Аутсорсинг

Как контролировать внештатных мерчандайзеров в разных городах: проверенный инструмент для аутсорсеров

Выводить мерчандайзинг за пределы штата предпочитает все больше поставщиков. По информации аутсорс-компаний, работающих с сервисом «Мои самозанятые», 53% запросов от клиентов связано с услугами мерчандайзинга в столице и регионах. Для аутсорсеров это означает как перспективы роста бизнеса и расширения базы исполнителей, так и задачи по оптимизации контроля и управления исполнителями на расстоянии.  
Как контролировать внештатных мерчандайзеров в разных городах: проверенный инструмент для аутсорсеров
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Рассказываем, как аутсорсерам контролировать работу мерчандайзеров, заключать с ними договора и делать выплаты с помощью сервиса автоматизации.

Мерчандайзинг вне штата — современный тренд 

Аутсорсинг мерчандайзинга — востребованное направление в ритейле. Об этом говорят аутсорсинговые и BTL агентства, пришедшие в сервис «Мои самозанятые» за помощью в автоматизации процессов управления внештатниками.

Поставщики передают внешним исполнителям задачи по выкладке товара, своевременной ротации, соблюдению планограмм. Сотни мерчандайзеров на аутсорсе уже обеспечивают постоянное присутствие продукции на полках торговых сетей в регионах. 

Чтобы предоставлять услуги по мерчандайзингу высокого качества, аусторс-агентства должны понимать причины, по которым компании выводят эту функцию за штат и передают им.

Есть две главные причины передачи мерчандайзинга на аутсорсинг.

  • Экономическая.

Когда содержание в штате мерчандайзеров влечет за собой рост трудозатрат бухгалтерии, HR-менеджеров, повышает издержки не только на оплату труда, обучения, но и на аренду лишних помещений.

  • Управленческая.

С открытием новых магазинов в городах и регионах усложняется процесс координации работы сотрудников. Для контроля мерчандайзеров приходится нанимать супервайзеров, аудиторов, менеджеров, что в конце концов приводит к раздуванию штата управленческого персонала.

Поэтому компании хотят передать аутсорс-агентству контроль работы каждого мерчандайзера и получать только гарантированный результат.

Как аутсорсеру обеспечить высокий уровень услуг и не погрязнуть в операционке

На этапе расширения бизнеса и базы исполнителей аутсорсинговые компании сталкиваются с рядом специфических трудностей, которые требуют специальных решений. Такие решения на основе своего многолетнего опыта автоматизации работы с внештатниками подбирает своим партнерам сервис «Мои самозанятые».

Для начала рассмотрим Топ-З основных потребностей аутсорсеров: 

  • Прозрачный контроль мерчандайзеров в торговых точках.

  • Быстрый и безопасный документооборот.

  • Массовые выплаты вне зависимости от места нахождения исполнителя.

  • Прозрачный контроль мерчандайзеров в торговых точках.

При управлении сотнями мерчандайзеров в разных городах супервайзерам становится сложно контролировать их работу

Как проверить, действительно ли мерчандайзеры посещали магазины, а не просто отмечали это в отчете?

Популярное, но малоэффективное решение — собирать отчеты через мессенджеры. Если мерчандайзеров несколько сотен, в потоке сообщений и чатов находить нужную информацию долго и сложно.

Чтобы проанализировать данные по отработанным заявкам, супервайзеры тратят лишние часы, так как сначала нужно собрать информацию от каждого мерчандайзера, а затем привести ее в порядок.

Поэтому при росте числа исполнителей внедрение удобного сервиса контроля становится первоочередным шагом. 

Документооборот без рисков переквалификации

Другая проблема, с которой сталкивается аутсорс-компания — это правильное ведение документооборота без риска переквалификации мерчандайзеров в штатных сотрудников заказчика. 

ФНС тщательно мониторит договоры ГПХ на признаки сокрытия трудовых отношений, а в скором времени к ней может присоединиться и специальная межведомственная комиссия.

Для избежания рисков стоит вести электронный документооборот, с автоматическим контролем статуса самозанятости у мерчандайзеров, с составленными по выверенным шаблонам договорам ГПХ, а также хранить все экземпляры Актов и чеки от исполнителей. 

Массовые выплаты мерчандайзерам в разных регионах 

Чтобы поддерживать мотивацию и конкурентоспособность, необходимо платить быстро, желательно сразу после закрытия заявки. 

При распределенной сети исполнителей в разных городах и даже часовых поясах, бухгалтер аутсорс-компании сталкивается с постоянным потоком оплат, который блокирует остальные задачи. 

Поэтому для развития бизнеса аутсорсеру необходимо автоматизировать выплаты с помощью платежного сервиса. 

Как ускорить оформление и выплаты исполнителям в аутсорсинге и освободить бухгалтера от рутины, узнайте из пошагового руководства экспертов  «Моих самозанятых». 

Скачайте бесплатно

В этом могут помочь современные сервисы, которые представляют собой единую платформу, позволяя оптимизировать, автоматизировать и мониторить все этапы работы.

Закрыть все потребности аутсорс-компании можно в едином сервисе «Мои самозанятые», который объединяет в себе удобный маршрутизатор заявок и систему документооборота и выплат.

Как это работает:

  1. Аутсорс-компания подключает своих мерчандайзеров к сервису в специальном «закрытом» формате, недоступном для заявок от других компаний.

  2. С каждым исполнителем подписывается договор онлайн: его можно составить по шаблону, автоматически заполнив данными из анкет, или приложить свой готовый документ.

  3. Сервис промониторит статус самозанятых исполнителей в момент подписания договора.

  4. Когда компания получит задание на мерчандайзинг, то публикует его в сервисе и адресует его своим исполнителям, указывая дату, время, место, описание, конкретного исполнителя и другие параметры

  5. Мерчандайзеры получают задание в приложении, отмечают там старт и окончание работы по заявке, прикрепляют фотоотчеты с результатами.

  6. Любые вопросы уточняются в чате с заданием.

  7. Вся информация поступает супервайзеру в личный кабинет сервиса.

  8. Он может проконтролировать работу своих мерчандайзеров через платформу, посмотреть фотоотчеты и сгенерировать акты выполненных работ. 

  9. А затем после подписания актов онлайн провести оплату всем исполнителям удобным способом (по СБП, на карты или счета) и автоматически получить чеки от самозанятых.

Сервис удобный не только для аутсорс-компании, но и для исполнителей мерчандайзеров 

Чтобы заказчики могли полностью воспользоваться всеми возможностями сервиса, он должен быть удобен для всех участников процесса. 

В сервисе «Мои самозанятые» учли потребности мерчандайзеров и сделали приложение сервиса для исполнителей функциональным и максимально простым.

 Мерчандайзерам доступны следующие возможности:

  • Получать задания в приложении, просматривать детали и принимать их.

  • Отмечать начало и завершение работы по заданию, отправлять отчеты и фотоматериалы.

  • Связываться с супервайзером или заказчиком через чат, задавать вопросы, получать обратную связь.

  • Получать оплату за выполненные задания через сервис удобным способом и при желании делегировать сервису удержание налога НПД.

«Мои самозанятые» — один сервис для всех запросов

Преимущества такого подхода очевидны — не нужно дробить процесс на несколько подзадач и искать для них подходящие инструменты — все администрирование происходит в одном сервисе.

Сервис позволяет

Экономить время на постановку и распределение задач.

  • Не тратить ресурсы на разные инструменты и каналы связи.

  • Просто и быстро подписывать договоры и проводить оплату, не привлекая бухгалтера или юриста.

  • Снижать риски переквалификации мерчандайзеров в штатных сотрудников, ведя электронный документооборот и подтверждая статус самозанятого лица или индивидуального предпринимателя

  • Получать прозрачный контроль и отчетность по всем заданиям, мерчандайзерам, торговым точкам и другим показателям.

  • Повышать качество мерчандайзинга через оперативное взаимодействие и обратную связь между заказчиком, супервайзером и мерчандайзером.

Эксперты сервиса «Мои самозанятые» изучили ошибки, которые совершают 60% аутсорс-компаний и составили инструкцию по работе с исполнителями вне штата. Получите 4 рекомендации и набор документов бесплатно.

Скачайте бесплатно

Готовы упростить управление мерчандайзерами в аутсорсинге? Оставьте заявку, и эксперт по автоматизации работы с внештатниками «Моих самозанятых» покажет, как это можно сделать. А если вы захотите попробовать, то получите в подарок 3 месяца, чтобы все изучить все функции сервиса совершенно бесплатно. 

Реклама: ООО «ЦБП», ИНН 7706456380, erid: LjN8KRtsq

Начать дискуссию