Расчеты с поставщиками: как отразить в документообороте

Поскольку любая организация или ИП, вне зависимости от рода деятельности, прибегает к услугам подрядчиков и поставщиков для реализации задач, требующих дополнительных компетенций или ресурсов, бухгалтеры должны знать и помнить все тонкости такого взаимодействия, особенно на бумаге.

Об особенностях такого учета на примерах расскажет Дмитрий Шумейко, бухгалтер со стажем более 20 лет, эксперт по налогам и основатель двух компаний — «Академии аутсорсинга» для прокачки бухгалтеров и «Шумейко и партнеры» для помощи предпринимателям с бухгалтерией.

Кто называется поставщиками и подрядчиками

Поставщиками считаются субъекты, осуществляющие поставку компании товарно-материальных ценностей, подрядчиками — субъекты, оказывающие нематериальные услуги в рамках договора подряда. 

Документальное оформление финансовых отношений с поставщиками и подрядчиками регламентируется следующими нормативными актами: 

• ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 от 06.12.2011. Закон отражает правила ведения бухгалтерского учета. Акт подчеркивает, что все положения учета должны соответствовать нормативным документам.

• Гражданский кодекс. В нем показана необходимость осуществления операций с контрагентами на основании заключенного ранее соглашения обеих сторон. Также ГК устанавливает также срок взыскания дебиторских долгов.

• Приказ Минфина от 27.04.2012 «О внесении изменений в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету». Регулирует взыскание дебиторского долга. 

• План счетов бухучета и инструкция по его использованию. Устанавливает необходимость включения дебиторского долга в состав прочих расходов.

• Налоговый кодекс. На основании кодекса дебиторский долг, исполнение которого невозможно, относится к внереализационным расходам.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Для обобщения расходов с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 с одноименным названием.

В рамках счета проводится учет следующих факторов:

• Плановые платежи

• Расчетные документы, по которым осуществляется оплата: счета-фактуры, приемные акты, накладные и др.

• Расчетные документы без счетов-фактур

• Авансы, выплаченные в рамках договоров

• Излишки ТМЦ, обнаруженные при приемке

В ходе отражения расчетов с поставщиками или подрядчиками, бухгалтер должен собрать полную информационную систему о финансовых движениях. Необходимо собрать документальные подтверждения соответствия деятельности фирмы-контрагента нормативным актам и обеспечить соблюдение сторонами установленных форм расчета.

Также в обязанности бухгалтера входит:

• Отслеживание статуса дебиторских и кредиторских долгов

• Предупреждение возникновения просроченных долгов

• Контроль над исполнением плана поставки или пунктов договора подряда

• Обеспечение своевременного оприходования ценностей

Применение счета 60

Счет 60 формируется на основании расчетных бумаг от поставщика. Чтобы исключить расхождения с данными подрядчиков и поставщиков, все записи в учет следует вносить на основании полученных от контрагентов документов, оформленных с соблюдением законодательных требований.

Дебетовый остаток означает, что контрагент еще не выполнил свою часть договора и за ним остается долг по поставке товара или оказанию услуг, кредиторский — что вы еще не оплатили товар или услугу. 

На счете 60 обобщается информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

• Полученные торгово-материальные ценности (ТМЦ), принятые выполненные работы и потребленные услуги, а также по услуги по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые подлежат оплате через банк.

• ТМЦ, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки).

• Излишки ТМЦ, выявленные при их приемке.

• Полученные услуги по перевозкам.

Стоимость принятых к учету ценностей, работ и услуг отражается по дебету учета соответствующего имущества и расходов, а также кредиту счета 60. При этом операции на счете 60 учитываются по принципу начисления: расчеты за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги отражаются на счете 60 независимо от времени оплаты.

Аналитический учет на счете 60 обычно организовывается в разрезе контрагентов и выставленных счетов и ведется по каждому поставщику или подрядчику. 

Основные бухгалтерские проводки для отражения услуг

Проводки по 60 счету делаются на основании первичных документов: товарной накладной или акта выполненных работ /услуг.  

• В рамках бухучета чаще всего используются следующие проводки:

• Дт 60.2 Кт 51. Выплачен аванс поставщику.

• Дт 10.1 Кт 60.1. Принятие к вычету заказанной продукции.

• Дт 19 Кт 60.1. Отражение НДС по купленной продукции.

• Дт 76 Кт 60.1. Выставление претензии по недостаче продукции.

• Дт 60.1 Кт 60.2. Зачет аванса.

• Дт 10.1 Кт 76. Допоставка продукции.

• Дт 19 Кт 76. Отражение НДС по допоставке.

• Дт 68 Кт 76. Использование права на поставку НДС с аванса к вычету (основанием процедуры является счет-фактура).

• Дт 08 Кт 60.1. Принятие к учету оказанной услуги.

• Дт 19 Кт 60.1. Отражение НДС по оказываемым услугам.

• Дт 60.1 Кт 51. Оплата остатка суммы по услугам.

• Кт 76 Кт 68. Восстановление НДС с аванса.

Рассмотрим на примерах.

Пример № 1

Заказчик ООО «Бизнес-идея» возводит деловой центр с помощью подрядчиков. Среди них ООО «Отделка», которому был уплачен аванс в размере 149 000 руб. за отделочные работы. НДС с аванса принят к вычету.

Работы были выполнены в полном объеме и надлежащем качестве на сумму 1 149 000 руб. В учете бухгалтер «Бизнес-идеи» отразил следующие пункты:

Пример № 2 (взаимодействие с поставщиком)

Компания ООО «Ресторан» оплатила поставщику аванс за 150 кг макарон и 140 кг муки — 3400 руб. и 6050 руб. соответственно. В течение 3 дней продукты были получены.

При приемке выяснилось, что макарон пришло на 30 кг меньше. ООО «Ресторан» выставил контрагенту претензию на сумму 30 × (6050/140) = 1 296, 4 руб., после чего поставщик возместил недостачу. Вычет НДС с аванса выданного покупатель решил не заявлять.

В бухучете компании эти события отразятся следующим образом:

Что важно помнить

Взаимодействие с партнерами осуществляется только при наличии заключенного договора. Также компаниям необходимо будет подготовить расчетные документы и акт, подтверждающий факт выполненных работ или оказанных услуг.

Также возможны и разногласия с контрагентами — недостачи по поставкам, которые они отрицают, либо же некачественное выполнение оговоренного фронта работ.

Кроме того, во избежание расхождений в данных с поставщиком или подрядчиком записи в учете должны быть сделаны на основании правильно оформленных полученных от контрагентов первичных документов.

Что может пойти не так

Ошибки и недочеты в бухучете, которые в перспективе ведут к искажению всей картины отчетности, могут привести к административным штрафам для должностных лиц. Так, в ст. 15.11 КоАП предусмотрена ответственность: за грубое нарушение в бухучете и бухотчетности — штраф от 5000 до 10 000 руб.