Как правильно привлекать внештатников в клининговую компанию: выплаты, документооборот, массовый наем

Российский рынок клининговых услуг сегодня

Рынок услуг по профессиональной уборке постоянно растет. С ростом спроса клининговые компании должны задумываться о масштабировании, чтобы оставаться конкурентоспособными. 

В клининге высокая текучка кадров и постоянная потребность в массовом линейном персонале создают большую нагрузку на бухгалтерию и кадровую службу. Увеличивается финансовая нагрузка — фонд оплаты труда и налоги.

Решить эти вопросы помогает модель подключения внештатных исполнителей к бизнес-процессам организации.

К внештатникам можно отнести следующие категории лиц:

• физические лица без специального статуса;

• самозанятые;

• индивидуальные предприниматели, у которых могут быть сотрудники, а значит, можно заключить договор с ИП, у которого своя бригада клинеров.

Внештатный персонал может быстрее приступить к выполнению своих задач, достаточно лишь заключить договор ГПХ. Это особенно важно, когда нужно массово привлечь десятки или сотни клинеров в пик востребованности клининговых услуг. К примеру, когда весной резко возрастает спрос на мойку окон. 

Расторгнуть договор ГПХ можно быстро без выплат компенсаций и гарантий в отличие от трудового договора. Если не устраивает качество работ клинера, то с ним можно не только легко расстаться, но и получить возмещение убытков, если они возникли (например, уборщик использовал неправильное средство для чистки и испортил ковер клиента — по договору на такой случай можно предусмотреть неустойку и оплату расходов на компенсацию клиенту).

Внештатники — это и возможность снизить расходы на налоги и ФОТ. Но касается это физлиц со статусом ИП и самозанятых. Индивидуальные предприниматели и плательщики НПД самостоятельно оплачивают налоги со своих доходов. Заказчик освобождается от обязанности удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ и платить страховые взносы.

За физических лиц без специального статуса по договорам ГПХ нужно вносить обязательные платежи и отчитываться в контролирующие органы, как и за штатных сотрудников, тут разницы между ними почти нет.

Важно помнить, что контролирующие органы пристально следят за компаниями, сотрудничающими с ИП и самозанятыми, независимо от отрасли, а к клинингу сейчас особо приковано внимание налоговиков. Эта сфера считается рискованной с точки зрения «серых» выплат и недополучения в бюджет налогов. Поэтому нужно соблюдать баланс между экономией и налоговыми рисками.

Трудности при массовом привлечении внештатного персонала

1. Сезонный поиск внештатного персонала

Когда компания понимает, что спрос на ее услуги растет и нужны десятки или сотни дополнительных рук, остро встает вопрос, где найти столько персонала, причем к старту высокого сезона.

Рекрутинговые агентства, во-первых, дорого берут, во-вторых, не всегда располагают достаточной готовой базой, в-третьих, могут при массовом найме пренебрегать проверкой исполнителей. Даже если подбор ведется качественно, пока рекрутеры подберут нужный персонал, пройдет ценное время.

2. Кратное увеличение трудозатрат на бумажный документооборот

Несомненно, заключать договор ГПХ с линейным персоналом удобнее и проще. Не нужно знакомить исполнителей с локальными документами компании, издавать приказы и т. д. Но документооборот при привлечении внештатников имеет свои нюансы, особенно самозанятых и ИП. 

Если речь о нескольких лицах, наладить и проконтролировать документооборот с ними нетрудно, а когда их десятки и сотни — ошибки могут стоить очень дорого.

Документы, которые нужно оформить или запросить при сотрудничестве с внештатниками:

• Договор. Прежде чем приступать к выполнению задач, с внештатником необходимо заключить договор гражданско-правового характера. Важно, чтобы в договоре не было никаких признаков трудовых отношений, при этом в нем должны быть подробно расписаны задачи и конечные результаты сотрудничества.

• Справка о постановке на учет от самозанятого. При заключении договора, а также перед каждой оплатой, нужно запрашивать у самозанятого исполнителя справку, подтверждающую его статус на текущую дату, или проверять это самостоятельно через сайт ФНС. Статус ИП также желательно проверять. 

Утрата статуса самозанятого и ИП означает, что характер взаимоотношений между заказчиком и исполнителем изменится: заказчику нужно будет удерживать из выплат физлицу НДФЛ и платить взносы, а также включать его в отчеты. Если исполнитель сам не сообщил о смене статуса, это не имеет значения для ФНС или Соцфонда — заказчик обязан сам заботиться об исполнении обязанностей налогового агента и страхователя.

• Закрывающие документы: акты выполненных работ от ИП и чеки и акты от самозанятых. Чек выступает подтверждением того, что самозанятый зарегистрировал свой доход и заплатит с него налог. Акт описывает фактически исполненные работы или оказанные по договору услуги и служит дополнительным подтверждением реальности расходов. 

Решение: Оптимизировать трудозатраты на документооборот с внештатниками поможет его автоматизация.

3. Проблемы с массовыми выплатами физлицам

При массовом привлечении внештатного персонала особенно актуален вопрос безопасных выплат. 

Наличная оплата

Согласно Указанию ЦБ РФ от 09.12.2019 года № 5348-У заказчик может оплачивать вознаграждение внештатным исполнителям наличными. Если это разовое сотрудничество, то письменный договор не обязателен. 

Имейте в виду, что лимит наличных расчетов по одному договору составляет 100 тыс. рублей, если исполнитель ИП. Самозанятый исполнитель же при наличной оплате должен выдать чек в момент расчета (п. 3 ст. 14 закона от 27.11.2018 года № 422-ФЗ).

Но при массовой оплате довольно проблематично иметь на руках достаточно наличных средств для расчета и вести учет оплат. Данный вид оплаты больше подходит для разовых работ и небольших сумм.

Безналичная оплата

Проводить выплаты безналичным способом прозрачно и удобно, но здесь возникают риски возможных ошибок в банковских реквизитах и блокировки счета компании за массовые выплаты физлицам. Банк заинтересуется выплатами и запросит документы для проверки. В итоге операции разблокируют, но не сразу, проверка может занять и несколько дней и даже больше.

Важно помнить, что самозанятые исполнители при получении вознаграждения безналичным способом обязаны выдать чек до 9 числа месяца, следующего за датой получения денежных средств.

Решение: Сервис «Мои самозанятые» позволяет проводить массовые выплаты реестром или единичные — по СБП, на карты и реквизиты через номинальный счет, а значит без рисков блокировки. В личном кабинете сервиса заказчик может выбрать метод оплаты, загрузить реестр или подтянуть данные автоматически из анкеты исполнителя для заключения договора.

Это значительно повышает привлекательность компании в лице исполнителей. Ведь исполнители — «синие воротнички», которым не хочется разбираться в составлении договоров и актов, а хочется выполнить простую работу и получить за нее деньги как можно скорее. 

Еще про сервис «Мои самозанятые»

Часто компании, даже понимая неудобство работы с внештатниками без автоматизации, работают «по-старинке», потому что опасаются изменений, которые могут не понравиться или ухудшить бизнес-процессы.

Сервис «Мои самозанятые» уверен, что ЭДО и а автоматизация выплат пойдет клининговым компаниям только на пользу, помогая им в развитии и масштабировании. Об этом говорит опыт клиентов сервиса из отрасли.

Сервис готов подтвердить свою уверенность на деле и предлагает всем компаниям акцию «3 месяца сервис бесплатно» — ЭДО 0 руб, комиссии с выплат — 0%.

Это отличный шанс попробовать весь функционал бесплатно, и мы уверены, что вы не захотите вернуться к старой системе работы. Убедитесь лично в удобстве автоматизации.

Реклама: ООО «ЦБП», ИНН 7706456380, erid: LjN8KQG8Y