Электронная подпись и МЧД: что и как оформить в 2026 году

Существует 3 вида подписей:

• простая ЭП (ПЭП) — с этой подписью мы сталкиваемся каждый день, например, когда вводим логин и пароль от электронной почты. ПЭП можно использовать внутри организации для ведения документооборота между сотрудниками или предоставления доступа к программным средствам.

• усиленная неквалифицированная (или просто неквалифицированная) ЭП (НЭП) — основана на криптографии, с помощью которой шифруются данные о владельце ЭП и сведения об изменениях в документе.  В НЭП содержится открытый и закрытый ключи, а также может содержаться сертификат с данными владельца подписи.

• усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) — электронный аналог собственноручной подписи, обладающий юридический силой, защищенный криптографической системой шифрования. УКЭП обязательно содержит сертификат с данными владельца подписи и выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

• мобильная ЭП (МЭП) — практически та же самая подпись, как и УКЭП, записанная на мобильное устройство.

УКЭП руководителя или ИП нельзя скопировать и поделиться. Для подобных случаев на ответственного сотрудника нужно выпускать отдельную личную УКЭП.

При этом УКЭП сотрудников, которые выпускаются в настоящее время,  не содержат сведений о работодателе, поэтому для подтверждения полномочий сотрудника необходимо сформировать машиночитаемую доверенность (МЧД). 

Раннее физлица были вправе подавать отчетность и совершать другие действия от имени организации без МЧД, поскольку старые сертификаты УКЭП содержали сведения о работодателе.

МЧД — это электронный документ, составленный в формате XML, который подписывается УКЭП доверителя (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857). Нотариально заверять МЧД не требуется. Однако в случае передоверия, необходимо обратиться к нотариусу.

Существует несколько действующих форматов, в которых возможен выпуск доверенности:

• версия базовый формат 002;

• версия единый стандарт 003;

Разные ведомства могут применять собственные форматы МЧД или использовать их вместе с форматом 003. В частности, МЧД Социального фонда России применяется только для сдачи отчетов на портале СФР.

К машиночитаемой доверенности установлены требования: они регламентированы приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Там размещается следующая информация:

1. название и номер, срок действия;

2. данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;

3. данные представителя и передаваемые полномочия;

4. возможность передоверия;

5. электронная подпись, которой подписана МЧД.

МЧД можно оформить тремя способами:

1. В сервисах ФНС и СФР. Там можно оформить доверенности, которые предназначены для работы с соответствующими органами — прежде всего для сдачи отчетности.

2. На Госуслугах можно выпустить доверенность для отправки жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, подачи заявлений на регистрацию транспорта, или запроса выписок по счетам.

3. В специальных сервисах, созданных для создания доверенности.

С 1 февраля 2026 года в соответствии с приказом Минцифры от 05.11.2025 № 1001 не нужно указывать номер, вид, серию и дату выдачи документа, удостоверяющего личность представителя. Также не нужно обозначать код и наименование органа, который выдал документ. Эта информация отражается как дополнительная.

При регистрации на любом сайте, портале или личном кабинете, вы подтверждаете свою личность и одновременно бесплатно оформляете ПЭП. При необходимость ПЭП можно заказать в удостоверяющих центрах или разработать самостоятельно.

Этот вид подписи не имеет юридической силы. Она не подойдет для заверения документов в государственные органы и совершения операций с недвижимостью.

Для ЭДО с контрагентами и кадрового электронного документооборота (КЭДО) с сотрудниками можно использовать НЭП, которую получают в удостоверяющем центре, в специальном сервисе (LightDoc или Nopaper) или портале, например, в системе КЭДО.

Получить УКЭП юрлица и предприниматели могут двумя способами:

• Через личное посещение налоговой инспекции, которая занимается регистрацией налогоплательщиков. Заявление на получение УКЭП можно заранее оформить в личном кабинете налогоплательщика ЮЛ или ИП. С собой для визита в ИФНС понадобится паспорт, СНИЛС, документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ).

• Через доверенный удостоверяющий центр. Главное выбрать доверенный центр из списка на сайте ФНС. Как правило, заявка на УКЭП подается удаленно, после оплаты директор (ИП) обращается в выбранный УЦ для идентификации личности и получает готовую флэшку со всеми необходимыми программами и сертификатами.

С 1 сентября 2026 года Социальный фонд России вводит новые обязательные требования к атрибутам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). С этого момента СФР не будет принимать отчетность, подписанную КЭП, если в сертификате отсутствуют следующие характеристики:

1. Поддержка согласования ключей (keyAgreement) = 1;

2. Возможность шифрования данных (Data encipherment) = 1;

3. Возможность шифрования ключа (Key encipherment) = 1.

Указанные параметры необходимы для повышения уровня безопасности при передаче отчетности через Единую цифровую платформу СФР.

Действующие сертификаты КЭП, выданные на физическое лицо и не содержащие перечисленных атрибутов, с 1 сентября 2026 года будут недействительны для работы с СФР.

Если хотите, чтобы ваш бухгалтер самостоятельно сдавал отчетность в налоговую, не отвлекая директора от важных дел, то для него нужно оформить УКЭП физического лица и зарегистрировать МЧД.

Этот процесс состоит из двух действий:

1. Получить УКЭП физлицо может в любом коммерческом аккредитованном УЦ.

2. Создать МЧД на сайте ФНС или у доверенных УЦ. 

Опишем процедуру записи МЧД в налоговой, т.к. процедура создания в коммерческих УЦ может отличаться.

Сначала на сайте ФНС формируется доверенность, присваивается номер и срок действия. Затем её нужно скачать на компьютер и подписать одной из программ криптошифрования: КриптоПРО или Контур.Крипто.

После этого МЧД загружается обратно на сайт ФНС. Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).