Электронные подписи

Электронная подпись и МЧД: что и как оформить в 2025 году

Расскажем, как оформлять ЭП и МЧД в 2025 году, какие правила действуют и когда нужна МЧД.
Электронная подпись и МЧД: что и как оформить в 2025 году
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Виды подписей

Существует 3 вида подписей:

  • простая ЭП (ПЭП) — с этой подписью мы сталкиваемся каждый день, например, когда вводим логин и пароль от электронной почты. ПЭП можно использовать внутри организации для ведения документооборота между сотрудниками или предоставления доступа к программным средствам.

  • усиленная неквалифицированная (или просто неквалифицированная) ЭП (НЭП) — основана на криптографии, с помощью которой шифруются данные о владельце ЭП и сведения об изменениях в документе.  В НЭП содержится открытый и закрытый ключи, а также может содержаться сертификат с данными владельца подписи.

  • усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) — электронный аналог собственноручной подписи, обладающий юридический силой, защищенный криптографической системой шифрования. УКЭП обязательно содержит сертификат с данными владельца подписи и выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

  • мобильная ЭП (МЭП) — практически та же самая подпись, как и УКЭП, записанная на мобильное устройство.

УКЭП позволяет юрлицам и ИП удаленно сдавать отчетность в налоговую, регистрировать изменения в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), работать с онлайн-кассой, участвовать в госзакупках, продавать маркированные и прослеживаемые товары, а также алкоголь, древесину и многое другое.

УКЭП руководителя или ИП нельзя скопировать и поделиться. Для подобных случаев на ответственного сотрудника нужно выпускать отдельную личную УКЭП.

При этом УКЭП сотрудников, которые выпускаются в настоящее время,  не содержат сведений о работодателе, поэтому для подтверждения полномочий сотрудника необходимо сформировать машиночитаемую доверенность (МЧД). 

Что такое МЧД

Раннее физлица были вправе подавать отчетность и совершать другие действия от имени организации без МЧД, поскольку старые сертификаты УКЭП содержали сведения о работодателе.

Однако с 1 сентября 2024 года старые подписи утратили силу. Теперь если сотрудники хотят действовать от имени ИП или компании, необходимо оформить МЧД. Однако физлица вправе применять УКЭП для взаимодействия внутри компании от своего имени.

МЧД — это электронный документ, составленный в формате XML, который подписывается УКЭП доверителя (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857). Нотариально заверять МЧД не требуется. Однако в случае передоверия, необходимо обратиться к нотариусу.

Существует несколько действующих форматов, в которых возможен выпуск доверенности:

  • версия базовый формат 002;

  • версия единый стандарт 003;

  • собственный формат ФНС для отчетности — версии 5.01 (будет действовать до 25.02.2025) и 5.02.

Разные ведомства могут применять собственные форматы МЧД или использовать их вместе с форматом 003. В частности, МЧД Социального фонда России применяется только для сдачи отчетов на портале СФР.

К машиночитаемой доверенности установлены требования: они регламентированы приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Там размещается следующая информация:

  1. название и номер, срок действия;

  2. данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;

  3. данные представителя и передаваемые полномочия;

  4. возможность передоверия;

  5. электронная подпись, которой подписана МЧД.

Где оформлять МЧД

МЧД можно оформить тремя способами:

  1. В сервисах ФНС и СФР. Там можно оформить доверенности, которые предназначены для работы с соответствующими органами — прежде всего для сдачи отчетности.

  2. На Госуслугах можно выпустить доверенность для отправки жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, подачи заявлений на регистрацию транспорта, или запроса выписок по счетам.

  3. В специальных сервисах, созданных для создания доверенности.

Механизм получения доверенности прост: сначала нужно определиться с форматом и полномочиями, затем заполнить реквизиты, подписать МЧД с помощью КЭП, отправить в реестр МЧД для хранения.

Как получить ПЭП и НЭП

При регистрации на любом сайте, портале или личном кабинете, вы подтверждаете свою личность и одновременно бесплатно оформляете ПЭП. При необходимость ПЭП можно заказать в удостоверяющих центрах или разработать самостоятельно.

Этот вид подписи не имеет юридической силы. Она не подойдет для заверения документов в государственные органы и совершения операций с недвижимостью.

Сейчас ПЭП используется все реже и реже — в частности компании взаимодействуют с внештатными исполнителями с помощью НЭП.

Для ЭДО с контрагентами и кадрового электронного документооборота (КЭДО) с сотрудниками можно использовать НЭП, которую получают в удостоверяющем центре, в специальном сервисе (LightDoc или Nopaper) или портале, например, в системе КЭДО.

Как получить УКЭП руководителю или ИП

Получить УКЭП юрлица и предприниматели могут двумя способами:

  • Через личное посещение налоговой инспекции, которая занимается регистрацией налогоплательщиков. Заявление на получение УКЭП можно заранее оформить в личном кабинете налогоплательщика ЮЛ или ИП. С собой для визита в ИФНС понадобится паспорт, СНИЛС, документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ).

Токен — это защищенный USB флеш-накопитель на котором записан сертификат. Услуга записи УКЭП от ФНС является бесплатной, но токен придется покупать. Для использования подписи на компьютер нужно будет установить платную криптографическую программу, например, «КриптоПро CSP».

  • Через доверенный удостоверяющий центр. Главное выбрать доверенный центр из списка на сайте ФНС. Как правило, заявка на УКЭП подается удаленно, после оплаты директор (ИП) обращается в выбранный УЦ для идентификации личности и получает готовую флэшку со всеми необходимыми программами и сертификатами.

Как получить ЭП для сотрудников с МЧД

Если хотите, чтобы ваш бухгалтер самостоятельно сдавал отчетность в налоговую, не отвлекая директора от важных дел, то для него нужно оформить УКЭП физического лица и зарегистрировать МЧД.

Этот процесс состоит из двух действий:

  1. Получить УКЭП физлицо может в любом коммерческом аккредитованном УЦ.

  2. Создать МЧД на сайте ФНС или у доверенных УЦ. 

Опишем процедуру записи МЧД в налоговой, т.к. процедура создания в коммерческих УЦ может отличаться.

Сначала на сайте ФНС формируется доверенность, присваивается номер и срок действия. Затем её нужно скачать на компьютер и подписать одной из программ криптошифрования: КриптоПРО или Контур.Крипто.

После этого МЧД загружается обратно на сайт ФНС. Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Начать дискуссию