Топ–5 подводных камней при ведении кадрового делопроизводства

Эксперты UCMS Group рассмотрели несколько типичных ошибок в кадровом делопроизводстве и дали практические советы, как избежать этих проблем.

Несвоевременная передача информации между отделами

Кадры — связующее звено между бухгалтерией, отделами охраны труда и расчета заработной платы.

Например, отдел охраны труда провел специальную оценку условий труда на рабочих местах и выявил вредные условия по некоторым позициям. Эти условия предполагают льготы: надбавку к заработной плате, дополнительный отпуск, сокращение рабочего времени. Но отдел охраны труда не передал эту информацию в кадровый отдел. Соответственно, сотрудники не получили положенные льготы. Ошибку выявили только при внешнем аудите. 

Как избежать: зафиксируйте во внутренних документах четкий механизм коммуникации между отделами. В документе должны быть перечислены все ситуации и данные, о которых необходимо сообщать отделу кадров. 

Несоблюдение изменений в законодательстве 

Постоянное изменение законодательства создает трудности для HR — специалистов, бухгалтеров и расчетчиков заработной платы, особенно если их функции выполняют бухгалтеры. 

Как избежать: установить учетные системы, которые автоматически обновляются в соответствии с новыми законами. Например, в последней версии «1С:ЗУП» автоматически обновляются формы регламентированной отчетности. И, конечно, поможет подписка на рассылки об изменениях в законодательстве.

Региональные отличия в законодательстве

В пандемию многие компании стали набирать сотрудников из других регионов. При этом кадровые специалисты могут не знать локальные нормы другого региона. Например, в некоторых российских республиках в честь праздника Курбан-байрам — объявляют один или несколько нерабочих дней. А в ямальском городе есть официальный праздник, который зависит от полнолуния, то есть каждый год выходной день выпадает на разное число. 

Как избежать: здесь не посоветуем ничего нового, нужно просто внимательно изучать особенности локального законодательства или передавать кадровый учет на аутсорсинг. Специалисты аутсорсинговой компании обязаны знать все локальные нормы. 

Противоречия между локальными нормативными актами и трудовым законодательством

Однажды специалисты UCMS Group нашли во внутреннем трудовом распорядке компании пункт о том, что сотрудники без разрешения на работу (патента) могут выходить только в ночные смены.

Как избежать: как правило, все в компании отлично знают о таких несостыковках и прописывают специально, чтобы ограничить права сотрудников. Поэтому не будем советовать, как этого избежать. Просто напомним, что любое несоблюдение законодательства может обернуться судебными исками от сотрудников и огромными потерями. 

Недостаточное использование автоматизации и работа в устаревших системах

Вроде уже все понимают, что необходимо автоматизировать рутинные процессы, но в некоторых компаниях понятие автоматизации подменяют на костыльные решения. Например, специалисты UCMS Group часто сталкиваются со сложными схемами объединения Word и Excel, которые выдают за автоматизацию. 

Как избежать: инвестировать в современные решения и технологии для автоматизации кадровых процессов. Они помогут повысить эффективность, улучшить контроль и минимизировать риски ошибок. Например, внедрить личные кабинеты сотрудников с функцией электронного документооборота.

Понимаем, что это может быть непросто, поэтому иногда проще отдать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг.