Покупка за наличные без вычета не останется

К. Зюхан, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Оформить документы

Обойтись без наличных средств, решая различного рода задачи, очень сложно. Существует масса причин, по которым нужна «наличка». Это может быть отправка сотрудника в командировку (покупка билетов, суточные, оплата жилья и т. д.) или в магазин за канцелярскими принадлежностями. Перечисленные операции должны быть правильно оформлены, чтобы не возникло проблем с вычетом «входного» НДС.

В пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса указывается возможность получения вычета по НДС только в случае наличия счета-фактуры, но не все операции должны оформляться данным документом. К примеру, счет не нужен при возмещении НДС со стоимости авиа- или железнодорожных билетов, оформленных командированным сотрудникам. Основанием для вычета НДС будет сам проездной билет с выделенной отдельной строкой суммой налога (письмо Минфина от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112).

Когда работник, покупая товары в магазине, рассчитывается деньгами, выданными ему из кассы в подотчет, список необходимых документов для зачета «входного» НДС будет таким:

• счет-фактура;
• накладная или товарный чек;
• приходный кассовый ордер или чек контрольно-кассовой машины.

Без вышеперечисленных документов рассчитывать на вычет не стоит. Так что, отправляя сотрудника в магазин, проинструктируйте его, какие документы он должен оттуда принести. Вооружить работника надо не только деньгами, но и доверенностью, так как без нее все документы выпишут на имя «гонца», а не на фирму. Учтите, что полный пакет документов, как правило, можно получить лишь в крупных магазинах, и тут уж ничего не поделаешь.

Так и на заправках – вряд ли вашему работнику кто-нибудь даст счет-фактуру. Для того чтобы ставить к вычету НДС по затратам на бензин, эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера» советуют заключить договор с какой-нибудь сетью заправок. Исходя из среднемесячных расходов на бензин закупаются необходимые объемы топлива, а водителям выдаются специальные талоны на каждый день. Основанием для вычета НДС будут счета-фактуры, выставленные сетью заправок согласно договору поставки.

Сомнительные реквизиты

Получив необходимые документы от «подотчетника», вернувшегося из магазина, бухгалтеру расслабляться не стоит. Ведь можно остаться и без вычета, и пропадут все старания даром. Причины, которые могут стать преградой для вычета, заключаются в следующем.

Первое – это выделение НДС в документах, дающих право на вычет. Тут надо отметить тот факт, что прописана сумма налога должна быть отдельной строкой не только в счете-фактуре, в накладной и в приходном кассовом ордере, но и в кассовом чеке (п. 4 ст. 168 НК). Так что будьте внимательны, проверяя документы из магазина, обращайте внимание на кассовый чек – выделена ли в нем сумма НДС.

Второй причиной является строка 5 счета-фактуры – «К платежно-расчетному документу…». Специалисты из финансового ведомства по непонятным причинам считают, что в этом месте должны быть указаны реквизиты кассового чека (письмо Минфина от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). Свой вывод финансовое ведомство обосновало ссылкой на состав показателей счета-фактуры, которые приведены в правилах, утвержденных постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. № 914. Однако в данной ситуации с мнением Минфина можно не согласиться. Ведь Налоговый кодекс требует заполнять строку 5 «К платежно-расчетному документу» счета-фактуры только в одном случае: при предварительной оплате покупки. Кто-то посчитает, что спорить со специалистами из финансового ведомства не стоит, и, возможно, по-своему будет прав. Для таких налогоплательщиков положительной стороной данной проблемы будет то, что реквизиты чека могут быть вписаны от руки, так как законодательство допускает заполнение счета-фактуры смешанным способом (пункт 14 Правил № 914.).