Согласно ст. 302 ТК, сотрудникам на вахте за каждый день работы в период вахты и за дни нахождения в пути (до места работы и обратно) вместо суточных платится вахтовая надбавка.
Для частных организаций размер и порядок надбавки должен быть прописан в коллективном договоре или локальном акте, с учетом мнения профсоюза, если он есть в компании.
Налог с превышения
С 1 января 2024 г. под НДФЛ не попадает сумма не более 700 руб. в день на территории России и 2500 руб. за каждый день — за пределами нашей страны, с учетом п. 1 ст. 217 НК.
Такой же налоговый порядок — и в отношении страховых взносов, на основании п. 2 ст. 422 НК. А так как размер каждая компания устанавливает сама, надо учесть, что налогом и взносами будет облагаться та часть надбавки, которая превышает лимит. Причем суммы могут быть разными, скажем, за дни в пути надбавка составит 500 р. в день, а за дни работы — 1 000 р. в день.
Натуральные надбавки
С «натуральными» надбавками дело иначе. С 1 марта 2023 г. доставлять людей на вахту и обратно компания должна за свой счет. При этом можно компенсировать расходы на оплату стоимости проезда от места проживания до пункта сбора.
Порядок и размер компенсации также фиксируются в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Оплата доставки не облагается НДФЛ и взносами.
Но надо учесть и позицию Верховного суда о том, что выгода в натуральной форме облагается НДФЛ, если она не носит обезличенного характера, ее можно определить в отношении каждого налогоплательщика (п. 5 Обзора судебных дел, связанных с применением гл. 23 НК РФ (утв. Президиумом ВС 21.10.2015)).
Скажем, компания дает сотрудникам надбавку в виде оплаты доступа в Интернет в месте проживания работников в период вахты и обеспечивает трансфер в аэропорт для поездки домой. Полагаем, что такую надбавку можно не облагать НДФЛ и взносами. Но рассмотрим самый частый пример — оплата питания на вахте. Это долгое время было спорным вопросом.
Питание по системе «шведский стол»
По мнению Минфина и ФНС, Положение о вахтовом методе не обязует предоставлять питание бесплатно. Значит, в соответствии со ст. 211 НК, стоимость питания является доходом сотрудника, и с него надо платить НДФЛ и страховые взносы (например, письмо Минфина от 03.12.2020 № 03-04-09/105656, ФНС от 10.04.2020 № БС-4-11/6061). А суды, наоборот, подтверждают отсутствие основания — облагать эти суммы налогом и взносами.
С учетом позиции ВС, самый безопасный вариант — питание по системе «шведский стол», тогда доход каждого работника не определить, и не надо будет вычитать НДФЛ и взносы.
Хотя риск спора остается, ведь компания должна принять все меры по оценке и учету экономической выгоды у физлиц. В противном случае организацию могут привлечь к ответственности по ст. 123 НК. Об этом сказано в Обзоре ВС, о котором мы сказали ранее.
Надбавки без персонификации
Другими словами, при выплате денежной надбавки облагать налогом и взносом нужно только ту часть, которая превышает 700 руб. в день.
Если же компания платит надбавку в натуральном виде, лучше ее «обезличивать», предоставлять так, чтобы нельзя персонифицировать, скажем, установить роутер и предоставить интернет всем, а не пополнять баланс каждому работнику, отвозить людей в аэропорт группой, а не индивидуально и т.д.
При этом, конечно же, важно сохранять документы по данным расходам, чтобы в случае спора с ФНС предоставить доказательства того, что у каждого конкретного сотрудника не было дополнительного дохода.
Комментарии
2А вот интересно, насколько теперь поможет обезличиванте, при условии, что с 2019 года п.10 ст. 226 НК РФ установлено, что в случае выявления по результатам проведенной налоговым органом налоговой проверки факта неправомерного неудержания налоговым агентом сумм налога указанные суммы налога подлежат доначислению налоговому агенту. В тоже время, абзац 3 п. 5 ст. 208 НК РФ гласит, что в целях настоящей главы доходами также не признаются доходы в виде сумм налога на доходы физических лиц, уплаченных налоговым агентом за налогоплательщика при доначислении (взыскании) таких сумм по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом в случае неправомерного неудержания (неполного удержания) указанных сумм налоговым агентом. Или всё-же факт персонификации еще важен?
Кажется даже где-то практика судебная встречалась, когда налоговому агенту доначислили НДФЛ применив вышеуказанные пункты НК РФ, но суд отменил только потому, что проверяемый период был 2017 год, до внесения изменений в НК РФ.