Электронная подпись для директора и сотрудников: что и как оформить в 2024 году

Виды подписей

Существует 3 вида подписей:

простая ЭП (ПЭП) - с этой подписью мы сталкиваемся каждый день, например, когда вводим логин и пароль от электронной почты. ПЭП можно использовать внутри организации для ведения документооборота между сотрудниками или предоставления доступа к программным средствам.
усиленная неквалифицированная (или просто неквалифицированная) ЭП (НЭП) - основана на криптографии, с помощью которой шифруются данные о владельце ЭП и сведения об изменениях в документе.
усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) – электронный аналог собственноручной подписи, обладающий юридический силой, защищенный криптографической системой шифрования.

УКЭП позволяет юрлицам и ИП удаленно сдавать отчетность в налоговую, регистрировать изменения в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), работать с онлайн-кассой, участвовать в госзакупках, продавать маркированные и прослеживаемые товары, а также алкоголь, древесину и многое другое.

УКЭП руководителя или ИП нельзя скопировать и поделиться, например, с бухгалтером, чтобы он сдавал отчетность. Для подобных случаев на ответственного сотрудника нужно выпускать отдельную личную УКЭП.

До сентября 2023 года сотрудники организаций и ИП могли получать в аккредитованных центрах УКЭП, в которой содержались сведения о работодателе.

С 1 сентября 2023 вступили в силу новые правила: УКЭП сотрудников, оформленные после этой даты, не содержат сведений о работодателе, а полномочия сотрудника, который подписывает электронный документ от лица работодателя своей УКЭП удостоверяет машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД — это электронный документ, составленный в формате XML, который подписывается УКЭП доверителя (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857).

Для каждой инстанции нужна отдельная МЧД.

Например, бухгалтеру нужны разные МЧД для сдачи отчётности в ИФНС, Социальный фонд, Росстат.

При этом подписи, полученные по старым правилам, разрешено использовать до конца их действия, максимальный срок — до 31 августа 2024 года.

Как получить ПЭП и НЭП

При регистрации на любом сайте, портале или личном кабинете, вы подтверждаете свою личность и одновременно бесплатно оформляете ПЭП. При необходимость ПЭП можно заказать в удостоверяющих центрах или разработать самостоятельно. Этот вид подписи не имеет юридической силы. Она не подойдет для заверения документов в государственные органы и совершения операций с недвижимостью.

Для ЭДО с контрагентами и кадрового электронного документооборота (КЭДО) с сотрудниками можно использовать НЭП, которую получают в удостоверяющем центре, в специальном сервисе (LightDoc или Nopaper) или портале, например, в системе КЭДО.

Как получить УКЭП

Получить УКЭП юрлица и предприниматели могут двумя способами:

Через личное посещение налоговой инспекции, которая занимается регистрацией налогоплательщиков. Заявление на получение УКЭП можно заранее оформить в личном кабинете налогоплательщика ЮЛ или ИП. С собой для визита в ИФНС понадобится паспорт, СНИЛС, документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ). Токен - это защищенный USB флеш-накопитель на котором записан сертификат. Услуга записи УКЭП от ФНС является бесплатной, но токен придется покупать. Для использования подписи на компьютер нужно будет установить платную криптографическую программу, например, «КриптоПро CSP».
Через доверенный удостоверяющий центр. Главное выбрать доверенный центр из списка на сайте ФНС. Как правило, заявка на УКЭП подается удаленно, после оплаты директор (ИП) обращается в выбранный УЦ для идентификации личности и получает готовую флэшку со всеми необходимыми программами и сертификатами.

Как получить ЭП для сотрудников с МЧД

Если хотите, чтобы ваш бухгалтер самостоятельно сдавал отчетность в налоговую, не отвлекая директора от важных дел, то для него нужно оформить УКЭП физического лица и зарегистрировать МЧД. Этот процесс состоит из двух действий:

Получить УКЭП физлицо может в любом коммерческом аккредитованном УЦ.
Создать МЧД на сайте ФНС или у доверенных УЦ.

Опишем процедуру записи МЧД в налоговой, т.к. процедура создания в коммерческих УЦ может отличаться.

Сначала на сайте ФНС формируется доверенность, присваивается номер и срок действия. Затем её нужно скачать на компьютер и подписать одной из программ криптошифрования: КриптоПРО или Контур.Крипто. После этого МЧД загружается обратно на сайт ФНС. Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).