Сбой при отправке отчетности в ФНС: последствия и рекомендации

Штрафы за несдачу отчетности

За непредставление декларации или за подачу ее позже установленного срока применяются штрафы, которые предусмотрены НК и КоАП.

При сдаче отчетности позже установленного срока оштрафуют:

• по п. 1 ст. 119 НК. Штраф для компании или ИП составляет 5% от не уплаченной (не перечисленной) в срок суммы, отраженной в декларации или в РСВ. При этом штраф должен быть не менее 1 тыс. рублей и не более 30% от не уплаченного в срок налога или взноса;

• по ст. 15.5 КоАП. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей. К ответственности могут привлечь должностное лицо — гендиректора организации, главного бухгалтера или иное ответственное лицо.

Указанные правила применяются и при просрочке представления расчетов по доходам иностранных организаций и отчетности, подаваемой налоговыми агентами.

Отдельные штрафы предусмотрены за опоздание с подачей расчета 6-НДФЛ. Ответственность за это предусмотрена пунктом 1.2 статьи 126 НК. Нарушение повлечет взыскание штрафа с налогового агента в размере 1 тыс. рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.

За несвоевременное представление авансового отчета ответственность определяется также по специальным правилам.

ФНС обращала внимание на необходимость разграничения двух самостоятельных документов — годовой налоговой декларации и расчета авансового платежа, представляемого по итогам отчетного периода.

При этом по статье 119 НК предусмотрен штраф именно за несдачу вовремя годовой декларации. Она не применяется в случаях опоздания с представлением отчетности по авансам, вне зависимости от того, как поименован этот документ в той или иной главе НК (письмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).

В связи с этим за несвоевременное представление расчетов по итогам отчетных периодов штрафы последуют по ст. 126 НК в размере 200 рублей за каждый несданный отчет.

ФНС не принимает отчетность: что делать

С первого июля 2021 года все основания, по которым отчетность считается непредставленной, перечислены в НК:

• декларация или расчет подписаны неуполномоченным лицом.

  Право подписывать декларации и расчеты есть только у директора компании или ИП. Остальным для этого нужна доверенность. Если декларацию подает представитель, в ИФНС вместе с ней нужно сдать и копию доверенности (п. 5 ст. 80 НК). Электронную доверенность следует представить в инспекцию до начала осуществления ЭДО с представителем. Подтверждением приема доверенности является полученная отправителем квитанция о приеме доверенности налоговым органом.

• отчетность подписана дисквалифицированным руководителем.

  Гендиректора дисквалифицируют за административные правонарушения (ч. 3 ст. 3.2 КоАП). Чаще всего за повторные нарушения трудового законодательства или за неисполнение предписаний контролирующих органов. Проверить, не попал ли директор в число таких лиц, можно на сайте ФНС.

• на отчетности стоит подпись лица, которого уже нет в живых на дату подписания декларации или расчета. Реестр записей актов гражданского состояния ведет ФНС. Поэтому этот факт они легко проверят;

• в ЕГРЮЛ внесена запись о недостоверности сведений в отношении гендиректора. Чтобы удостовериться, что отметок о недостоверности у директора нет, можно запросить выписку из ЕГРЮЛ;

• компания перестала существовать раньше даты, которая стоит на декларации или расчете. В ИФНС сравнят дату в отчете с датой записи о ликвидации юрлица. Если дата на декларации или расчете позднее, отчет посчитают несданным;

• в декларации или расчете по взносам не выполняются контрольные соотношения либо есть ошибки.

Если инспекторы выявили основания, по которым отчетность считается непредставленной, они должны сообщить об отказе ее принять на следующий день после сдачи документа. После этого будет 5 рабочих дней, чтобы исправить ошибки и сдать корректирующую декларацию. Этот срок отсчитывают с момента, когда налоговики отправили уведомление.

Однако если налогоплательщику было необоснованно отказано в принятии отчетности, то действия ИФНС следует оспаривать в вышестоящей налоговой инстанции, в которую надо подать жалобу. В случае если ответ налоговиков по жалобе не устроит, их действия нужно оспаривать в суде.

Не удалось отправить отчетность по техническим причинам: что предпринять

Электронную отчетность в ФНС сдают:

• по ТКС через оператора ЭДО;

• через ЛК налогоплательщика;

• с помощью бесплатного сервиса ФНС «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде» на сайте налоговой службы.

В каждом из этих случаев компании или ИП не застрахованы от возникновения технических сбоев.

Если отчетность предпринимателя не приняли по независящим от него причинам, то в инспекцию следует представить документы, подтверждающие этот факт. ФНС отметила, что такими подтверждающими документами являются письма от разработчиков бухгалтерских учетных систем или операторов ЭДО.

В указанных документах должны подтверждаться:

• данные об отсутствии технической возможности формирования или доставки деклараций или расчетов в периоды, соответствующие срокам представления отчетности (письма ФНС от 15.05.2024 № ЗГ-2-15/7345@, от 25.05.2022 № ЕА-4-15/6376@);

• данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем) документа в электронном виде по ТКС (письмо ФНС от 28.04.2022 № ЕА-4-15/5257).

Чтобы избежать штрафа за несдачу отчетности в установленный срок, ФНС рекомендует:

• представить подтверждающие документы до завершения камеральной налоговой проверки или до вручения акта налоговой проверки. В этом случае ИФНС не начнет процедуру привлечения к ответственности по ст. 119 НК;

• представить ходатайство о неприменении штрафов по ст. 119 НК (с приложением подтверждающих документов), — если предпринимателю уже был вручен акт налоговой проверки. Однако ФНС обещает, что при соблюдении этого условия налогоплательщика не привлекут к ответственности по ст. 119 НК.

На сайте фискальной службы также возможны перебои в работе. Он запущен в 2011 году в рамках эксперимента по представлению электронной налоговой и бухгалтерской отчетности. При запуске сервиса предполагалось, что он просуществует всего 2 года. Но сервис до сих пор функционирует, его работу продлили до 1 июля 2025 года (приказ ФНС от 05.06.2024 № БС-7-26/447@).

Но производительность этой площадки не позволяет обеспечить всем комплексом мероприятий по взаимодействию налогоплательщиков и инспекций в рамках представления деклараций. Сервис находится в информационной системе налогового ведомства и может быть временно недоступен, в том числе в период декларационных кампаний (письмо ФНС от 27.05.2022 № ЕА-3-26/5527@).

Поэтому, как отмечают налоговики, для сдачи деклараций по НДС он не предназначен. Сдавать их через сайт ФНС нельзя (п. 1.7 порядка представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через интернет-сайт ФНС, утвержденного приказом ФНС от 15.07.2011 № ММВ-7-6/443@).

Когда не примут электронную отчетность

Отказать в приеме электронных отчетов могут в случаях, если:

• отчетность сдана не в ту ИФНС;

• в отчетности есть ошибки или указаны недостоверные сведения;

• сформированный отчет не соответствует требованиям. В этом случае проверяют не форму, а формат декларации или расчета;

• отчетность не подписана ЭЦП или с электронной подписью есть проблемы.

При этом ЭЦП должна принадлежать лицу, от имени кого подписана декларация. То есть должны совпадать данные владельца сертификата ЭП и данные того лица, которое указано на титульном листе декларации в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю».

Что делать, если компанию оштрафовали или заблокировали счет

Налоговики заморозят счет, если налоговая декларация, РСВ, 6-НДФЛ или расчет сумм доходов, выплаченных иностранным организациям, не были сданы через 20 рабочих дней после установленного срока (ст. 76 НК).

Если отчетность была сдана, но счет все же заблокировали, нужно сделать следующее:

• убедиться в отсутствии обстоятельств, при которых отчетность может быть признана непредставленной, и устранить их;

• представить в ИФНС документы, которые подтверждают подачу декларации или расчета, — если налогоплательщик убедился, что обстоятельств для признания отчетности непредставленной нет.

К примеру, такими документами могут быть:

• при подаче отчетности лично — копии деклараций с отметкой налоговой об их принятии;

• при отправке отчетности по почте — копии квитанции об отправке ценного письма и описи вложения (с отметкой почты).

Как правило, до конца следующего рабочего дня ИФНС принимает решение об отмене блокировки.

В таком случае нужно вспомнить, было ли подано уведомление о переходе на УСН. Поскольку в силу пп. 19 п. 3 ст. 346.12 НК организации и ИП, не уведомившие о переходе на УСН в установленные сроки, не вправе применять этот специальный налоговый режим.

В то же время суды в последнее время все чаще встают на сторону налогоплательщиков, которые подобные уведомления не подавали, но при этом действия налоговиков свидетельствовали о фактическом «одобрении» нахождения компании на УСН.

Так, если компания сдавала налоговую отчетность, уплачивала авансовые и налоговые платежи, ИФНС утрачивает право ссылаться на неполучение уведомления (получение уведомления с нарушением срока) в случае, если ранее не указывала упрощенцу на допущенные нарушения. К такому выводу пришли судьи в постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 18.01.2024 № Ф10-6115/2023.

Для устранения причин блокировки счета тогда нужно обратиться в ИФНС лично или написать соответствующее письмо. Если это не поможет, следует обращаться с жалобой в УФНС, а потом и в суд.