Командировки: оформляем, провожаем, встречаем

Лицам, ответственным за направление работников в командировки, следует знать позицию Министерства РФ по налогам и сборам, сформулированную в Методических рекомендациях по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса РФ и доведенную письмом Министерства от 26.02.2002 № БГ-3-02/98. Она заключается в том, что расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки). Поэтому не будем усложнять жизнь бухгалтерии и постараемся оформлять командировки правильно.

Порядок выдачи «командировочных» устанавливается бухгалтерией. Стоит отметить, что выдача наличных возможна только при условии полного отчета командируемого по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

II. Подготовка к отправке. Напутственное слово

Мероприятия по подготовке командировки предполагают не только оформление различных документов, но и совершение таких действий, как:

• приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно;
• бронирование мест в гостинице или ином месте проживания;
• согласование заранее встречи с принимающей стороной и т.п.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных документов занимаются работники канцелярии. На практике эта почетная обязанность, а также вышеперечисленные, поручаются лицу, занимающемуся кадровыми вопросами; если в командировку выезжают руководители высшего звена, заботы по проезду и обустройству в месте командировки ложатся на плечи секретарей. Решение подобных вопросов может быть возложено на самого командируемого (обычно это происходит тогда, когда речь идет о частых командировках в одно и то же место).

После того, как все указанные выше действия выполнены, командируемый готов выслушать краткое напутствие и отправиться в дорогу.

Последние рекомендации, советы и указания работнику дает его непосредственный руководитель. Кадровик также может присоединиться и еще раз напомнить, что:

• в каждом пункте командировки в командировочных документах должны проставляться соответствующие отметки;
• расходы должны совершаться в установленных пределах;
• неподтвержденные расходы не будут компенсированы;
• для внутригородских поездок настоятельно рекомендуется использовать общественный транспорт (но может быть и по-другому);
• командируемый должен соблюдать трудовой распорядок той организации, в которой он пребывает;
• откровенность в разговорах со случайными попутчиками о целях командировки, особенно связанной с решением финансовых и материально-ценностных вопросов, может закончиться неприятностями; и т.д.

Напутственное слово сказано, документы переданы на руки, и командируемый отправляется в дорогу.

III. В дороге

Днем выезда вашего работника в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в пункт назначения. Срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы до момента прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

В случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее — последующие сутки (например, если поезд отправляется 20 июля в 23.59, то день отъезда — 20 июля, а если в эту же ночь, но в 00.01, то уже 21 июля). Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично обстоит дело с днем приезда. Вопрос о явке на работу в дни отъезда и приезда, как правило, решается по согласованию с руководством своей организации.

Работник прибыл по месту назначения. Если вы договорились заранее с принимающей стороной о его встрече (должностной статус обязывает, пр.), то вопросы, связанные с перемещением по городу (поселку, пр.) можно считать решенными.

Несколько по иному обстоит дело, когда работнику приходится добираться до места назначения самостоятельно. Здесь возможны варианты. Одно дело, если работник прибыл в место назначения в разгар рабочего дня и может без труда воспользоваться общественным транспортом. А если он прибыл ночью, да еще и в аэропорт или на станцию далеко за пределами города? В этом случае ему придется или провести ночь в зале ожидания до начала движения общественного транспорта, или отправиться в город на такси, либо воспользоваться услугами «частников», которые в подтверждение произведенных расходов могут разве что дать сдачу. Однако если следовать буквально положениям Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»(далее — Инструкция о служебных командировках.) , то командируемому возмещаются расходы по проезду только общественным транспортом, к которому такси уж никак не относится. Значит, или сиди жди, или плати собственные деньги за такси?

На практике такие моменты с руководством оговариваются заранее, и на подобные цели выделяются денежные средства (как, впрочем, и на такси для передвижения в населенном пункте). Сегодня большинство работодателей заинтересовано в быстром решении поставленных задач, поэтому за оперативность и мобильность своих работников они готовы платить без подтверждения произведенных расходов.

К тому же нормы указанной выше инструкции во многом устарели, а согласно положениям Трудового кодекса РФ среди прочих подлежат возмещению в связи со служебной командировкой расходы по проезду и иные, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (статья 168 ТК РФ). Соответственно, расходы по оплате такси вполне можно отнести как к расходам по проезду, так и к иным расходам. Главное, чтобы они были произведены по согласованию с работодателем.

IV. В гостинице, общежитии или на квартире

Рассмотрим такой вопрос, как проживание работника в месте командировки. В большинстве случаев, это гостиница. Бронирование мест в ней лучше производить до того, как сотрудник отправится в командировку, особенно если населенный пункт крупный и можно предполагать, что по прибытии в него мест в гостинице может не оказаться или свободными будут только дорогие номера «люкс».

Забронировать место может лицо, занимающееся кадровыми вопросам, офис-менеджер или секретарь.

Если же работник, прибыв в место назначения (например, утром), сам забронировал место в гостинице (на предстоящую ночь), то ему впоследствии должна быть возмещена плата за бронирование места, так же как и иные затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

Снимая номер в гостинице (как заранее, так и по прибытии), следует учитывать такой фактор, как наличие расчетного часа (как правило, это 12.00; однако во избежание недоразумений лучше уточнить это время заранее в предполагаемом месте назначения). Допустим, ваш работник прибыл в понедельник в 6.00 и снял номер на сутки; в этом случае его сутки будут считаться только начиная с понедельника с 12.00 и закончатся во вторник в 12.00. Следовательно, если он уезжает во вторник в 12.00, то ему не надо снимать номер на двое суток, а только на одни. И наоборот, заселившись в понедельник, например, в 15.00, его сутки закончатся также во вторник в 12.00.

Место проживания вашего работника может быть и иное. Если у организации, в которую он командирован, есть собственное общежитие, комендант, заведующий хозяйственным отделом или иное лицо, ответственное за размещение командированных, заселяет вашего работника в специально подготовленную комнату или квартиру (последняя может находится в собственности организации и использоваться, как общежитие). Если размещение в общежитии осуществляется за счет принимающей организации, то ее представитель (один из указанных служащих) осуществляет регистрацию командированного. Если же предполагается оплата проживания в общежитии, ваш работник должен получить документы, подтверждающие произведенные выплаты (при условии, что расчеты произведены наличными).

Есть еще третий вариант — квартира или комната в частной квартире. Размещение в частном жилищном фонде имеет место при длительной командировке или в случае, когда организация находится в маленьком населенном пункте, где если и есть одна гостиница, то и та оставляет желать лучшего. Если ваш работник найдет такого арендодателя, который заключит договор аренды, в котором будет указана арендная плата, немедленно занесите его в банк данных, дабы впредь можно было размещать своих работников у законопослушного гражданина и иметь подтверждение произведенных расходов. Но мы то с вами знаем, что это пока из области фантастики, поэтому, отправляя работника в командировку, заранее согласовываем с руководством и бухгалтерией, каким образом подтверждать и оплачивать расходы по найму жилого помещения. Это необходимо для получения дополнительных средств на расходы. Если это не самовольное решение и не нарушение требований руководства, то расходы по оплате жилья будут впоследствии возмещены, в противном случае, очевидно, в их возмещении может быть вполне обоснованно отказано.

Весьма распространенной является ситуация, когда работник приобретает у заведующего гостиницей или дежурного администратора фиктивный счет о проживании в гостинице, а сам снимает квартиру (комнату) подешевле или вовсе селится у своих знакомых, друзей, родственников. Разница между обналиченным в бухгалтерии счетом гостиницы и платой за съем частного жилья порой бывает существенной и остается в кармане у предприимчивого командированного. Давая напутствие работникам, обратите их внимание, что такие действия очень даже могут быть квалифицированы по статье 159 Уголовного кодекса РФ. К сожалению, если договоренность с гостиничным персоналом достигнута, то проверить местонахождение своего работника в дневные часы крайне затруднительно; но, как правило, контрольные звонки в ночное время, «обусловленные производственной необходимостью», дают неплохой эффект (главное, найти уважительную причину для такого беспокойства).

V. В организации

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха той организации, в которую они командированы. Это означает, что ваш работник обязан соблюдать трудовой распорядок, установленный в организации.

Кроме того, он должен пройти вводный инструктаж по охране труда, если, конечно, исполнение служебного задания обязывает.

Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случаях, когда по распоряжению руководства работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

При длительной командировке по просьбе работника ему может пересылаться заработная плата за счет организации, которая его командировала.

Отправляя работника в командировку, нельзя предусмотреть все заранее — жизнь есть жизнь, и она полна неожиданностей.

Так, находясь в командировке, ваш работник может внезапно заболеть. Его временная нетрудоспособность, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке (больничным листом, справкой из больницы).

Согласно пункту 16 Инструкции о служебных командировках в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше 2-х месяцев.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Кроме того, Трудовой кодекс РФ содержит положения, устанавливающие особый порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве (статья 227), к которым относятся и случаи, произошедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно. Таким образом, если, к сожалению, с вашим работником в дороге произошел несчастный случай, то обстоятельства происшедшего должны быть учтены и расследованы, как несчастный случай на производстве, с соблюдением всех процедур, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

VI. Возвращение должно быть приятным

Срок командировки истек, и ваш работник возвращается к месту постоянной работы. Как уже отмечалось, вопрос о явке на работу в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководством.

В день выхода на работу работник предоставляет своему непосредственному руководителю отчет о командировке, а бухгалтерии или финансовому отделу — документы, подтверждающие произведенные расходы, и командировочное удостоверение.

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимости от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений, пусть даже субъективных и эмоциональных (хотя представляется, что последние имеет смысл обсуждать, например, при личной беседе командированного с руководством). Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников).

Мы уже говорили о единой форме служебного задания (№ Т-10а), в которой особая графа посвящена краткому отчету о проделанной работе в соответствии с полученным заданием. Но опять-таки, в одной строчке можно указать, что «переговоры прошли успешно». Однако работодателю, вероятно, будет интересно, как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В одной графе всего не опишешь, поэтому в организации может быть принята иная форма отчета о командировке.

Если попытаться сформулировать общие требования к отчету о результатах командировки, то в него можно включить графы под ответы на следующие вопросы:

1. Цель командировки.
2. Сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них).
3. Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки.
4. Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов.
5. Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов).
6. Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов).
7. Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта.
8. Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Если нет желания увеличивать документооборот, в унифицированную форму № Т-10а можно добавить дополнительные строки. Такое право организации предоставлено постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. Более того, в унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Отчитаться о результатах командировки работник может и в устном порядке.

Отчет принят, пришло время возмещения командировочных расходов. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ работнику возмещаются:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Однако размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Согласно распоряжению Правительства РФ от 17.04.2002 № 516-р проект постановления Правительства «О размерах, возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» должен быть представлен в Правительство РФ Минфином России и Минтрудом России во II квартале этого года. Принятие названного документа следует ожидать к концу года.

Вопросами возмещения расходов занимается бухгалтерия или финансовый отдел. В дополнение к вышесказанному о суточных, скажем еще несколько слов. Их размер зависит от фактической продолжительности командировки: они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, время вынужденной остановки в пути. В суточные включаются также расходы за пользование внутригородским транспортом.

Работнику следует помнить, что, по общему правилу, возмещение производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, поэтому ему следует собирать все, что свидетельствует о произведенных расходах (счета гостиниц, различные проездные документы, счета за телефонные переговоры, расчетные документы на приобретенные товарные ценности, потребленные работы, услуги и т.п.).

Вместе с тем, руководителям организаций предоставляется право в случаях, когда размер командировочных расходов известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов (например, если работник организации регулярно командируется в одно и то же место).

В случае непредоставления отчета об израсходованных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки, бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующем законодательством. Так, согласно статье 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременного не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. В этом случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний. Во избежание указанных споров и требуется соблюдение всех установленных требований и норм по документальному оформлению командировки.

Конечно, нормы регулирующие вопросы выплаты командировочных расходов, во многом устарели. Остается надеяться, что скоро будут приняты новые, отвечающие требованиям сегодняшнего дня и отражающие ту практику, которая уже давно сложилась и успешно применяется в хозяйственной деятельности.

VII. Все документы передаем на хранение

Об оформлении основных командировочных документов рассказывалось в статье, опубликованной в предыдущем номере журнала. В результате командировки мы имеем:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а).

Примерные образцы заполнения форм указанных документов приводятся в разделе «БУМАГИ» настоящего номера (стр. 60—63).

Кроме того, образуются и иные бумаги: служебные записки, разного рода отчеты и т.д.

В числе учетных документов следует назвать специальные журналы:

1. Журнал учета работников, выбывающих в командировки. Ведется по следующей форме:

ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в командировки
в _______________________________________
(наименование организации)

Начат «_____» _______________ 200 __ г.

Окончен «_____» ______________ 200 __ г.