Менеджеры вашей организации не утруждают себя изучением принятых счетов-фактур? Это может иметь неприятные материальные последствия для компании, учитывая повышенный интерес налоговых органов к этим документам. Поэтому объявите сотрудникам, что с этого дня бухгалтерия принимает только идеально оформленные счета-фактуры. Наша инструкция поможет менеджерам справиться с этой задачей.
Итак, уважаемый менеджер. Не удивляйтесь, что бухгалтер так строго спрашивает с вас счета-фактуры. Это далеко не прихоть. Данный документ нужен для получения вычета по НДС, то есть на основе счета-фактуры государство возвращает компании деньги. Отсутствие реквизитов, ошибка и т. д. дает налоговой службе прекрасный повод эти деньги не возвращать.
И вы – единственный человек в организации, который может «завернуть» неправильный счет-фактуру еще на входе и не позволить ему попасть в документооборот компании.
Главное – проверьте, чтобы ВСЕ графы были заполнены. Некоторым показателям уделите особое внимание.
Реквизиты особого внимания
Строки: «Наименование», «Адрес», «ИНН/КПП» продавца и покупателя, а также «Наименование», «Адрес», «ИНН/КПП» грузоотправителя и грузополучателя. Когда продавец является грузоотправителем, а покупатель – грузополучателем, некоторые продавцы предпочитают написать лаконичное «он же». Попросите их заполнить все строки.
Подписи. Подписывать счет-фактуру должны руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. Вы заметили, что подпись директора не совпадает с его «росчерком» в договоре или другом документе? Скорее всего ваш счет-фактуру подписало как раз «уполномоченное лицо». Позвоните в бухгалтерию компании-продавца, узнайте, кто именно расписался, и попросите передать вам копии документов, подтверждающих полномочия этих людей, – доверенности или приказа. Отдайте эти копии в бухгалтерию вашей компании вместе со счетом-фактурой.
Нежелательно принимать документ с факсимильной подписью.
Графа «Сумма акциза по подакцизным товарам» остается пустой, если вы купили не подакцизный товар.
Графы «Страна происхождения товара» и «Номер таможенной декларации» остаются пустыми, если вы купили товары, произведенные в России.
Поздно нашли ошибку?
Что делать, если вы сначала приняли счет-фактуру, а потом обнаружили ошибку, например, в реквизитах? Свяжитесь с продавцом и попросите его выставить исправленный вариант. Проследите, чтобы исправления сопровождались подписью продавца и датой внесения изменения.
Либо же попросите продавца не оформлять изменение по всем правилам, а просто распечатать новый вариант счета-фактуры. Это будет несложно компании, ведущей документооборот в электронном виде.
Типичные ситуации
Есть несколько типичных ситуаций, в которые может попасть менеджер, принимающий счет-фактуру.
Вам выдали счет-фактуру, который частично заполнен от руки, а частично – на компьютере.
Все нормально, принимайте документ. Добавлять сведения от руки можно, это специально оговорено в правилах, действующих с мая 2006 года.
Вам прислали счет-фактуру по факсу.
При проверке инспектор все равно потребует подлинник, а значит, он должен быть в распоряжении бухгалтерии. Если дело срочное, то примите документ по факсу, но потом все равно добейтесь от продавца оригинала.
Продавец выставил счет-фактуру, в котором помимо стандартных реквизитов есть дополнительная информация.
Ничего страшного. Дополнительные графы в счете-фактуре допускаются.
Товар пришел, «первичка» в порядке, а счет-фактуру продавец выдавать отказывается.
Такое допустимо в следующих случаях: поставщик получил освобождение от налога на добавленную стоимость, имеет льготы по этому налогу, находится на упрощенной системе налогообложения, платит единый налог на вмененный доход или единый сельскохозяйственный налог. Если же выяснится, что продавец платит НДС, требуйте счет-фактуру.
На счете-фактуре нет печати продавца.
Все правильно, он и не должен ее ставить. Там даже нет такой графы. Впрочем, даже если продавец поставит печать, это не испортит документ.
Начать дискуссию