистрация ООО

Как открыть ООО в 2025 году: пошаговая инструкция

Одна из самых популярных форм ведения бизнеса — ООО. Предпринимателей привлекает небольшой размер уставного капитала, простота регистрации и возможность привлечения других участников. Разберем, как открыть ООО в 2025 году и что для этого нужно сделать. Отметим, что глобальных изменений по сравнению с 2024 годом в процедуре регистрации не произошло.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
УСН

Смена объекта налогообложения на УСН после регистрации ООО или ИП

В момент подачи документов на госрегистрацию ООО было подано заявление о переходе на УСН «Доходы». Можно ли в течении 30 дней с момента госрегистрации перейти на УСН «Доходы-расходы»?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Самозанятые

Подготовка к камеральной проверке при работе с самозанятыми 

Камеральная проверка — это проверка бизнеса на соблюдение налоговых законов на основании документов, которые отправляет сам предприниматель. Она начинается после того, как налогоплательщик предоставит декларацию или расчет, и проводится в течение трех месяцев с момента подачи документов. 

Подготовка к камеральной проверке при работе с самозанятыми