В период командировки закон предоставляет сотруднику ряд гарантий и прав. В их числе: сохранение рабочего места и среднего заработка, оплата проезда и проживания, суточные. Компания может предоставлять и другие льготы, если они есть в соответствующем локальном акте.
Очевидно, если люди ездят в командировки, работодатель должен учесть статьи расходов в бюджете. Но достаточно ли просто оплатить / компенсировать человеку затраты на основании чеков и квитанции? Например, закон требует обеспечить сотрудника жильем на время командировки. Надо именно найти место проживания или можно компенсировать затраты?
Трудовой кодекс определяет командировку как поездку работника по распоряжению компании для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Закон сохраняет за ним ряд гарантий, согласно ст. 167 ТК, о которых уже сказано.
Однако нормативно не установлен конкретный порядок и размеры возмещения в связи с поездкой, в т.ч. по найму жилого помещения. С учетом этого порядок компенсации должен определяться работодателем самостоятельны.
Другими словами, возможны оба варианта: компания находит жилье или возмещает затраты на проживание, а поиском сотрудник занимается сам. Но важно четко определить это в локальном акте о командировках.
То есть работодателю необходимо предусмотреть условие, при котором сотруднику предоставляют жилье или он сам выбирает и оплачивает проживание, а ему потом компенсируют расходы.
Можно закрепить и оба варианта, но лучше уточнить, как и в каких случаях они используются. Это позволит избежать конфликтов с работниками по поводу оплаты. Если условий не будет, сотрудник сможет действовать на свое усмотрение, а это не всегда отвечает интересам компании.
Кроме того, исходя из финансовых возможностей компании можно установить в локальном акте предельный размер компенсации расходов по найму или дифференцированные параметры, скажем, в зависимости от должностей. И так как порядок оплаты определяет работодатель, возмещение может быть в конкретной денежной сумме.
Напомним, согласно п. 10 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, работнику дается аванс на оплату проезда, найма жилья и других расходов. После возвращения он должен предоставить отчет о расходах, затем производится окончательный расчет. К отчету прикрепляются и документы о найме жилого помещения. Т.е. компенсация за проживание также основана на подтверждении расходов.
Хотя закон не связывает право на компенсацию с предоставлением документов о расходах. Базируется это на локальном акте, который утвержден в компании. Скажем, если чеков и счетов за проживание нет, работнику платится конкретно-определенная сумма. Оставить его в таком случае без выплат рискованно, т.к. компенсация за проживание прямо требуется Трудовым кодексом.
Но, с другой стороны, выплаты без документов могут вызвать споры с налоговыми органами, т.к. расходы на командировку учитываются в налоге на прибыль. Налоговый кодекс требует подтверждения таких расходов, и инспекторы вправе запросить документы.
К счастью, НК не дает конкретный перечень документов, которые доказывают расходы, по сути это могут быть даже проездные документы, служебные записки и др. Но к возможному спору с ФНС в такой ситуации надо быть готовым. А чтобы избежать такого риска, лучше все же прописывать требование предоставлять соответствующие документы у сотрудника.
При этом размеры компенсации закон также не устанавливает. Работодатель вправе закрепить условия в локальном акте.
Однако если человек по объективным причинам не сможет найти жилье в пределах сумм, которые вы утвердили, то компании придется компенсировать фактическую стоимость такого жилья. Поэтому надо оценивать трудозатраты и финансовую возможность: указывать реальные размеры компенсации, обеспечивать сотрудника жильем, полностью доверять работникам или максимально детально все указывать в локальном акте.
Начать дискуссию