Как выстроить систему внутренних контролей, чтобы она приносила максимальную пользу, помогла разобраться Анна Джигкаева — руководитель управления Финансы аутсорсинговой компании «Северсталь — Центр Единого Сервиса».
Зачем нужна система контролей в организации
Польза от внедрения системы внутренних контролей выражается, прежде всего, в формировании базиса для оценки, снижения и нивелирования рисков ошибок. Она дает основу при принятии решений, обеспечивает достоверность информации, позволяет выходить из «операционки» и концентрироваться на стратегических целях компании, непрерывном взаимодействии с персоналом и является ресурсом для роста эффективности бизнеса через корректировку его отдельно взятых функций и процессов с учетом его специфических рисков.
Если дать более емкое определение, то СВК — это совокупность компонентов, позволяющих достигать как операционных, так и глобальных целей. В частности, речь идет:
Об эффективности деятельности.
О следовании законодательным нормам и внутренним регламентам.
О достоверности различных видов отчетности.
Контрольная среда — самый важный элемент системы внутреннего контроля. Это комплекс стандартов, процессов и структур, формирующих базис для реализации внутреннего контроля в компании. Своего рода «процессы над процессами».
К примеру, методология, алгоритм внедрения инноваций, структура персонала, отвечающая задачам организации, а также корпоративная кадровая политика.
Принципы построения эффективной контрольной среды в компании
Есть пять основных принципов, которым должна отвечать система внутренних контролей:
1. Честность и этические ценности. Они должны транслироваться руководителями компании своим сотрудникам через личный пример. Подходы к принятию решений, суть и форма высказываний, непреложное выполнение регламентов, правил оформления документов — все это должно подчиняться единым стандартам как для топов компании, так и для рядовых сотрудников. Важно и наличие санкций в случае отхода от правил.
2. Менеджмент должен ставить во главу угла непрестанное повышение качества. Здесь речь идет о создании матрицы рисков и контрольных процедур, отчетности по СВК и главное — формировании так называемых ритуалов по качеству. Необходимо не забывать о наличии конкретного заказчика у процесса — только в контакте с ним можно сделать все эти процедуры жизнеспособными.
3. Поддающаяся изменениям оргструктура и разделение обязанностей и ответственности. Чтобы организационная структура не стала «подводным камнем», о который «спотыкается» развитие любых процессов, важно исключить наиболее часто возникающие в этой области проблемы. В частности, речь идет о возможности исполнения похожих функций разными подразделениями компании и, как следствие, размытии зон ответственности.
«Ахиллесовой пятой» может стать и чрезмерно разросшееся подразделение — до такой степени, что руководитель уже не может эффективно управлять новыми, дифференцированными по своему функционалу подструктурами.
Оргструктура должна сохранять свою гибкость и способность к реструктуризации посредством удаления или добавления новых звеньев при необходимости. Особое значение также имеет выстраивание коммуникаций, имеющих отношение к уведомлению всех заинтересованных лиц о предстоящих переменах.
4. Кадровая политика и компетентность персонала. Решающее значение для эффективности всей работы зачастую имеет первый шаг — определение требований к должности сотрудника.
Один раз допустив подобный промах можно запустить каскад проблем: начиная с ошибок в написании должностных инструкций, подборе, адаптации и обучении персонала, увольнениях как результате и заканчивая отсутствием возможности достичь одной из основных целей организации — привлечение, развитие и удержание квалифицированных сотрудников с учетом ключевых задач бизнеса.
Очень часто также можно столкнуться и с ошибкой, выражающейся в передаче экспертных функций транзакционному специалисту: с работой по инструкции он справится, а в кризисной ситуации принять грамотных самостоятельных решений не сможет в силу недостатка компетенций.
5. Подотчетность и ответственность персонала в контексте реализации контрольных процедур необходимо прописывать в должностных инструкциях, а также документах, фиксирующих информацию о ключевых показателях эффективности.
Концепция внедрения СВК
Итак, основная «инструкция» по внедрению системы внутренних контролей выглядит так:
1. Сформируйте базовые документы:
список процессов и подпроцессов,
регламенты взаимодействия между функциональными единицами,
схемы бизнес-процессов и инструкции к ним,
матрицы разделения ответственности и полномочий.
Этот шаг важен для понимания целостности системы процессов: какие процессы существуют, какие подразделения в них участвуют, в рамках каких систем они реализуются и т.д.
2. Разработайте матрицы контрольных процедур: опишите риски и контрольные процедуры, наложите их на сформированную ранее схему процессов — это позволит не оставить вне зоны внимания какие-либо потенциальные риски.
По типу ролей контроли подразделяются на:
Общекорпоративные — контроли, относящиеся к контрольной среде, к примеру, контроль за информацией об изменении законодательства, санкциях, способных повлиять на процессы организации и т.п.
Процессные — имеющие отношение к проверке нулевого сальдо по акту сверки, наличию подписанных обеими сторонами документов и помещении их экземпляра в корпоративный архив при закрытии договора с контрагентом и др.
3. Пропишите регламент по СВК, включив в него политику в сфере системы внутренних контролей, порядок ее развития и оценки, и назначьте персонально ответственных за контрольные мероприятия. Потребуется регулярная ревизия документа для сохранения актуальности, ведь в случае изменения какого-либо процесса контроли должны сохранять свою эффективность, покрывая новую схему.
4. Приступайте к внедрению СВК, последовательно реализуя на практике:
должностные инструкции,
обучение сотрудников с акцентом на их взаимозаменяемость,
персонификацию контрольных процедур (это назначение руководителем подразделения конкретных ответственных за выполнение каждой контрольной процедуры и проработка системы контроля за своевременностью и качеством выполнения контрольных процедур с обязательным сохранением следов),
индивидуальные планы развития для персонала, в которые включается работа с качеством (стоит отметить, что это не будет касаться каждого сотрудника без исключения),
ритуалы СВК и качества. При выстраивании СВК внутри компании эффективными могут быть еженедельные собрания для разбора инцидентов, при взаимодействии с провайдером — получение информации от последнего о результатах анализа показателей своевременности, дефектности и инцидентах на встречах комитета по качеству с последующим внедрением мероприятий для улучшения контрольной среды.
Выгоды от внедрения СВК
Система внутренних контролей дает возможность предупредить проблемы в таких значимых для бизнеса областях деятельности, как:
Регистрация цифровых следов выполнения контрольных процедур.
Защита от отсутствия или неактуальности контролей (а значит, от возникновения и, самое важное, повторения ошибок).
Рост эффективности процессов и достижение стратегических целей бизнеса.
Обеспечение полноты и точности учетной информации. При использовании СВК правильность ввода необходимых первичных данных об операциях гарантируется, что защищает от искажения финальных результатов, их некорректной интерпретации при анализе, неверных выводов и т.п.
Формирование финансовой отчетности, соответствующей высоким стандартам качества, что закрывает одно из ключевых юридических обязательств организации и одновременно дает возможность ее безопасного применения в стратегическом планировании.
Фиксация и предупреждение незаконных действий. Помните, что ряд ошибок относится к категории правонарушений в сфере коммерческой деятельности!
Да, для настройки СВК потребуются усилия, вне зависимости от того, делается ли выбор в пользу самостоятельной реализации проекта или привлекается внешний провайдер, инструменты которого наряду с финансовой ответственностью выстроят надежную защиту компании от деструктивных ошибок.
Однако подобный труд незамедлительно принесет результаты в виде снижения числа инцидентов в разы, а, следовательно, и нивелирования большей части штрафов, пени, правовых и имиджевых последствий!
А теперь посчитайте, сколько средств это позволит сэкономить, насколько более позитивно компания будет выглядеть благодаря прозрачной отчетности перед налоговыми органами и иными проверяющими организациями. Не говоря уже о том, что настроенная СВК позволит более грамотно выстраивать все коммуникации по процессам, снижая число недовольных клиентов.
Начать дискуссию