Ведение бизнеса

Система внутренних контролей как отражение культуры ведения современного бизнеса

Чаще всего речь о внедрении системы внутренних контролей (СВК) заходит в контексте налогового мониторинга, для вступления в который она необходима в соответствии с требованиями ФНС в качестве одного из обязательных условий. На деле же это полноценный и очень надежный инструмент сокращения возможных рисков и повышения эффективности бизнес-процессов, помогающий принимать грамотные управленческие решения и корректировать работу как бизнес-структуры в целом, так и отдельных подразделений, функций и персонала.
Система внутренних контролей как отражение культуры ведения современного бизнеса
Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Как выстроить систему внутренних контролей, чтобы она приносила максимальную пользу, помогла разобраться Анна Джигкаева — руководитель управления Финансы аутсорсинговой компании «Северсталь — Центр Единого Сервиса».

Зачем нужна система контролей в организации

Польза от внедрения системы внутренних контролей выражается, прежде всего, в формировании базиса для оценки, снижения и нивелирования рисков ошибок. Она дает основу при принятии решений, обеспечивает достоверность информации, позволяет выходить из «операционки» и концентрироваться на стратегических целях компании, непрерывном взаимодействии с персоналом и является ресурсом для роста эффективности бизнеса через корректировку его отдельно взятых функций и процессов с учетом его специфических рисков.

Если дать более емкое определение, то СВК — это совокупность компонентов, позволяющих достигать как операционных, так и глобальных целей. В частности, речь идет:

  • Об эффективности деятельности.

  • О следовании законодательным нормам и внутренним регламентам.

  • О достоверности различных видов отчетности.

Контрольная среда — самый важный элемент системы внутреннего контроля. Это комплекс стандартов, процессов и структур, формирующих базис для реализации внутреннего контроля в компании. Своего рода «процессы над процессами».

К примеру, методология, алгоритм внедрения инноваций, структура персонала, отвечающая задачам организации, а также корпоративная кадровая политика.

Принципы построения эффективной контрольной среды в компании

Есть пять основных принципов, которым должна отвечать система внутренних контролей:

1. Честность и этические ценности. Они должны транслироваться руководителями компании своим сотрудникам через личный пример. Подходы к принятию решений, суть и форма высказываний, непреложное выполнение регламентов, правил оформления документов — все это должно подчиняться единым стандартам как для топов компании, так и для рядовых сотрудников. Важно и наличие санкций в случае отхода от правил.

2. Менеджмент должен ставить во главу угла непрестанное повышение качества. Здесь речь идет о создании матрицы рисков и контрольных процедур, отчетности по СВК и главное — формировании так называемых ритуалов по качеству. Необходимо не забывать о наличии конкретного заказчика у процесса — только в контакте с ним можно сделать все эти процедуры жизнеспособными.

3. Поддающаяся изменениям оргструктура и разделение обязанностей и ответственности. Чтобы организационная структура не стала «подводным камнем», о который «спотыкается» развитие любых процессов, важно исключить наиболее часто возникающие в этой области проблемы. В частности, речь идет о возможности исполнения похожих функций разными подразделениями компании и, как следствие, размытии зон ответственности.

«Ахиллесовой пятой» может стать и чрезмерно разросшееся подразделение — до такой степени, что руководитель уже не может эффективно управлять новыми, дифференцированными по своему функционалу подструктурами.

Оргструктура должна сохранять свою гибкость и способность к реструктуризации посредством удаления или добавления новых звеньев при необходимости. Особое значение также имеет выстраивание коммуникаций, имеющих отношение к уведомлению всех заинтересованных лиц о предстоящих переменах.

4. Кадровая политика и компетентность персонала. Решающее значение для эффективности всей работы зачастую имеет первый шаг — определение требований к должности сотрудника.

Один раз допустив подобный промах можно запустить каскад проблем: начиная с ошибок в написании должностных инструкций, подборе, адаптации и обучении персонала, увольнениях как результате и заканчивая отсутствием возможности достичь одной из основных целей организации — привлечение, развитие и удержание квалифицированных сотрудников с учетом ключевых задач бизнеса.

Очень часто также можно столкнуться и с ошибкой, выражающейся в передаче экспертных функций транзакционному специалисту: с работой по инструкции он справится, а в кризисной ситуации принять грамотных самостоятельных решений не сможет в силу недостатка компетенций.

5. Подотчетность и ответственность персонала в контексте реализации контрольных процедур необходимо прописывать в должностных инструкциях, а также документах, фиксирующих информацию о ключевых показателях эффективности.

Концепция внедрения СВК

Итак, основная «инструкция» по внедрению системы внутренних контролей выглядит так:

1. Сформируйте базовые документы:

  • список процессов и подпроцессов,

  • регламенты взаимодействия между функциональными единицами,

  • схемы бизнес-процессов и инструкции к ним,

  • матрицы разделения ответственности и полномочий.

Этот шаг важен для понимания целостности системы процессов: какие процессы существуют, какие подразделения в них участвуют, в рамках каких систем они реализуются и т.д.

2. Разработайте матрицы контрольных процедур: опишите риски и контрольные процедуры, наложите их на сформированную ранее схему процессов — это позволит не оставить вне зоны внимания какие-либо потенциальные риски.

По типу ролей контроли подразделяются на:

  • Общекорпоративные — контроли, относящиеся к контрольной среде, к примеру, контроль за информацией об изменении законодательства, санкциях, способных повлиять на процессы организации и т.п.

  • Процессные — имеющие отношение к проверке нулевого сальдо по акту сверки, наличию подписанных обеими сторонами документов и помещении их экземпляра в корпоративный архив при закрытии договора с контрагентом и др.

3. Пропишите регламент по СВК, включив в него политику в сфере системы внутренних контролей, порядок ее развития и оценки, и назначьте персонально ответственных за контрольные мероприятия. Потребуется регулярная ревизия документа для сохранения актуальности, ведь в случае изменения какого-либо процесса контроли должны сохранять свою эффективность, покрывая новую схему.

4. Приступайте к внедрению СВК, последовательно реализуя на практике:

  • должностные инструкции,

  • обучение сотрудников с акцентом на их взаимозаменяемость,

  • персонификацию контрольных процедур (это назначение руководителем подразделения конкретных ответственных за выполнение каждой контрольной процедуры и проработка системы контроля за своевременностью и качеством выполнения контрольных процедур с обязательным сохранением следов),

  • индивидуальные планы развития для персонала, в которые включается работа с качеством (стоит отметить, что это не будет касаться каждого сотрудника без исключения),

  • ритуалы СВК и качества. При выстраивании СВК внутри компании эффективными могут быть еженедельные собрания для разбора инцидентов, при взаимодействии с провайдером — получение информации от последнего о результатах анализа показателей своевременности, дефектности и инцидентах на встречах комитета по качеству с последующим внедрением мероприятий для улучшения контрольной среды.

Выгоды от внедрения СВК

Система внутренних контролей дает возможность предупредить проблемы в таких значимых для бизнеса областях деятельности, как:

  • Регистрация цифровых следов выполнения контрольных процедур.

  • Защита от отсутствия или неактуальности контролей (а значит, от возникновения и, самое важное, повторения ошибок).

  • Рост эффективности процессов и достижение стратегических целей бизнеса.

  • Обеспечение полноты и точности учетной информации. При использовании СВК правильность ввода необходимых первичных данных об операциях гарантируется, что защищает от искажения финальных результатов, их некорректной интерпретации при анализе, неверных выводов и т.п.

  • Формирование финансовой отчетности, соответствующей высоким стандартам качества, что закрывает одно из ключевых юридических обязательств организации и одновременно дает возможность ее безопасного применения в стратегическом планировании.

  • Фиксация и предупреждение незаконных действий. Помните, что ряд ошибок относится к категории правонарушений в сфере коммерческой деятельности!

Да, для настройки СВК потребуются усилия, вне зависимости от того, делается ли выбор в пользу самостоятельной реализации проекта или привлекается внешний провайдер, инструменты которого наряду с финансовой ответственностью выстроят надежную защиту компании от деструктивных ошибок.

Однако подобный труд незамедлительно принесет результаты в виде снижения числа инцидентов в разы, а, следовательно, и нивелирования большей части штрафов, пени, правовых и имиджевых последствий!

А теперь посчитайте, сколько средств это позволит сэкономить, насколько более позитивно компания будет выглядеть благодаря прозрачной отчетности перед налоговыми органами и иными проверяющими организациями. Не говоря уже о том, что настроенная СВК позволит более грамотно выстраивать все коммуникации по процессам, снижая число недовольных клиентов.

Начать дискуссию